請求書を送ったあとに誤りに気づいたとき、すぐに訂正メールを送るのが信頼維持の第一歩です。
しかし、どのように書けば失礼にならず、相手に正確に伝わるのか迷う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、「請求書 訂正 メール 例文」をテーマに、金額・宛名・期日などの修正パターン別に使えるテンプレートを紹介します。
さらに、メールを送るときの基本マナーや、印象を良くする文面テクニックも丁寧に解説。
この記事1本で、どんな訂正シーンにも対応できる「完璧なメール文」が身につきます。
請求書訂正メールとは？正しく伝えるための基本ポイント
請求書の訂正メールとは、請求内容に誤りがあった際に、その修正を丁寧に伝えるためのビジネスメールのことです。
ここでは、どんなときに訂正メールを送るべきか、どのような内容を含めれば誤解なく伝わるのかを整理します。
請求書訂正メールの目的と役割
請求書訂正メールの目的は、誤りを正確に伝え、取引相手に安心してもらうことです。
「謝罪」と「訂正内容の明確化」を両立することが信頼維持の鍵になります。
たとえば、金額・宛名・日付などの訂正が必要な場合、すぐに訂正理由を説明し、正しい請求書を添付して再送します。
| 訂正の種類 | 具体的な内容 | 対応のポイント |
|---|---|---|
| 金額・数量の誤り | 単価や合計額の入力ミスなど | 正しい金額を明記した修正版を添付 |
| 宛名の誤り | 会社名・担当者名の間違い | 訂正文中でお詫び＋正しい宛名で再送 |
| 日付・期日の誤り | 発行日や支払期日の誤記 | 訂正理由を明記し、再発防止を添える |
訂正メールを送る主なケース
請求書訂正メールが必要となるのは、次のようなケースです。
- 金額や数量の誤りがあったとき
- 宛名や担当者名を間違えたとき
- 請求日や振込期日が異なっていたとき
これらはいずれも相手の処理に影響を与えるため、早急に訂正を行うことが大切です。
誤りに気づいたら、できるだけその日のうちに訂正メールを送るのが理想です。
メールで伝えるときの基本構成（件名・本文・添付）
請求書訂正メールの構成は、シンプルに整理すると以下のようになります。
| 構成項目 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 件名 | 請求書訂正のご連絡（株式会社〇〇様） | 一目で訂正メールと分かる件名にする |
| 本文 | 謝罪＋訂正理由＋修正版の案内 | 短く、分かりやすく伝える |
| 添付 | 修正版の請求書（PDF） | ファイル名に「修正版」や「再送」を含める |
「簡潔・丁寧・正確」の3点を意識することで、相手に負担をかけない訂正メールを送ることができます。
次の章では、実際に訂正メールを書く前に準備しておくべき内容を具体的に見ていきましょう。
請求書訂正メールを書く前に準備すること
誤った請求書を訂正する前に、まずやるべきは「正確な状況把握」と「再発防止のための確認」です。
ここでは、メール作成前に整理しておきたいポイントを3つに分けて紹介します。
誤りの内容を正確に把握する方法
最初に行うべきは、どの部分に誤りがあるのかを正確に把握することです。
たとえば「金額」なのか「宛名」なのか「日付」なのか、誤りの種類を明確にしておくと、メール本文の書き方が変わります。
訂正内容を箇条書きにして整理しておくと、送信時のミス防止にもつながります。
| 確認項目 | 具体例 | 対応のポイント |
|---|---|---|
| 金額・数量 | 単価の入力ミス、合計金額の誤計算 | 正しい金額を算出し、修正版に反映 |
| 宛名 | 旧社名や担当者名の誤記 | 最新の名簿や契約書を確認 |
| 日付・期日 | 発行日や支払期限の誤り | 社内ルールや契約条件と照合 |
修正版請求書を作る際の注意点
請求書を修正する際は、単に誤りを直すだけでなく、相手が混乱しない工夫が必要です。
修正版には「修正版」「再発行」「No.〇〇訂正後」などを明示することで、どの請求書が最新かをひと目で判断できます。
同じ請求書番号を使い回さないことも大切です。
また、ファイル名にも工夫を加えましょう。
| 修正版ファイル名の例 | 説明 |
|---|---|
| 請求書_株式会社〇〇様_修正版.pdf | 誰宛の修正版かが明確 |
| 請求書_No1234_再送.pdf | 請求番号で管理しやすい |
| 2024年3月分_請求書_修正版.pdf | 年月を入れて履歴が追いやすい |
社内確認と再発防止のチェックリスト（表付き）
訂正メールを送る前に、社内でダブルチェックを行うことも重要です。
特に複数の担当者が関わる場合、内容確認の工程を設けると再発を防ぎやすくなります。
