Microsoft Teamsで会議や打ち合わせを設定するとき、「どんな招待メールを送ればいいの？」と悩んだ経験はありませんか？
本記事では、ビジネスシーンでそのまま使えるTeams招待メールの例文を、目的別にわかりやすく紹介します。
社内向け・社外向けはもちろん、初めての相手やリマインド、フォローアップまで対応できる完全版です。
さらに、メールの構成や件名の付け方、よくあるミスを防ぐチェックポイントも解説。
この記事を読めば、誰に送っても安心できる丁寧で伝わるTeams招待メールを、すぐに作成できるようになります。
Teamsの招待メールとは？
この章では、Teams招待メールの基本的な意味と役割、そして自動送信メールと手動で送るメールの違いを分かりやすく解説します。
これを理解することで、相手に伝わるビジネスメールを自然に作れるようになります。
Teams招待メールの基本的な役割と目的
Teams招待メールとは、Microsoft Teamsを使って会議やチーム作業に相手を参加させるための案内メールのことです。
単なる「会議URLの共有」ではなく、相手に目的・日時・方法を明確に伝えるビジネス上のコミュニケーションです。
たとえば、次のようなメールが基本形になります。
| 要素 | 内容の例 |
|---|---|
| 件名 | 【Teams会議のご案内】1月15日 定例ミーティング |
| 宛名 | 営業部 佐藤様 |
| 本文 | お疲れさまです。 以下の日程で定例ミーティングを実施いたします。 日時：1月15日（木）14:00〜15:00 参加リンク：[Teams会議に参加する] |
| 締め | ご都合が合わない場合はお知らせください。 よろしくお願いいたします。 |
このように、目的と参加情報を明確に伝えることがポイントです。
相手が「この会議は何のためなのか」「どう参加すればいいのか」を一目で理解できる文面を意識しましょう。
自動送信メールと手動メールの違い
Teamsでは、会議を作成すると自動的に招待メールが送られます。
しかし、自動メールは英語表記だったり、説明が不足している場合があります。
そのため、ビジネスでは自動メールに加えて、自分の言葉で補足メールを送るのが望ましいです。
たとえば、次のようなフォローアップ文を添えるだけで、印象が大きく変わります。
| 件名 | 補足：Teams会議（1月25日）について |
|---|---|
| 本文例 | 先ほどTeamsより自動送信された会議招待メールに関し、補足のご案内を差し上げます。
会議の詳細は以下の通りです。 日時：1月25日（金）10:00〜10:45 当日は資料共有を予定しております。ご都合が合わない場合は別日程でも調整可能です。 何卒よろしくお願いいたします。 |
このように一言添えるだけで、相手に安心感と丁寧さを伝えられます。
また、フォローアップメールは自分の印象を左右する重要な要素でもあります。
自動送信メールをそのままにせず、少しだけ言葉を加えることが、信頼されるビジネスパーソンへの第一歩です。
Teams招待メールの基本構成と書き方
この章では、Teams招待メールを書くときに必要な基本要素と、それぞれの書き方のコツを解説します。
どんな相手にも伝わりやすいメールを作るために、構成と文のバランスを整えることが重要です。
件名・宛名・本文・結びの基本テンプレート
Teams招待メールは、以下の5つの要素で構成されます。
| 要素 | 説明 |
|---|---|
| 件名 | 目的と日時がひと目で分かるタイトル |
| 宛名 | 相手の会社名・部署名・名前を正確に記載 |
| 導入 | メールの目的を簡潔に説明 |
| 本文 | 日時・目的・リンクなど詳細を明確に記載 |
| 結び | 感謝・依頼・締めの言葉を添える |
この構成を意識することで、どんな相手にも失礼なく分かりやすいメールが書けます。
「読み手が一度で理解できる文面」を意識することが最も大切です。
一目で伝わる件名の付け方とNG例
件名はメールの顔ともいえる部分です。
短く、目的と日時が分かる書き方を意識しましょう。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 【Teams会議のご案内】1月15日 企画会議 | 打ち合わせの件 |
| 【招待】営業部 定例ミーティング（Teams） | ミーティングについて |
ポイントは、「誰が・何を・いつ」が分かることです。
件名だけで内容がイメージできると、相手のメール確認もスムーズになります。
メールの書き出し・締め方の定番表現集
書き出しや締めの言葉に迷う方も多いですよね。
ここでは、よく使われる定番フレーズをまとめました。
| シーン | 書き出しの例 | 締めの例 |
|---|---|---|
| 社内宛て | お疲れさまです。営業部の田中です。 | ご確認よろしくお願いします。 |
| 社外宛て | 平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の田中でございます。 | ご都合が合わない場合はご一報ください。何卒よろしくお願いいたします。 |
| 初めて送る相手 | 突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の田中と申します。 | ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願い申し上げます。 |
