指摘をやわらかく伝えるメールの書き方！相手を傷つけない言い回しと例文集

仕事の中で、相手に「指摘」をしなければならない場面は誰にでもあります。

しかし、伝え方を間違えると「責められた」と感じさせてしまうこともありますよね。

そんなときに役立つのが、相手を気遣う「やわらかい言い方」です。

本記事では、上司・部下・取引先など、さまざまな相手に向けた指摘メールのやさしい言い回しや例文を紹介します。

「どう伝えれば角が立たないか」「印象を悪くせずに修正をお願いするには？」と悩む方に、すぐ使えるメールテンプレート付きでわかりやすく解説します。

読むだけで、あなたのメールが「気遣い上手な伝え方」に変わります。

指摘をやわらかく伝えるメールができる人は信頼される

ビジネスメールのやり取りでは、相手に間違いや改善点を伝える場面が少なくありません。

しかし、ストレートな言い方だと「責められた」と感じさせてしまうことがあります。

ここでは、やわらかく指摘できる人がなぜ信頼されるのか、その理由を整理してみましょう。

「伝える」と「指摘する」の違いを理解しよう

まず意識したいのは、「伝える」と「指摘する」は似ているようで違うという点です。

「伝える」は事実を共有すること、「指摘する」は相手の行動や内容に修正を促すことです。

つまり、後者ほど受け取る側に心理的な負担がかかる可能性があります。

だからこそ、言葉の選び方一つで印象が大きく変わるのです。

目的	伝える	指摘する
意味	情報を共有する	改善を求める
受け取り方	中立的	ネガティブに感じやすい
適切な表現	「ご共有まで」	「念のためご確認ください」

相手を動かすのは、内容ではなく「伝え方」だという意識を持つことが大切です。

やわらかい言葉がビジネス関係を守る理由

ビジネスの現場では、信頼関係がすべての土台になります。

たとえ正しい内容でも、冷たい印象を与えてしまうと、その後のやり取りがぎこちなくなることがあります。

やわらかい表現は、相手の立場を尊重しながら改善を促すための潤滑油のようなものです。

たとえば「ここ、違います」ではなく「こちら、少し修正が必要かもしれません」と言い換えるだけで、相手の受け取り方が穏やかになります。

強い言い方	やわらかい言い方
この部分、間違っています。	この部分、少し修正が必要かもしれません。
使えません。	別の方法も良さそうです。
早く出してください。	お忙しいところ恐縮ですが、早めにご対応いただけますと幸いです。

やわらかい言い方は、相手を尊重するメッセージでもあります。

「正しいこと」を言うだけではなく、「気持ちよく受け取ってもらう」ことが本当の伝え方の上手さです。

やわらかい言い方の基本ルール3原則

ここでは、相手を不快にさせずに指摘を伝えるための基本ルールを3つ紹介します。

どれも簡単に実践できるテクニックなので、メールを書くときに意識して取り入れてみてください。

クッション言葉で角を取る

指摘を伝える前に「クッション言葉」を添えることで、印象が大きく変わります。

これは、相手の立場に配慮して「これから少し気になる点を伝えますね」というサインを出す役割を果たします。

目的	使えるクッション言葉
お願いをやわらげたい	お手数ですが〜 / 恐縮ですが〜
確認を依頼したい	念のため、ご確認をお願いいたします
修正をお願いしたい	もし可能であれば〜 / ご対応いただけますと幸いです

前置きで相手の気持ちをほぐすことが、柔らかく伝える第一歩です。

否定表現を「提案」に変える

「間違っています」「違います」といった否定の言葉は、意図せず相手を防御的な気持ちにさせます。

その代わりに、「〜のようにした方が良いかもしれません」など、提案型の言い回しに変えるのがコツです。

否定的な言い方	提案型の言い換え
ここは違います。	この部分、別の表現の方が伝わりやすいかもしれません。
それは使えません。	こちらの方法も良さそうです。
早く直してください。	お手数ですが、早めにご対応いただけますと助かります。

