メールの訂正・差し替え文例集！失礼なく伝える正しい書き方

「送信してから間違いに気づいた…」そんな焦りを感じたことはありませんか。

誤字脱字、添付忘れ、日程の誤りなど、メールのミスは誰にでも起こるものです。

大切なのは、ミスそのものではなく、その後の対応です。

この記事では、ビジネスシーンで使える訂正・差し替えメールの文例を豊富に紹介し、相手に失礼なく誠実に伝える方法をわかりやすく解説します。

件名の書き方から、謝罪・訂正・再送の流れ、シーン別のフルバージョン例文まで、今日からそのまま使える実践的な内容をまとめました。

この記事を読めば、どんなメールミスにも落ち着いて対応できる「信頼されるメール術」が身につきます。

メールの訂正・差し替えとは？正しい考え方と対応の基本

メールの訂正や差し替えは、誰でも一度は経験することです。

ここでは、間違いに気づいたときにどう行動すればよいか、そしてどんな考え方で対応すれば相手に失礼なく伝わるかを整理します。

「訂正メール」と「差し替えメール」の違いをやさしく解説

「訂正メール」とは、送信した内容に誤りがあった場合に、その部分を修正して伝えるメールを指します。

一方で「差し替えメール」は、添付ファイルや本文の一部を新しいものに置き換えるときに使われます。

つまり、訂正＝文章の誤り修正、差し替え＝内容全体の再送というイメージです。

送信後に間違いに気づいたときの最初の行動

誤送信やミスに気づいたら、まずは落ち着いて内容を確認しましょう。

誤りの種類（誤字、添付忘れ、宛先ミスなど）を整理したうえで、すぐに正しいメールを準備します。

時間が経つほど誤解が広がるリスクがあるため、対応は早いほど良いと覚えておきましょう。

誠実に伝えるための3ステップ（謝罪→訂正→再送）

訂正・差し替えメールでは、構成をシンプルにすることが重要です。

もっとも分かりやすいのは、以下の3ステップ構成です。

「すぐに・正確に・簡潔に」この3つを守れば、訂正メールは必ず誠実に伝わります。

次の章では、件名や本文をどう書けば相手に分かりやすく伝わるか、基本構成を詳しく見ていきましょう。

件名と本文の基本構成｜相手に伝わるメールの型を覚えよう

訂正や差し替えのメールでは、件名と本文の書き方次第で印象が大きく変わります。

ここでは、件名で誤送信を正しく伝える方法と、本文の基本テンプレートを紹介します。

件名でミスを明確に伝えるコツと例

件名は、相手が開封する前に内容を判断する重要な部分です。

訂正や差し替えの場合は、冒頭に「【訂正】」「【差し替え】」「【再送】」などのキーワードを必ず入れましょう。

「お詫び」「訂正」「再送」などの明確な言葉を件名の先頭に置くと、相手がすぐに内容を理解できます。

本文テンプレート（短文・長文の両方）

本文は「お詫び → 訂正内容 → お願い」の順番で構成します。

まずはシンプルに伝える短文テンプレートを見てみましょう。

【短文テンプレート】

件名：【訂正】〇〇のご案内
株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りしたメールに誤りがございました。
下記の通り訂正いたします。

【誤】〇月〇日（火）
【正】〇月〇日（水）

お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。

次に、少し丁寧なトーンで伝える長文例です。

【長文テンプレート】

件名：【差し替え】会議資料の再送
株式会社〇〇
△△様

平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
先ほどお送りいたしました「会議資料」に誤りがございましたため、
正しい資料を添付し、再送申し上げます。

誤送信いたしました資料は削除いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

短文はスピーディーな対応に、長文は丁寧さを重視したいときに適しています。

使いやすい敬語・表現例まとめ

訂正や差し替えメールでよく使う表現を覚えておくと、どんな状況にもスムーズに対応できます。

定型文をいくつか覚えておくと、焦らずに対応できます。

「丁寧＋簡潔」を意識することが、相手に誠実さを伝えるポイントです。

ケース別の訂正・差し替え文例【短文＋フルバージョン】

ここでは、実際のシーンごとに使える訂正・差し替えメールの文例を紹介します。

それぞれに「短文テンプレ」と「フルバージョン例文」を用意しているので、状況に合わせて使い分けてください。

誤字脱字・表現ミスの訂正メール

文章中の誤字脱字は小さなミスに見えても、内容によっては誤解を招くことがあります。

まずは短文テンプレートから見ていきましょう。

【短文テンプレート】

件名：【訂正】〇〇に関するご案内
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りしたメールに誤記がございましたので、訂正いたします。

【誤】11月20日（金）
【正】11月21日（金）

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

次に、丁寧に伝えたいときのフルバージョンです。

【フルバージョン例文】

件名：【訂正】〇〇に関するご案内
株式会社〇〇
△△様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
先ほどお送りいたしましたご案内メールに、日付の誤りがございました。
以下の通り訂正させていただきます。

