入稿データメール例文＆フルバージョンテンプレート

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印刷会社やデザイン業者にデータを送るとき、メールの書き方ひとつでスムーズな入稿が決まります。本記事では、名刺・チラシ・パンフレット・ポスターなど、さまざまな用途に対応した入稿データメールのフルバージョン例文を多数紹介します。

基本構成やマナー、件名や本文の書き方、ファイル形式・容量の注意点も網羅。コピーしてそのまま使えるテンプレートだから、初心者でも安心して送信できます。さらに、トラブル回避のポイントや再入稿・修正対応例も掲載。これを読めば、入稿データメールの作成が苦手な方でも、プロフェッショナルな印象で効率よくデータを送信できるようになります。

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入稿データメールとは？基本と重要性

入稿データメールとは、印刷会社やデザイン業者に制作データを送信するためのメールです。

ただの送信手段と思われがちですが、正しい形式やマナーで送ることが、トラブル回避やスムーズな印刷進行に直結します。

入稿データメールの役割と必要性

入稿データメールは、印刷物や広告制作における「正式なデータ受け渡し手段」です。

メールを通じて、注文番号やデータ内容を明確に伝えることで、印刷会社は速やかにデータチェックや工程管理ができます。

特に複数の案件や大容量データの場合、メールが「作業の記録」としても機能するため、後からの確認や修正依頼もスムーズです。

トラブルを防ぐための基本ポイント

入稿データメールでよくあるトラブルには、添付ミス、形式不一致、解像度や色モードの不備があります。

これを防ぐには、以下の基本を押さえましょう。

ポイント 内容
件名 注文番号とデータ内容を明記し、検索しやすくする
添付ファイル PDF形式で300dpi以上、CMYKカラーで送信
ファイル名 案件名＋内容を分かりやすく命名
連絡先 送信者の名前・会社名・電話・メールを明記

入稿メールを使いこなすメリット

適切な入稿データメールを作成できると、以下のメリットがあります。

  • ミスの削減：データ不備や修正のやり取りを減らせます。
  • 業務効率の向上：注文番号やファイル名が明確なので、印刷会社が迅速に対応できます。
  • 信頼感の向上：丁寧で正確なメールは、デザイン会社・印刷会社双方からの信頼を高めます。

この章を理解すれば、単なるデータ送信ではなく、入稿メールを業務効率化と信頼構築に活かす方法が分かります。

 

入稿データメールの基本構成とマナー

入稿データメールは、件名・挨拶・本文の構成を守ることで、相手に伝わりやすく、ミスや誤解を防げます。

ここでは、基本構成と送信時のマナーについて詳しく解説します。

件名の書き方と効果的なキーワード

件名は、受信者が一目でメール内容を理解できるようにします。

ポイントは以下の通りです。

  • 必ず注文番号を入れる（例：注文No.12345）
  • データ内容を明記する（例：名刺データ送付、A4チラシ入稿）
  • 「入稿」「データ送付」といったキーワードを含める
  • 長くなりすぎないよう20文字前後にまとめる

例：【入稿】注文No.12345 名刺データ送付

挨拶・自己紹介で信頼感を高める方法

メールの冒頭では、基本的な挨拶と自己紹介を入れることで、相手に安心感と信頼感を与えます。

  • 初回送信の場合は、会社名・部署名・氏名を明確に記載
  • 常連の取引先の場合は、「いつもお世話になっております」と簡潔に
  • 相手の担当者名や社名を入れると好印象
  • 改行を入れて読みやすくする

例：
株式会社プリントジャパン デザイン部 田中様
いつもお世話になっております。
株式会社ABCデザインの鈴木です。

本文の書き方：注文内容・データ仕様・依頼事項の整理

本文は、以下の順序で記載すると分かりやすく、トラブルを防げます。

  1. 注文内容の明示：「注文番号12345の名刺データを入稿いたします」など。
  2. データ仕様の詳細：
    • ファイル名（例：Suzuki_Namecard.pdf）
    • ページ数（例：2ページ）
    • 形式（PDF、AIなど）
    • 解像度（300dpi以上）、色モード（CMYK）
    • トンボ・裁ち落とし・特殊加工の有無
  3. 依頼事項：添付確認、納期の確認、質問への対応依頼など。「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「ご不明点がございましたらご連絡ください」など。

