取引先との打ち合わせや訪問などで、「上司も同席します」と伝える機会は意外と多いですよね。
この一言には、相手への配慮や信頼感を示す重要な意味があります。
しかし、伝え方を間違えると唐突な印象を与えたり、相手の準備を乱したりすることも。
この記事では、そんなシーンで迷わないために、上司同席のメールを丁寧かつ自然に伝えるコツを解説します。
シーン別の例文やフルテンプレートも多数紹介するので、すぐに使える実践的な内容になっています。
好印象を与えるビジネスメールの書き方を身につけたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
上司も同席しますと伝えるメールの基本マナー
「上司も同席します」と伝えるメールは、相手への印象を左右する大切な連絡です。
この章では、上司同席の意図や、伝えるタイミング・文面トーンのマナーについて解説します。
上司同席の意味と伝える意図
「上司が同席する」とは、単に上司が付き添うという意味ではありません。
多くの場合、重要な判断や信頼関係の強化を目的とした場で使われます。
そのため、伝える際は相手に安心感を与える表現を意識しましょう。
| 目的 | 伝える意図 |
|---|---|
| 商談・打ち合わせ | 意思決定を迅速に進めるため |
| フォローや調整 | 誠実な対応を示すため |
| 新しい取引先との面会 | 信頼関係を構築するため |
このように目的を明確にして伝えることで、相手は「なぜ上司が同席するのか」を自然に理解できます。
伝えるタイミングと理想的なトーン
上司が同席することは、できるだけ早めに伝えるのがマナーです。
打ち合わせの日程が確定した時点で知らせるのが理想的で、遅くとも2〜3日前には連絡しましょう。
また、文面のトーンは「事務的すぎず、やわらかい表現」が好印象です。
| トーン | 例文 |
|---|---|
| ややフォーマル | 「弊社の部長も同席させていただきます」 |
| 柔らかく丁寧 | 「当日は弊社部長もご一緒させていただく予定です」 |
相手の予定に配慮した表現を心がけると、信頼感がぐっと高まります。
「同席」と「同行」の違いを例文で理解する
「同席」と「同行」は似ていますが、使う場面が異なります。
正しく使い分けることで、ビジネスメールの印象がより自然になります。
| 表現 | 意味 | 使用シーン | 例文 |
|---|---|---|---|
| 同席 | 会議や打ち合わせの場に一緒に出る | 商談・打ち合わせ | 「弊社の部長が同席いたします」 |
| 同行 | 同じ目的地へ一緒に行く | 訪問・出張 | 「上司が同行いたします」 |
どちらも敬語表現を正しく使うことが大切です。
特に「上司を敬語で表す」のは誤りなので、「弊社の部長が〜いたします」と書くのが正解です。
伝える内容＋タイミング＋表現の丁寧さを意識することで、ビジネス相手に誠実な印象を与えられます。
「上司も同席します」メールの基本構成と書き方
上司が同席することを伝えるメールは、構成と表現のバランスがとても大切です。
この章では、相手に伝わりやすく、丁寧で自然な文面を作るための書き方を解説します。
メール構成の基本フォーマット
上司同席メールは、以下のような構成で書くと読みやすく、印象も良くなります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 要点を簡潔に伝える（例：「打ち合わせのご連絡（上司同席のご案内）」） |
| 宛名 | 部署名・役職・氏名を明記（例：「〇〇株式会社 営業部 △△様」） |
| 挨拶 | 「いつもお世話になっております。」などの定型挨拶 |
| 本文 | 上司が同席する旨と理由、相手への配慮を含める |
| 結び | 「何卒よろしくお願いいたします。」などで締める |
この5つの要素を意識すれば、どんなビジネスメールでも整った印象になります。
書き出しから結びまでの文例テンプレート（フルバージョン例文）
以下は、上司同席を伝えるメールのフルバージョン例文です。
構成と表現の流れを一通り確認してみましょう。
| 件名：打ち合わせのご連絡（上司同席のご案内）
〇〇株式会社 営業部 △△様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の□□です。 先日ご調整いただきました〇月〇日（〇）の打ち合わせにつきまして、当日は弊社部長の佐藤も同席させていただきます。 今後の進行体制について直接ご説明させていただきたく、ご理解賜れますと幸いです。 当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。 敬具 |
このように、上司の役職と名字を明記することで、相手に誠実な印象を与えられます。
また、同席の理由を一文添えることで、意図が伝わりやすくなります。
上司の役職・名前を自然に入れるコツ
上司を紹介する際に、相手への敬意と社内上下関係の両方を正しく表現することが重要です。