| 確認項目 | 担当者 | 確認結果 |
|---|---|---|
| 誤り箇所の特定 | 経理担当 | 済 |
| 修正版の作成 | 請求書作成者 | 済 |
| 上長または責任者の承認 | 上長 | 済 |
| メール文面の確認 | 送信者 | 済 |
こうした準備を経てからメールを送ることで、相手に「丁寧で信頼できる対応」という印象を与えられます。
次の章では、実際のメール文面の構成と基本テンプレートを見ていきましょう。
ビジネスで使える請求書訂正メールの基本テンプレート
ここでは、どのような状況にも対応できる「基本形の訂正メール」を紹介します。
件名・本文・署名を含めたフルバージョンの例文も用意しているので、そのまま使える実用的なテンプレートとして活用できます。
スタンダードな訂正メール【フルバージョン例文】
最も基本的な訂正メールの例文です。
「誤りの説明」「謝罪」「修正版の案内」の3点を明確に含めることが重要です。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名 | 請求書訂正のご連絡（株式会社〇〇様） |
| 本文（フルバージョン） | 株式会社〇〇 経理ご担当者様 いつも大変お世話になっております。 このたび、〇月〇日付でお送りいたしました請求書（No.△△△）に誤りがございました。 お手数をおかけして恐縮ですが、添付の修正版をご確認くださいますようお願いいたします。 このたびはご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。 ――――――――― |
ポイント：「誤りの具体的内容」を必ず書き、どの請求書を訂正するのか明確にしましょう。
謝罪と訂正を分けて伝えるスマートな書き方
誤りの内容が複雑な場合は、謝罪と訂正を分けると分かりやすくなります。
| 構成 | 文例 |
|---|---|
| 冒頭 | 平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△でございます。 |
| 謝罪部分 | 先日お送りいたしました請求書に誤りがありましたことを、深くお詫び申し上げます。 |
| 訂正部分 | 記載の合計金額が正しくは「〇〇円」となります。訂正版の請求書を添付いたします。 |
| 結び | お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
この構成を意識すると、読み手が混乱せずに訂正内容を理解できます。
再送時の添付ファイル名の例と注意点
メール本文が正しくても、添付ファイルの名前が曖昧だと相手が混乱してしまうことがあります。
添付ファイル名は一目で「修正版」と分かるように設定しましょう。
| ファイル名 | 意味 |
|---|---|
| 請求書_株式会社〇〇様_修正版.pdf | 宛先と修正版を明記した形式 |
| 請求書_No1234_再送.pdf | 請求番号付きで追跡しやすい |
| 2024年3月分_請求書_修正版.pdf | 月次管理しやすい形式 |
件名・添付・本文の一貫性があることで、相手にとって分かりやすく信頼されるメールになります。
次の章では、実際のシーン別に使える具体的なメール例文を紹介します。
シーン別・請求書訂正メールの例文集（完全保存版）
ここでは、実際のビジネス現場で使える「請求書訂正メール」の例文を、シーン別に紹介します。
それぞれの例文は、件名から署名まで含めたフルバージョン形式なので、すぐにコピーして使うことができます。
金額や数量を訂正する場合の例文（3パターン）
①基本的な訂正パターン
| 件名：請求書訂正のご連絡（株式会社〇〇様）
株式会社〇〇 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。 〇月〇日付でお送りいたしました請求書（No.1234）に金額の誤りがございました。 ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 ――――――――― |
②数量の訂正を含む場合
| 件名：請求書訂正（数量誤り）のご連絡
株式会社〇〇 平素よりお世話になっております。株式会社△△の△△です。 お送りいたしました請求書（No.5678）にて、数量の記載に誤りがございました。 訂正版を添付いたしましたので、ご確認をお願い申し上げます。 ――――――――― |
③再送とお詫びを明確にした丁寧パターン
| 件名：請求書（再送・訂正版）のご連絡
株式会社〇〇 平素よりお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。 先日送付いたしました請求書の金額欄に誤りがございましたため、訂正版をお送りいたします。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。 ――――――――― |