例：
この度、注文番号12345の名刺データを入稿いたします。内容をご確認ください。
・ファイル名：Suzuki_Namecard.pdf（2ページ）
・データ形式：PDF（X1a対応、300dpi、CMYK）
・トンボ・裁ち落とし：あり（3mm）
・特殊加工：なし
添付ファイルにてお送りします。データに不備がございましたら、速やかにお知らせください。納期の5日前に入稿完了となりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

この章を押さえることで、送信時に迷わず、スムーズかつ正確に入稿データメールを作成できます。

 

フルバージョン例文集：すぐ使える入稿データメール

ここでは、名刺、チラシ、パンフレット、大判ポスターなど、さまざまな入稿データのフルバージョン例文を紹介します。コピーしてカスタマイズすれば、そのまま実務で使用できます。

名刺データ入稿（フルバージョン）

件名：【入稿】注文No.12345 名刺データ送付

株式会社プリントジャパン
デザイン部 田中様

いつもお世話になっております。
株式会社ABCデザインの鈴木です。

この度、注文番号12345の名刺データを入稿いたします。内容をご確認ください。

  • ファイル名：Suzuki_Namecard.pdf（2ページ）
  • データ形式：PDF（X1a対応、300dpi、CMYK）
  • トンボ・裁ち落とし：あり（3mm）
  • 特殊加工：なし
  • 容量：2MB（添付ファイル）

データに不備がございましたら、速やかにお知らせください。納期の5日前に入稿完了となりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点がありましたら、このメールにてご連絡ください。

株式会社ABCデザイン
デザイン部 鈴木 太郎
TEL: 03-1234-5678
Email: suzuki@abc-design.co.jp

チラシデータ入稿（A4両面・フル仕様）

件名：【入稿】注文No.67890 A4チラシデータ送付

株式会社プリントジャパン
制作部 佐藤様

お世話になっております。
株式会社XYZ広告の斉藤です。

注文番号67890のA4チラシデータを入稿いたします。詳細は以下の通りです。

  • ファイル名：XYZ_Flyer_A4.pdf（両面、4ページ相当）
  • データ形式：PDF（高解像度、300dpi、CMYK）
  • 仕上がりサイズ：A4（210×297mm）
  • 出血・トンボ：5mm出血、ページトンボあり
  • 画像リンク：すべて埋め込み済み
  • フォント：アウトライン化済み
  • 添付ファイル：ZIP圧縮、5MB

印刷前のプレビューをお願いいたします。万一の不備で納期遅延を避けるため、24時間以内のご確認をお願いします。
何かご質問がありましたら、遠慮なくお知らせください。

株式会社XYZ広告
制作部 斉藤 次郎
TEL: 03-9876-5432
Email: saito@xyz-ad.co.jp

パンフレット複数データ入稿（フルバージョン）

件名：【入稿】注文No.11111 パンフレットデータ一括送付

株式会社プリントジャパン
入稿担当 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社DEFコーポの山田です。

注文番号11111のパンフレット3種のデータを入稿いたします。各ファイルの詳細をご確認ください。

  • 表紙データ
    ファイル名：DEF_Pamphlet_Cover.pdf（1ページ）
    形式：PDF（300dpi、CMYK）
  • 本文データ
    ファイル名：DEF_Pamphlet_Body.pdf（12ページ）
    形式：PDF（トンボあり、5mm出血）
  • 裏表紙データ
    ファイル名：DEF_Pamphlet_Back.pdf（1ページ）
    形式：PDF（アウトライン済み）
  • 全ファイルをZIP圧縮（10MB）で添付

データ合体前に全体チェックをお願いします。納期は1週間後ですので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
ご確認いただき、不適合点がありましたらすぐにご連絡ください。

株式会社DEFコーポ
企画部 山田 花子
TEL: 03-1111-2222
Email: yamada@def-corp.jp

大判ポスター入稿例（A1サイズ・フル仕様）

件名：【入稿】注文No.22222 A1ポスターデータ送付

株式会社プリントジャパン
制作部 鈴木様

お世話になっております。
株式会社GHI広告の佐々木です。

注文番号22222のA1ポスターデータを入稿いたします。内容は以下の通りです。

  • ファイル名：GHI_Poster_A1.pdf
  • サイズ：A1（594×841mm）
  • データ形式：PDF（300dpi、CMYK、アウトライン化済）
  • トンボ・出血：5mm出血、トンボあり
  • 画像リンク：埋め込み済み
  • 添付容量：8MB（ZIP圧縮）