【誤】11月20日（金）
【正】11月21日（金）

誤った情報をお伝えし、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、確認を徹底してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

添付ファイルの間違い・送信漏れの差し替えメール

添付忘れや誤ファイル送信はよくあるミスです。

誤送信に気づいたら、すぐに削除をお願いすることも忘れずに伝えましょう。

【短文テンプレート】

件名：【差し替え】会議資料の再送
〇〇株式会社
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りした資料に誤ったファイルが添付されておりました。
正しい資料を本メールに添付しております。

お手数をおかけしますが、誤送信のファイルは削除いただけますと幸いです。

【フルバージョン例文】

件名：【差し替え】会議資料の再送
株式会社〇〇
△△様

平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
先ほどお送りいたしました「会議資料」に誤ったファイルを添付してしまいました。
正しい資料を本メールに添付のうえ、再送申し上げます。

ご面倒をおかけいたしますが、誤って送付したファイルは削除をお願いいたします。
以後このようなことがないよう、十分に注意してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

日程・金額・社名など重要情報の訂正メール

取引やスケジュールに関わる誤りは、特に慎重に訂正する必要があります。

丁寧さと明確さの両方を意識しましょう。

【短文テンプレート】

件名：【重要・訂正】打ち合わせ日程について
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどのご案内に誤りがございました。

【誤】1月25日（木）14:00〜
【正】1月26日（金）14:00〜

ご迷惑をおかけいたしましたことをお詫び申し上げます。

【フルバージョン例文】

件名：【重要・訂正】打ち合わせ日程について
株式会社〇〇
△△様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
先ほどご案内申し上げました打ち合わせの日程に誤りがございました。
正しくは以下の通りでございます。

【誤】1月25日（木）14:00〜
【正】1月26日（金）14:00〜

誤った日程をお伝えし、誠に申し訳ございません。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、変更後の日時でご調整をお願いいたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

社内向け・社外向けのフルバージョン比較例

同じ訂正内容でも、社内宛と社外宛ではトーンを変える必要があります。

件名：【訂正】営業会議日程の再案内

お疲れさまです。〇〇です。
先ほど送信した営業会議の日程に誤りがありました。
正しい日程は以下の通りです。

【誤】1月25日（木）14:00〜
【正】1月26日（金）14:00〜

お手数ですが、スケジュールのご確認をお願いいたします。

件名：【重要・訂正】打ち合わせ日程のご案内

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
ご案内申し上げた打ち合わせ日程に誤りがございました。
正しくは以下の通りです。

【誤】1月25日（木）14:00〜
【正】1月26日（金）14:00〜

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご確認のほどお願いいたします。

社内メールは簡潔・事実ベースで、社外メールは丁寧かつ誠実に書く。

この使い分けを意識するだけで、印象は大きく変わります。

差し替えメールを送るときの注意点と好印象マナー

差し替えメールは、相手に誤解を与えないように慎重に対応することが大切です。

ここでは、送信時に気をつけるべきポイントや、印象を損なわない伝え方を解説します。

元メール削除のお願いを丁寧に伝える方法

誤ったメールが残ったままだと、後から混乱を招くおそれがあります。

削除をお願いする際は、命令的にならないように、あくまで「お願いの形」で伝えましょう。

【短文テンプレート】

お手数をおかけしますが、誤ってお送りしたメールは削除いただけますと幸いです。

【フルバージョン例文】

件名：【差し替え】企画資料の再送
株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りしましたメールに誤った資料が添付されておりました。
正しい資料を添付のうえ、再送いたします。

お手数をおかけしますが、誤送信したメールは削除をお願いいたします。
今後はこのようなことのないよう十分注意してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

再送時に「長すぎない」メールにするコツ

差し替えメールは「訂正内容を伝えること」が目的です。

そのため、長文になりすぎると本来の意図がぼやけてしまいます。

このたびは、誤ったファイルをお送りしてしまい、大変申し訳ございません。
以後気をつけますので、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

誤った資料をお送りしてしまい、申し訳ございません。
正しい資料を再送いたしますので、ご確認をお願いいたします。

「説明より訂正」を意識し、必要な情報だけを簡潔にまとめましょう。

送信前の最終チェックリスト（例文付き）

差し替えメールを送る前には、再度確認して同じミスを防ぐことが大切です。

以下のチェックリストを活用すれば、送信前の不安を減らせます。

【例文：チェック後の最終形】

件名：【差し替え】発表資料の再送
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りした資料に誤りがありましたため、正しいファイルを再送いたします。