このように定番表現を覚えておくと、メールを作る時間を大幅に短縮できます。
また、相手との関係に応じてトーンを調整することが信頼構築のポイントです。
目的別Teams招待メール例文集【完全版】
この章では、実際のビジネスシーンで使えるTeams招待メールの例文を目的別に紹介します。
すべての例文は件名から締めまでを含むフルバージョンで掲載しています。
社内メンバーへの定例ミーティング案内（フル例文）
社内宛ての招待メールは、簡潔で分かりやすくまとめるのがポイントです。
| 件名 | 【Teams会議のご案内】1月15日 〇〇プロジェクト定例ミーティング |
|---|---|
| 本文 | 〇〇部 〇〇様
お疲れさまです。〇〇部の△△です。 以下の通り、〇〇プロジェクトの定例ミーティングを実施いたします。 日時：1月15日（木）14:00～15:00 内容：進捗報告および今後のスケジュール確認 参加リンク：[Teams会議に参加する] ご都合が合わない場合はご連絡ください。 よろしくお願いいたします。 |
社内向けでは、過剰に丁寧にせず、必要な情報をシンプルに伝えることが重要です。
社外取引先への打ち合わせ招待（フル例文）
社外宛てでは、丁寧な敬語と構成の整った文面が求められます。
| 件名 | 【オンライン会議ご案内】1月20日 打ち合わせの件（Microsoft Teams） |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 下記の通り、Teamsにて打ち合わせをお願いできればと存じます。 日時：1月20日（火）10:00～10:45 議題：新サービスに関するご提案および確認事項 会議URL：[Microsoft Teams 会議に参加する] 当日は資料共有を予定しております。ご都合が合わない場合は別日程でも調整可能です。 何卒よろしくお願いいたします。 |
「日時・目的・リンク」の3点を明確に伝えることが信頼を生むポイントです。
初めての相手に送るオンライン会議案内（フル例文）
初めてやりとりする相手には、自己紹介を丁寧に添えましょう。
| 件名 | 【初回打ち合わせのご案内】1月25日（木）Microsoft Teams |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 突然のご連絡失礼いたします。△△株式会社の□□と申します。 このたびはお時間をいただき、誠にありがとうございます。 下記の通り、初回打ち合わせをオンライン（Microsoft Teams）にてお願いできればと存じます。 日時：1月25日（木）13:00～13:45 議題：ご提案内容の概要説明および質疑応答 参加リンク：[Microsoft Teams 会議に参加する] ※初めてTeamsをご利用の場合、リンクをクリックするとブラウザまたはアプリが起動します。画面の指示に従ってご参加ください。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
初めての相手には、「何をする会議か」と「参加方法」を丁寧に説明するのが安心です。
上司・役員宛てのフォーマルな招待文例
社内でも上位者に送る場合は、より丁寧な言い回しを使いましょう。
| 件名 | 【会議ご案内】1月30日 企画レビュー（Microsoft Teams） |
|---|---|
| 本文 | 〇〇部長
お疲れさまです。〇〇部の△△です。 下記の通り、企画レビュー会議を実施いたします。 お手数をおかけいたしますが、ご参加をお願いいたします。 日時：1月30日（水）15:00～16:00 議題：新企画案の内容確認および承認 会議リンク：[Teams会議に参加する] よろしくお願いいたします。 |
役職者宛てでは、指示調ではなく依頼調で書くのがマナーです。
カジュアルな社内チャット会議招待の例文
部署内など、カジュアルな雰囲気のミーティングでは少しくだけた書き方もOKです。
| 件名 | 【Teamsミーティング】今週の進捗共有（15分） |
|---|---|
| 本文 | お疲れさまです。△△です。
今週の進捗共有ミーティングを下記の通り行います。 短時間ですが、各自のタスク状況を確認できればと思います。 日時：1月18日（金）9:30～9:45 参加リンク：[Teams会議に参加する] よろしくお願いします。 |
このように、相手やシーンに応じて文体を変えることで、自然で伝わるメールになります。
例文をそのまま使うより、自社のトーンに合わせて調整するのがコツです。
目的別Teams招待メールの追記・応用文例
この章では、基本的な招待メールに一言添えることで使える、追記・応用パターンを紹介します。
日時変更やリマインド、フォローアップなど、状況に応じて使い分けられる実用的な例文をまとめました。
日時変更・再送時の例文
一度送った会議の予定が変更になった場合は、再送の旨を明確に伝えるのがポイントです。
| 件名 | 【再送】Teams会議日程変更のご案内（1月22日→1月23日） |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日ご案内いたしましたTeams会議につきまして、日程を以下の通り変更させていただきます。 変更前：1月22日（水）14:00～ 変更後：1月23日（木）14:00～ 参加リンク：[Microsoft Teams 会議に参加する] ご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご調整のほどお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