印刷前のプレビューをお願いいたします。確認後、問題なければそのまま印刷工程に進めてください。

株式会社GHI広告
制作部 佐々木 一郎
TEL: 03-2222-3333
Email: sasaki@ghi-ad.co.jp

依頼側への返信メール例

件名：Re: 【依頼】注文No.99999 データ入稿のお願い

株式会社プリントジャパン 御中

お世話になっております。
株式会社JKLの田中です。

ご依頼のデータを入稿いたしました。内容は以下の通りです。

  • ポスターA1サイズデータ（PDF、300dpi）
  • ファイル名：JKL_Poster_A1.pdf

添付にてお送りします。ご確認よろしくお願いします。
今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社JKL
制作部 田中 花子
TEL: 03-3333-4444
Email: tanaka@jkl.co.jp

入稿データメールでよくあるトラブルと回避法

入稿データメールでは、形式や添付方法の不備、納期管理のミスなどでトラブルが発生しやすいです。

ここでは、代表的な問題点と、事前に防ぐ方法をまとめました。

ファイル形式・容量の注意

トラブルの原因として最も多いのが、ファイル形式や容量の不適合です。

  • 推奨形式：PDF（X1aや高解像度）、必要に応じてJPEGやTIFF
  • IllustratorやPhotoshopのネイティブデータは避ける（フォント埋め込み忘れによる文字化けを防ぐ）
  • 容量は5MB以内に収め、複数ファイルはZIP圧縮
  • 大容量の場合は、クラウドリンク入稿も検討

添付ファイルの扱い方

添付方法の誤りも入稿トラブルの原因です。

  • ZIP圧縮でまとめることで、複数ファイルやフォルダ構成を整理
  • ファイル名は注文番号や案件名を含め、相手が整理しやすい形式にする
  • パスワード付きZIPは基本的に避ける
  • ウイルスチェックを必ず実施する

納期・確認漏れを防ぐチェックポイント

納期直前の送信や確認不足は、印刷遅延や修正依頼につながります。

  • 余裕をもった入稿（納期の3〜5日前が目安）
  • 添付前にデータを自分で再チェック
  • 本文に「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「ご不明点がありましたらご連絡ください」を必ず記載
  • 再入稿時は「修正版データ送付」の件名で送信

これらの対策を行うことで、データ不備や納期遅延によるトラブルを大幅に減らせます。
特に複数案件を同時に扱う場合は、事前チェックリストを作成すると安心です。

まとめ：入稿データメールをスムーズに送るためのポイント

入稿データメールを正しく作成することで、印刷物や広告制作のトラブルを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることができます。

ここでは、実務で押さえるべき最終チェックポイントをまとめます。

基本構成の徹底

メールは「件名・挨拶・本文」の順序で構成し、分かりやすく整理することが重要です。

件名には注文番号とデータ内容を明記、本文ではデータ仕様や依頼事項を箇条書きで示すと、確認ミスを防げます。

例文の活用と応用方法

本記事で紹介したフルバージョン例文をベースに、自社仕様や案件に合わせてカスタマイズしましょう。

名刺・チラシ・パンフレット・ポスターなど、用途ごとにファイル名やサイズ、出血量などを調整するだけで、実務でそのまま使用可能です。

安心・効率的な入稿のための最終チェックリスト

  • ファイル形式：PDF推奨、解像度300dpi以上、CMYK
  • 添付方法：複数ファイルはZIP圧縮、パスワード不要
  • ファイル名：注文番号・案件名を明記
  • 納期：余裕をもった入稿（納期3〜5日前）
  • 本文：確認依頼・質問受付の一文を必ず記載
  • 再入稿・修正版：件名に「修正版データ送付」を明示

このチェックリストを習慣化することで、入稿データメールの精度は格段に向上します。
結果として、印刷会社との信頼関係も強化され、業務がスムーズに進むようになります。

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