否定ではなく「提案」や「お願い」に変えるだけで、相手は受け入れやすくなります。

感謝と共感を一文添える

指摘を伝えるときに「ありがとう」や「助かります」を添えるだけで、文全体が一気に穏やかな印象になります。

たとえば「いつも丁寧にご対応いただきありがとうございます。こちら一点だけ確認させてください。」のように、感謝から始めると柔らかく伝えられます。

状況	おすすめの一文
相手が忙しそうなとき	お忙しい中ご対応いただきありがとうございます。
修正依頼を出すとき	細かい点で恐縮ですが、ご確認いただけますと助かります。
丁寧に仕事をしてくれた相手へ	いつも丁寧に進めてくださりありがとうございます。

「指摘＋感謝」で伝えると、相手に安心感を与えることができます。

【例文集①】相手のミスをやわらかく指摘するメール

ここでは、相手のミスを指摘するときに使えるやわらかい表現を紹介します。

一見気まずくなりがちなシーンでも、言い方を工夫することで円滑にやり取りができます。

一部修正を依頼するケース（短文＆フルメール例）

相手の作成した資料や文書に軽微な修正が必要な場合の表現です。

短い一文でも丁寧さを感じさせるのがポイントです。

短文で伝える例	フルメール例
先日の資料に一部修正が必要な箇所がございましたので、念のためご共有いたします。	〇〇様 いつも丁寧にご対応いただきありがとうございます。 先日お送りいただいた資料を拝見し、一部修正が必要な箇所がございましたので、念のためご共有いたします。 該当箇所は2ページ目の数値部分になります。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

具体的な箇所を明確にしつつ、相手を責めない言葉選びが大切です。

誤字・数値ミスを伝えるケース

軽い修正依頼ほど、やわらかい言い回しが効果的です。

特に「念のため」「ご参考までに」という前置きが便利です。

一文例	フルメール例
念のため、3行目の数値をご確認いただけますと幸いです。	〇〇様 いつも迅速なご対応をありがとうございます。 先日のご連絡内容を拝見し、3行目の数値部分について念のためご確認いただけますと幸いです。 おそらく入力時の誤りかと思います。 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

「念のため共有」型のやさしい伝え方

相手に直接「間違い」とは言わず、情報共有という形で伝える方法です。

これは、関係性を保ちながら改善を促したいときに特に有効です。

一文例	フルメール例
念のため、こちらの最新版も共有させていただきます。	〇〇様 お世話になっております。 先ほどの資料に関しまして、念のため最新版を共有させていただきます。 内容をご確認の上、差し替えをお願いできますと助かります。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

「念のため」「共有まで」という表現は、相手にプレッシャーを与えずに修正を促せる魔法の言葉です。

やわらかい指摘は、相手を思いやる気持ちを言葉に変えるテクニックです。

【例文集②】上司・取引先にやわらかく伝えるメール

上司や取引先への指摘は、特に慎重な言葉選びが求められます。

ここでは、相手への敬意を保ちながら誤りや確認事項を伝えるメール例を紹介します。

誤情報・認識違いを確認するケース

相手が勘違いしている可能性があるときは、訂正ではなく「確認」を軸に伝えます。

一文例	フルメール例
確認のため恐縮ですが、こちら〇〇という認識でよろしいでしょうか。	〇〇様 いつも大変お世話になっております。 確認のため恐縮ですが、先日のご説明にありました〇〇の件について、〇〇という認識でよろしいでしょうか。 私の理解が誤っておりましたら、恐れ入りますがご教示いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

「確認のため」「認識でよろしいでしょうか」という言葉で、相手を立てながら事実確認ができます。

修正依頼を丁寧に伝えるケース（全文テンプレあり）

上司や取引先に修正をお願いするときは、直接的な依頼ではなく「お願い申し上げます」や「助かります」を使うのがポイントです。

短文で伝える例	フルメール例
大変恐縮ですが、該当箇所を一部修正していただけますと助かります。	〇〇様 いつもご丁寧にご対応いただきありがとうございます。 先ほどいただいた資料につきまして、念のため一点だけ確認させてください。 大変恐縮ですが、2ページ目の金額部分を一部修正していただけますと助かります。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