「弊社の〇〇」という表現を使うと、自然に聞こえます。
| 誤った表現 | 正しい表現 |
|---|---|
| 「上司の田中が伺います」 | 「弊社の部長・田中が同席いたします」 |
| 「部長の田中様が伺います」 | 「弊社の田中が同席させていただきます」 |
このように、社内の人を「様」付けで表現するのは不自然です。
敬語はあくまで相手に対して使うものなので注意しましょう。
上司の肩書きを正しく使うことが、相手への信頼感につながります。
【シーン別】上司も同席しますメールの例文集
ここでは、実際のビジネスシーンで使える「上司も同席します」メールの具体例を紹介します。
状況に合わせて言葉を使い分けることで、より自然で信頼感のある印象を与えられます。
商談・打ち合わせでの上司同席メール例文３選
商談や打ち合わせでは、上司の同席が「意思決定」や「重要な説明」を意味することが多いです。
以下の文例を参考にして、状況に合った言葉を選びましょう。
| パターン | メール例文 |
|---|---|
| 基本形 | 件名：打ち合わせのご連絡（上司同席のご案内）
〇〇株式会社 営業部 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 〇月〇日（〇）の打ち合わせにつきまして、当日は弊社部長の佐藤も同席させていただきます。 今後の進行体制について直接ご説明させていただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| 柔らかい表現 | 件名：打ち合わせ同席のご連絡
〇〇株式会社 △△様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 当日の打ち合わせには、弊社の部長・山田もご一緒させていただきます。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 正式なトーン | 件名：打ち合わせのご案内（上司同席のご連絡）
〇〇株式会社 営業部 △△様 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 〇月〇日（〇）の打ち合わせにおきましては、弊社部長の田中が同席させていただきます。 貴重なお時間を頂戴いたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
訪問アポイント・同行パターンの例文３選
訪問の連絡では「同行」という言葉を使うのが自然です。
特に初回訪問や新規取引では、丁寧な印象を意識しましょう。
| パターン | メール例文 |
|---|---|
| 基本形 | 件名：訪問予定のご連絡（上司同行のご案内）
〇〇株式会社 管理部 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 〇月〇日（〇）の訪問に関しまして、弊社部長の山田が同行いたします。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| フォーマル | 件名：訪問予定につきまして（上司同行のご案内）
〇〇株式会社 △△様 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 〇日の訪問の際には、弊社部長の田中が同行いたします。 ご多用のところ恐縮ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| 柔らかい印象 | 件名：訪問のご連絡（上司同行のご案内）
〇〇株式会社 △△様 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 当日の訪問には、弊社のマネージャー・鈴木もご一緒させていただきます。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
クレーム対応・フォローアップ時の例文３選
問題対応やフォローアップの場では、誠実さを重視した表現が大切です。
上司の同席を伝えることで、責任を持って対応する姿勢を示せます。
| パターン | メール例文 |
|---|---|
| 基本形 | 件名：ご面談のご調整につきまして（上司同席のお願い）
〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社カスタマー部の□□です。 ご指摘の件につきまして、弊社マネージャーの田中も同席させていただきたく存じます。 つきましては、以下日程のご都合をお知らせいただけますでしょうか。 |
| 柔らかい依頼型 | 件名：ご面談のお願い（上司同席のご連絡）
〇〇株式会社 △△様 平素よりお世話になっております。〇〇株式会社サポート部の□□です。 ご相談の件につきまして、弊社マネージャーの佐藤も同席のうえ、ご説明させていただければと存じます。 お手数をおかけしますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 |