宛名を訂正する場合の例文（2パターン）
①担当者名を間違えた場合
| 件名：請求書宛名訂正のご連絡
株式会社〇〇 平素より大変お世話になっております。株式会社□□の▲▲でございます。 先日お送りいたしました請求書におきまして、宛名を誤って記載してしまいました。 ご確認くださいますようお願い申し上げます。 ――――――――― |
②会社名を訂正する場合
| 件名：請求書宛先訂正のご連絡（株式会社〇〇様）
株式会社〇〇 平素よりお世話になっております。株式会社△△の□□です。 先日お送りいたしました請求書の宛名を誤って旧社名で記載しておりました。 修正版を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。 ――――――――― |
日付や振込期日を訂正する場合の例文（2パターン）
①期日を訂正する場合
| 件名：請求書振込期日訂正のご連絡
株式会社〇〇 いつもお世話になっております。株式会社□□の△△です。 請求書（No.7890）に記載の振込期日に誤りがございました。 訂正版を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。 ――――――――― |
②発行日を訂正する場合
| 件名：請求書発行日訂正のご連絡
株式会社〇〇 いつもご利用ありがとうございます。株式会社□□の□□です。 お送りした請求書の発行日に誤りがございましたため、訂正版を添付いたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ――――――――― |
複数箇所の誤りをまとめて訂正する場合（フルバージョン）
複数の項目に誤りがある場合は、リスト形式で整理すると分かりやすく伝えられます。
| 件名：請求書訂正（複数箇所）のご連絡
株式会社〇〇 平素より大変お世話になっております。株式会社□□の□□でございます。 先日お送りいたしました請求書（No.9876）に、以下の誤りがございました。 【訂正内容】 訂正版の請求書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。 ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 ――――――――― |
誤りを整理して箇条書きにすることで、相手が確認しやすく、後々のやり取りもスムーズになります。
次の章では、メール送信時に注意すべきマナーと印象を良くするコツを解説します。
請求書訂正メールのマナーと注意点
請求書訂正メールは、誤りを訂正するだけでなく、相手への信頼を保つための重要なコミュニケーション手段です。
ここでは、訂正メールを送るときに気をつけたいマナーや、相手に好印象を与えるための注意点を紹介します。
件名と添付ファイル名で混乱を防ぐ
メールの件名と添付ファイル名を明確にしておくことは、誤送信防止と信頼維持の第一歩です。
件名には「訂正」「再送」「修正版」といったキーワードを入れることで、受信者が一目で内容を把握できます。
| 良い件名例 | 理由 |
|---|---|
| 請求書訂正のご連絡（株式会社〇〇様） | 誰宛かが明確で、内容が具体的 |
| 再送：請求書（No.1234／修正版） | 再送であることを明示 |
| 請求書修正版の送付について | 柔らかい表現ながらも意図が伝わる |
添付ファイル名も同様に整理します。
| ファイル名 | ポイント |
|---|---|
| 請求書_株式会社〇〇様_修正版.pdf | 宛先を明記し、誤送信防止につながる |
| 2024年4月分_請求書_再送.pdf | 履歴管理に便利で分かりやすい |
「件名」「添付」「本文」で内容を一貫させることで、相手に混乱を与えず、迅速な対応を促せます。
送信後のフォロー方法（メール＋電話）
重要な取引先への訂正メールを送る場合は、送信後に一言フォローを入れるとより丁寧です。
特に、請求金額や期日変更など、相手の業務に関わる内容であれば電話確認が有効です。
| フォロー方法 | タイミング | 目的 |
|---|---|---|
| メールでの軽いフォロー | 送信当日中 | 相手がメールを確認したかを確認 |
| 電話での口頭確認 | 翌営業日 | 添付ファイルや金額内容の再確認 |
「お手数ですがご確認ください」と伝えたうえで、確認をお願いする姿勢を見せると誠実な印象を与えます。
謝罪しすぎない文面のバランスとは
訂正メールでは謝罪が欠かせませんが、必要以上に謝りすぎると逆に印象を悪くする場合があります。