「変更点を具体的に書く」ことで、混乱を防ぎやすくなります。
リマインド（前日・当日）メールの例文
会議の前日や当日に送るリマインドメールは、軽いトーンで構いません。
ただし、必要な情報（日時・リンク）は再度明記しましょう。
| 件名 | 【リマインド】明日（1月25日）Teams会議のご案内 |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 お世話になっております。△△株式会社の□□です。 明日実施予定のTeams会議について、あらためてご案内申し上げます。 日時：1月25日（金）10:00～10:45 会議URL：[Microsoft Teams 会議に参加する] ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
社内向けなら、もう少し簡潔でもOKです。
| 件名 | 【リマインド】本日14時〜 定例ミーティング（Teams） |
|---|---|
| 本文 | お疲れさまです。△△です。
本日14時より定例ミーティングを行います。 参加リンク：[Teams会議に参加する] よろしくお願いします。 |
リマインドは確認目的のみで長文にしないのがポイントです。
参加お礼・フォローアップメールの例文
会議後にフォローアップメールを送ると、印象がぐっと良くなります。
特に社外相手には、感謝の言葉と次のアクションを明記しましょう。
| 件名 | 【御礼】本日のTeams打ち合わせについて |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 本日はTeams会議にご参加いただき、誠にありがとうございました。 打ち合わせでご相談させていただいた内容については、以下の通り整理いたしました。 ・次回確認事項：〇〇の仕様調整について ご確認のうえ、追加事項などございましたらお知らせください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 |
このように、感謝＋要点整理＋次の行動を含めると、相手にとっても親切なフォローになります。
オンライン会議ならではの表現・マナー
この章では、Teamsを使ったオンライン会議における特有の表現や気配りのポイントを紹介します。
対面と違い、画面越しのやりとりでは小さな言葉の配慮が印象を大きく左右します。
参加リンクと接続手順の案内方法
Teamsの参加リンクは、自動生成されたURLを貼るだけでは不親切に感じられることがあります。
リンクの前後に一言添えることで、読み手の安心感が高まります。
| 件名 | 【Teams会議のご案内】2月5日（火）営業部定例ミーティング |
|---|---|
| 本文 | 営業部 各位
お疲れさまです。△△です。 以下の通り、定例ミーティングをTeamsで実施いたします。 日時：2月5日（火）10:00～10:45 参加リンクは以下からご入室ください。 [Teams会議に参加する] ※リンクをクリックすると、ブラウザまたはTeamsアプリが起動します。 接続がうまくいかない場合は、再起動後に再度アクセスをお試しください。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
このように、「入室方法」を短く添えるだけで、相手の戸惑いを防げます。
初めてTeamsを使う相手への丁寧な説明例文
Teamsに不慣れな相手には、もう少し丁寧に手順を案内しておくと親切です。
特に社外の相手や初めての取引先の場合におすすめです。
| 件名 | 【初めての方へ】Teams会議の参加方法ご案内 |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□です。 以下の通り、Microsoft Teamsでの会議をご案内いたします。 日時：2月8日（金）15:00～15:45 参加リンク：[Microsoft Teams 会議に参加する] 初めてTeamsをご利用の場合は、以下の手順でご参加いただけます。
事前に接続テストをご希望の場合は、お気軽にご連絡ください。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 |
このような丁寧な案内は、「相手の立場に立った気配り」として高く評価されます。
また、事前の接続テストやサポート提案を入れるとより信頼感が増します。
オンライン会議では、相手の環境や状況に寄り添った文面を意識することが大切です。
Teams招待メールでよくある失敗と注意点
この章では、Teams招待メールを送る際に起こりがちなミスや、その防ぎ方を紹介します。
少しの確認不足が相手に迷惑をかけることもあるため、注意点を事前に把握しておきましょう。
誤送信・日付間違いを防ぐチェックリスト
会議の日時やリンクを間違えると、参加者に混乱を与えてしまいます。
送信前に以下のチェックリストで内容を確認しておきましょう。
| チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| 件名 | 日付・会議名・目的が明確に書かれているか |
| 日時 | 曜日と時間が正しいか、表記ゆれがないか |
| リンク | TeamsのURLが有効で、誤った会議に誘導していないか |