「恐縮ですが」「助かります」は、上司・取引先への修正依頼で最も安全な表現です。

会議・資料に関するやんわり指摘メール例

相手の提案や資料に誤りがあった場合でも、「一部気になる点」や「念のため確認」など、やわらかいフレーズを活用します。

一文例	フルメール例
一点だけ気になる箇所がございましたので、念のため共有させていただきます。	〇〇様 いつも迅速なご対応をありがとうございます。 本日の会議資料を拝見し、1点だけ気になる箇所がございましたので、念のため共有させていただきます。 5ページ目の数値が前回と異なっておりましたが、最新版の内容でお間違いないでしょうか。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 △△（自分の名前）

「気になる点」「念のため」という表現は、相手に配慮を伝えつつ柔らかく指摘する最適なフレーズです。

【例文集③】後輩・部下へのやさしい指摘メール

後輩や部下に対しては、「叱る」ではなく「導く」トーンを意識することが大切です。

褒める＋提案の構成にすることで、前向きに受け止めてもらいやすくなります。

褒めてから伝える構成の例文

最初に「良い点」をしっかり褒めることで、相手のモチベーションを下げずに指摘ができます。

「ただ」「でも」といった逆接の接続詞ではなく、「さらに良くするには〜」という流れが自然です。

一文例	フルメール例
とてもよくできています。この部分だけ少し調整すると、さらに良くなりそうです。	〇〇さん 資料の作成ありがとうございました。 全体的にとても丁寧で、構成もわかりやすかったです。 この部分だけ少し修正すると、さらに伝わりやすくなると思います。 具体的には、3ページ目のタイトル表現を短くまとめるとより良くなりそうです。 いつも丁寧な対応をありがとうございます。 △△（自分の名前）

「褒めてから指摘する」は、心理的に受け入れやすくなる黄金パターンです。

改善点を前向きに促す例文（全文テンプレあり）

相手に「やってみよう」と思ってもらうには、「提案＋期待」のトーンが効果的です。

一文例	フルメール例
この部分を〇〇のようにすると、もっとわかりやすくなると思います。	〇〇さん 先日の報告書、わかりやすくまとめていただきありがとうございます。 この部分を〇〇のようにすると、さらに読みやすくなると思います。 とても良い方向に仕上がっているので、次の資料作成でもこの調子で進めてみてください。 今後も一緒にブラッシュアップしていきましょう。 △△（自分の名前）

「ダメ出し」ではなく「伸ばす」姿勢を示すと、相手の信頼と意欲を両立できます。

繰り返しミスにやんわり注意する方法

繰り返しのミスを指摘するときは、「注意」ではなく「再確認」という表現を使うのが効果的です。

一文例	フルメール例
念のため、今回もこちらの形式で統一をお願いいたします。	〇〇さん いつも丁寧に業務を進めてくださりありがとうございます。 念のため、今回も前回と同様に〇〇の形式で統一をお願いいたします。 細かい点ではありますが、チーム全体で整えることで見やすくなります。 引き続きよろしくお願いします。 △△（自分の名前）

やわらかい言葉で伝えることは、チームの空気を良くし、信頼を育てる第一歩です。

NG表現と改善例で学ぶ「伝わり方の違い」

ここでは、よくある「強すぎる言い方」をやわらかく言い換える実例を紹介します。

同じ内容でも、言葉を少し変えるだけで印象は大きく変わります。

「間違っています」はこう言い換える

直接「間違っている」と伝えると、相手が責められたように感じることがあります。

やわらかく伝えるには、「修正」「確認」「共有」といった言葉に置き換えるのが効果的です。

NG表現	改善表現
この部分、間違っています。	この部分、少し修正が必要かもしれません。
誤りです。	念のため、こちらの内容もご確認いただけますか。
違います。	こちらの方が正確かもしれませんので、共有いたします。

「間違い」ではなく「確認」や「修正」と伝えると、相手の受け取り方が穏やかになります。

「早くしてください」を丁寧に伝えるには

「早く」という言葉は、急かしている印象を与えやすいです。

そこで、「恐縮ですが」「できる範囲で」など、相手の都合を尊重する言葉を添えましょう。

NG表現	改善表現
早く出してください。	お忙しいところ恐縮ですが、早めにご対応いただけますと幸いです。
すぐに対応してください。	可能であれば、今日中にご対応いただけますと助かります。
至急でお願いします。	お手数をおかけしますが、お急ぎでご確認いただけますでしょうか。