お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。
誤送信のメールは削除いただけますと幸いです。

チェックリストを習慣化すれば、ミスの再発を確実に防げます。

次の章では、より印象を良くするためのフォロー表現や謝罪トーンの作り方を紹介します。

印象を良くするフォロー・補足の書き方

訂正や差し替えのメールを送るとき、単に誤りを伝えるだけでなく、相手への気遣いが感じられる一言を添えると印象が大きく変わります。

ここでは、誠実さを伝える謝罪の表現や、追記・備考の入れ方、返信がないときのフォロー方法を紹介します。

誠実さを伝える謝罪フレーズ集

謝罪文の印象は、言葉選びひとつで変わります。

必要以上に重くならず、自然に誠実さを伝える表現を選びましょう。

また、謝罪の言葉を重ねすぎると逆に印象が重くなってしまいます。

1通のメールで「お詫び」は1〜2回に留めるのが自然です。

追記・備考の入れ方と例文

差し替え後や訂正後に補足情報を伝えたいときは、本文の最後に「追記」や「補足」として加えると丁寧です。

【短文テンプレート】

追記：
本件に関する詳細は、改めてご案内申し上げます。

【フルバージョン例文】

件名：【訂正・差し替え】スケジュール調整のお願い
株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどのメールで誤った日程をお伝えしておりましたため、訂正のうえ再送いたします。

【誤】5月10日（木）14:00〜
【正】5月11日（金）14:00〜

お手数をおかけしますが、ご確認をお願いいたします。

追記：
再調整にあたり、資料の更新版を週明けにお送りいたします。

返信が来ない場合の再連絡メール文例

訂正メールを送ったあと、相手から返信がない場合もあります。

そんなときは催促ではなく、あくまで「確認のお願い」という形でフォローすると好印象です。

【フォローメール例文】

件名：【ご確認のお願い】訂正メールの再送
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日、訂正メールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

念のため、再送させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、内容をご確認のほどお願いいたします。

注意： 催促のような表現（「まだご返信がありません」など）は避け、あくまで確認の姿勢を保ちましょう。

フォローの目的は「伝わっているかの確認」であり、「急かすこと」ではありません。

次の章では、ミスを減らすための仕組みづくりやテンプレート管理のコツを紹介します。

ミスを減らすためのメール術とテンプレート管理

訂正や差し替えメールの手間を減らすためには、日頃からの「仕組み化」が大切です。

ここでは、チェックリストの作り方や便利なツール、テンプレートを使った時短テクニックを紹介します。

自分専用のチェックリストと定型文の作り方

メールミスの多くは「確認不足」が原因です。

自分の業務スタイルに合ったチェックリストを用意しておくと、誤送信や添付忘れを防げます。

【定型文フォーマット例】

件名：【訂正】〇〇に関するご案内
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先ほどお送りしたメールに誤りがありましたため、訂正いたします。

【誤】〇〇
【正】〇〇

ご確認をお願いいたします。

毎回ゼロから書かず、定型文を少し修正するだけで効率と正確さが格段に上がります。

ツールを使った誤送信防止対策

近年は、メール送信時に自動でチェックしてくれる便利な機能も増えています。

自分の環境に合ったツールを活用して、ミスを未然に防ぎましょう。

注意： 便利な機能も「確認の代わり」ではなく「補助」として使うことが大切です。

最終判断はあくまで自分の目で行う意識を持ちましょう。

テンプレート化で時短しながら丁寧さを保つ方法

テンプレートをうまく活用すれば、スピードと正確さの両立が可能です。

たとえば、社内共有フォルダやメモアプリに「訂正・差し替え」用の文例集を保存しておくと便利です。

テンプレートを作るときは、以下の3点を意識しましょう。

• ① 誰が読んでもすぐ使える構成にする
• ② 日付・氏名など変更部分を【】で囲む
• ③ 最新の文例を定期的に見直す

テンプレートは「正確さ」と「誠実さ」を両立させる最強のツールです。

次の章では、この記事全体をまとめ、誤送信時の心構えを振り返ります。

まとめ｜訂正・差し替えメールは「誠実＋迅速＋簡潔」が最強

メールの誤送信や内容のミスは、誰にでも起こりうることです。

大切なのは、ミスそのものではなく、その後にどう対応するかという点です。

失敗後の対応が信頼を深める理由

ミスを隠そうとするよりも、正直に認めて迅速に訂正するほうが信頼を得られます。

相手の立場に立って丁寧に伝えることで、「誠実な人」という印象を残すことができます。

人は「完璧な人」よりも、「誠実に対応する人」に信頼を寄せます。

「迅速・正確・誠実」3原則で信頼される人になる

訂正や差し替えメールで意識すべきポイントは、この3つに集約されます。

すぐに・正しく・丁寧に。

この3つを意識すれば、どんなミスも誠実にカバーできます。

この記事で紹介した文例やテンプレートを日常業務に取り入れておくことで、慌てず落ち着いて対応できるようになります。

そして、ミスを恐れずに誠実に行動することが、最終的には信頼関係を深める一番の近道です。