| 宛先 | 関係者以外に誤送信していないか |
| 添付資料 | 必要な資料が正しいファイル名で添付されているか |
このように、チェックリストを活用してから送信するだけで、ミスを大幅に減らせます。
社外宛てメールでの敬語・マナー違反例
社外宛てでは、言葉遣いに注意することで印象が大きく変わります。
以下はよくある敬語の誤り例と、その修正例です。
| 誤った表現 | 正しい表現 |
|---|---|
| ご確認お願いいたします。 | ご確認のほどお願い申し上げます。 |
| Teamsリンクを送ります。 | Teams会議の参加リンクをお送りいたします。 |
| 参加お願いします。 | ご参加をお願いいたします。 |
「お願いします」ではなく「お願いいたします」のように、語尾を整えるだけでも印象が柔らかくなります。
社外メールでは、略語やカジュアルな表現を避け、相手に敬意を示す文体を心がけましょう。
セキュリティ・共有設定に関する注意事項
Teamsの招待メールでは、会議リンクや添付資料が外部に漏れないよう注意が必要です。
特に、社外ユーザーを招待する場合は、アクセス制限を確認しておきましょう。
| 注意点 | 対策 |
|---|---|
| 会議URLの共有範囲 | 関係者のみがアクセスできる設定にする |
| 資料のアクセス制御 | 閲覧権限を「表示のみ」に設定する |
| リンク転送 | 社外転送が必要な場合は管理者に確認する |
Teamsでは、組織設定によって外部共有が制限されている場合もあります。
事前に設定を確認してから招待を送ることが、トラブルを防ぐ第一歩です。
これらの注意点を押さえておけば、誰に送っても安心できる招待メールを作成できます。
よくある質問（FAQ）
この章では、Teams招待メールに関してよく寄せられる質問をまとめました。
送信タイミングやリンクトラブル、補足メールの書き方など、実際に多い疑問を簡潔に解説します。
送信タイミングのベストはいつ？
Teams会議の招待メールは、早すぎても遅すぎても良くありません。
目安としては3〜5日前に送るのが最適です。
相手が予定を調整しやすく、確認・準備の時間も十分に確保できます。
| ケース | 送信タイミングの目安 |
|---|---|
| 社内の定例ミーティング | 前日〜3日前 |
| 社外との打ち合わせ | 3〜5日前 |
| 初回のオンライン会議 | 1週間前が望ましい |
直前に予定変更があった場合は、「再送」や「リマインド」の件名で再度送信するのが丁寧です。
リンクが開けない場合の対処法
相手から「Teamsのリンクが開けない」と連絡をもらうこともあります。
その場合は、ブラウザの互換性やアプリの設定を案内してあげましょう。
| 状況 | 対応策 |
|---|---|
| リンクをクリックしても反応がない | 「Microsoft Edge」または「Google Chrome」で開いてくださいと案内 |
| アプリが起動しない | ブラウザで「このままWebで参加」を選択するよう説明 |
| 社内ネットワークでブロックされる | IT担当者または管理者にTeamsアクセス権を確認 |
トラブル時は焦らず、具体的な操作手順を簡潔に伝えることが大切です。
Teamsの自動招待メールを補足する書き方
Teamsで会議を作成すると、自動で英語表記の招待メールが送られることがあります。
そのままでは内容が伝わりにくいため、補足のメールを別途送るのがおすすめです。
| 件名 | 補足：Teams会議（2月12日）について |
|---|---|
| 本文 | 〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様 先ほどTeamsより自動送信された会議招待メールについて、補足のご案内を差し上げます。 会議の詳細は以下の通りです。 日時：2月12日（水）13:00～13:45 議題：新プロジェクトの進行スケジュール確認 参加リンク：[Microsoft Teams 会議に参加する] よろしくお願いいたします。 |
このように、「自動送信メールの補足です」と明示することで、相手が混乱せず確認できます。
また、会議の目的をもう一度書き添えると、より親切です。
まとめ！Teams招待メールは「正確さ＋丁寧さ＋配慮」で信頼を築く
ここまで、Teams招待メールの基本構成や書き方、そして目的別の例文を紹介してきました。
最後に、招待メールを送るうえで最も大切なポイントを整理しておきましょう。
| 要点 | 意識すべきポイント |
|---|---|
| 正確さ | 日時・リンク・宛名など、誤りのない情報を明記する |
| 丁寧さ | 相手の立場に配慮した敬語と自然なトーンでまとめる |
| 配慮 | 初めての相手には手順を添え、変更や遅延時は迅速に連絡する |
Teamsの招待メールは、単なる「会議の通知」ではなく、信頼関係を築く最初のコミュニケーションでもあります。
文面からあなたの誠実さや仕事への姿勢が伝わるため、丁寧な言葉選びを心がけましょう。
また、例文をそのまま使うだけでなく、相手との関係性・目的・業種に合わせて少しずつ調整するのが理想です。
小さなひと工夫が、相手の印象を大きく左右します。
オンライン化が進む今だからこそ、文章での気遣いがより重要になっています。
正確で丁寧、かつ温かみのあるTeams招待メールを作ることで、あなたの信頼度は確実に高まるでしょう。
ぜひ次回の会議案内から、ここで紹介したコツと例文を活用してみてください。