相手の状況に配慮する一言があるだけで、依頼文の印象は格段に柔らかくなります。

「使えません」を前向きに変えるには

相手の提案や資料を否定する表現は避け、「他の方法も良さそう」「別案も検討してみましょう」など、協力的なトーンに変えましょう。

NG表現	改善表現
これは使えません。	こちらは別の方法の方が良いかもしれませんね。
合いません。	この部分は他の案も合わせて検討してみましょう。
この案は違います。	この案も良いですが、もう少し別の方向も見てみましょう。

相手の努力を否定せず、「一緒に考える姿勢」を示す言葉がやわらかい印象を作ります。

やわらかく伝えるとは、「相手を気遣う心」を言葉で表現することです。

メール全体をやわらかく見せるトーンと構成

言葉の選び方だけでなく、メール全体の構成や文末表現も印象を左右します。

ここでは、やわらかく伝わるメールのトーン作りと構成テンプレートを紹介します。

語尾・助詞・文末表現の工夫

やわらかい印象を与えるには、「〜です」「〜ます」で終わるだけでなく、語尾に「〜かと思います」「〜いただけますと幸いです」などの緩衝表現を取り入れるのが効果的です。

NG文末	やわらかい文末
ご確認お願いします。	ご確認いただけますと幸いです。
確認してください。	お手数ですが、ご確認いただけますか。
了解しました。	承知いたしました。ありがとうございます。

文末のひと工夫で、同じ内容でも柔らかく温かみのある印象に変わります。

感嘆符・絵文字の扱い方

社内メールでは軽い感嘆符（！）を使うこともありますが、外部向けでは避けるのが無難です。

絵文字も同様に、カジュアルな関係以外では使わない方が安心です。

使用シーン	ポイント
社内で親しい相手	軽い「！」で親しみを出すのはOK
上司・取引先	感嘆符・絵文字は避け、落ち着いたトーンに
社外全般	文体で柔らかさを表現する

やさしい文体は、記号ではなく言葉のトーンで作るのが大人のビジネスマナーです。

やわらかく伝わるメールの構成テンプレート

メールの構成そのものを工夫することで、やわらかく感じてもらえることもあります。

次のテンプレートは、どんな指摘メールにも応用できる万能構成です。

項目	内容	サンプル文
①感謝・前置き	相手の対応に対して感謝を伝える	いつも丁寧にご対応いただきありがとうございます。
②指摘の主旨	目的を簡潔に伝える	念のため、〇〇の件について確認させてください。
③具体的内容	修正点・注意点を明確に	〇〇の部分が△△となっているようでした。
④提案・依頼	「お願い」や「提案」で締める	お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。

構成を意識すれば、自然と「穏やかで分かりやすい」メールになります。

伝え方のやさしさは、文体だけでなく「順序」にも表れます。

まとめ：やわらかい指摘で信頼を築く方法

この記事では、相手に不快感を与えずに指摘を伝えるための言葉選びやメール構成を紹介してきました。

最後に、実践で意識したいポイントを整理しておきましょう。

ポイント	概要
クッション言葉を添える	「お手数ですが」「念のため」「恐縮ですが」で柔らかい印象に。
否定を避ける	「違います」ではなく「〜の方が良いかもしれません」と言い換える。
感謝や共感を添える	「ありがとうございます」「助かります」で安心感を与える。
構成を意識する	「感謝→主旨→内容→提案」の順で伝えると自然。

やわらかい指摘とは、単に言葉を飾ることではありません。

「相手を尊重しながら伝える姿勢」こそが本質です。

その思いやりが、結果として信頼を生み、仕事の関係をより円滑にしていきます。

メールは文章だけのコミュニケーションですが、丁寧な言葉にはあなたの人柄が表れます。

毎日のやり取りの中で、今回紹介したフレーズやテンプレートを少しずつ取り入れてみてください。

やさしく伝える力は、どんな職場でも長く信頼されるスキルです。

「正しさより、伝わり方」を意識すれば、あなたの言葉はもっと温かく届きます。