重要なのは、「責任を認めたうえで、冷静に訂正を伝える」ことです。
| 避けたい表現 | 代替の言い方 |
|---|---|
| 大変申し訳なく、何とお詫び申し上げてよいか分かりません | 誤った請求書をお送りしてしまい、誠に申し訳ございません |
| 度重なる不手際を深くお詫び申し上げます | 確認が不十分でございましたことをお詫び申し上げます |
過剰な謝罪ではなく「誠実な説明と対応」で信頼を回復することを意識しましょう。
次の章では、訂正メールをさらに印象よく仕上げるための文章テクニックを紹介します。
印象を良くするメール文の書き方テクニック
訂正メールは、単に誤りを直すだけでなく、相手に「誠実で丁寧な印象」を残すチャンスでもあります。
ここでは、文面をより読みやすく、印象よく仕上げるためのポイントを紹介します。
読みやすい段落構成と語尾の整え方
訂正メールは、1通の中で情報量が多くなりがちです。
そのため、段落ごとに内容を整理し、読みやすく整えることが重要です。
基本構成は以下のように意識しましょう。
| 段落構成 | 内容 |
|---|---|
| 冒頭 | 挨拶＋目的（請求書訂正の連絡） |
| 本文1 | 誤りの説明と訂正内容 |
| 本文2 | 修正版添付の案内と確認依頼 |
| 結び | お詫び＋今後の対応方針 |
また、語尾は「〜いたします」「〜しております」「〜お願い申し上げます」といった柔らかく丁寧な表現で統一すると好印象です。
文末を整えるだけで、全体の印象が落ち着いたメールになる点を覚えておきましょう。
ビジネス文に適した表現・NG表現
訂正メールでは、カジュアルすぎる言葉や感情的な表現は避ける必要があります。
以下の表に、よくあるNG表現と適切な言い換え例をまとめました。
| NG表現 | 適切な表現 |
|---|---|
| すみません | 申し訳ございません |
| ごめんなさい | お詫び申し上げます |
| とりあえず訂正版を送ります | 訂正版を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします |
| 間違えてすみませんでした | 誤った請求書をお送りしてしまい、深くお詫び申し上げます |
特にメールでは、文面がそのまま印象として残るため、冷静で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
相手に「誠実さ」を伝える一文の入れ方
同じ謝罪でも、少しの工夫で「誠実さ」を伝えることができます。
おすすめは、訂正メールの最後に「今後の対応」を一言添える方法です。
| 目的 | おすすめの一文 |
|---|---|
| 再発防止を伝える | 今後は同様のことがないよう、確認体制を見直してまいります。 |
| 感謝の意を伝える | お忙しいところお手数をおかけし恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。 |
| 丁寧な締めくくり | 引き続き変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 |
こうした一文を添えることで、単なる訂正連絡から「信頼を保つビジネス対応」へと印象が変わります。
丁寧な文面は信頼を積み上げる最大のツールと言っても過言ではありません。
次の章では、ここまでの内容を整理し、信頼を守る訂正メールの基本姿勢をまとめます。
まとめ！誠実で迅速な訂正対応が信頼を守る
請求書の訂正メールは、ミスを挽回するだけでなく、相手との信頼関係を深める大切な機会でもあります。
ここまで解説してきたポイントを振り返りながら、理想的な対応の流れを整理しましょう。
| ステップ | 対応内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 1. 誤りを確認 | 金額・宛名・日付などの誤りを正確に把握 | 訂正内容の明確化 |
| 2. 修正版を作成 | ファイル名・請求書番号を新しくし、「修正版」と明記 | 混乱を防止 |
| 3. 訂正メールを送信 | 件名・本文・添付の整合性を確認 | 誤解なく伝える |
| 4. フォローアップ | 必要に応じて電話や確認メール | 丁寧な印象を与える |
特に重要なのは、スピードと誠実さです。
誤りを放置せず、すぐに訂正とお詫びを伝えることで、取引先は「信頼できる対応」と感じます。
また、丁寧な言葉選びや簡潔な文面を意識することで、ビジネスメール全体の印象も格段に向上します。
訂正対応の速さ・正確さ・誠実さを心がけることで、ミスをむしろ信頼強化のきっかけに変えることができます。
この記事で紹介した例文やテンプレートを活用し、今後のメール対応に自信を持って臨みましょう。