| フォーマルかつ誠実 | 件名：ご面談のお願い（上司同席のご案内）
〇〇株式会社 担当者様 平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 今回の件に関しましては、弊社マネージャーの鈴木も同席し、今後の対応方針についてご説明申し上げます。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。 |
シーンに合わせて文面を変えることで、相手に伝わる印象は格段に良くなります。
【目的別】印象を高める一文フレーズ集
上司の同席を伝えるメールでは、文面の一言で印象が大きく変わります。
この章では、安心感や配慮を伝えるためのフレーズを目的別に紹介します。
安心感を与える添え言葉の例文
上司が同席する理由を一言添えるだけで、相手は「なぜ同席するのか」を自然に理解できます。
丁寧で誠実な印象を与える言葉を使いましょう。
| 目的 | 一文フレーズ |
|---|---|
| 意思決定を迅速にする | 「今後の進行体制について、上司より直接ご説明させていただきます。」 |
| 重要な案件の共有 | 「案件内容の最終確認のため、弊社部長も同席いたします。」 |
| 信頼関係の強化 | 「今後の協力体制について、弊社の責任者も同席させていただきます。」 |
上司の同席を伝える際は、“理由を一文で添える”だけでメールの印象が大きく変わります。
配慮を感じさせるクッション表現
クッション表現とは、依頼や連絡の前に添えることで、柔らかい印象を与える表現のことです。
相手の負担を考慮していることが伝わるため、ビジネスメールでは非常に有効です。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 一般的な連絡 | 「ご多用のところ恐縮ですが、何卒ご理解賜れますと幸いです。」 |
| 日程調整を依頼する場合 | 「恐れ入りますが、以下日程のご都合をお知らせいただけますでしょうか。」 |
| 変更や確認をお願いする場合 | 「念のためご確認のほど、よろしくお願いいたします。」 |
このようなフレーズを使うことで、メール全体が柔らかく丁寧な印象になります。
フォーマル度別の結び表現（カジュアル〜堅め）
結びの言葉は、メール全体のトーンを決める重要な部分です。
シーンや相手との関係に合わせて、フォーマル度を調整しましょう。
| フォーマル度 | 表現例 |
|---|---|
| ややカジュアル | 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」 |
| 標準 | 「当日はどうぞよろしくお願いいたします。」 |
| フォーマル | 「何卒よろしくお願い申し上げます。」 |
| 非常に丁寧 | 「ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」 |
相手との関係が長い場合は柔らかく、初めての相手や重要案件の場合はフォーマルにまとめましょう。
文末ひとつで印象が変わることを意識すると、より効果的なメールが書けます。
避けるべきNG表現と誤用例
上司同席の連絡は丁寧に書くことが大切ですが、使い方を間違えると失礼な印象になることもあります。
この章では、避けるべき表現と正しい言い換えをまとめました。
敬語の誤用に注意すべきポイント
上司に対しても相手に対しても、敬語のバランスを正しく取る必要があります。
特に社内の上司を「様」付けで書くのは不自然です。
| 誤った表現 | 修正例 | ポイント |
|---|---|---|
| 「部長の田中様が同席します」 | 「弊社の田中が同席いたします」 | 社内の人は「様」を付けない |
| 「上司の山田が伺います」 | 「弊社の部長・山田が同席させていただきます」 | 敬語と役職を正しく併用 |
| 「部長にご同行いただきます」 | 「弊社の部長が同行いたします」 | 「いただく」は社外の相手に使う |
社内の人物を紹介するときは、「弊社の〇〇」という表現を使うのが自然です。
社外の人を立てすぎたり、上司を敬語で表したりすると、相手が違和感を持つ場合があります。
誤解を招くNG表現とその言い換え例
一見丁寧に見えても、実は誤解を与えやすい表現があります。
少しの違いで印象が変わるため、次のような点に注意しましょう。
| NG表現 | 理由 | 言い換え例 |
|---|---|---|
| 「勝手ながら上司も同席します」 | 一方的な印象を与える | 「弊社の部長も同席させていただきます」 |
| 「うちの部長が伺います」 | カジュアルすぎる | 「弊社の部長が伺います」 |
| 「急ですが上司が同行します」 | 相手に負担をかける印象 | 「直前のご連絡となり恐縮ですが、上司も同行いたします」 |
特に「勝手ながら」「うちの」「急ですが」といった言葉は、柔らかそうに見えても失礼にあたる場合があります。
代わりに、相手の都合に配慮する表現を選ぶと、印象が良くなります。
また、上司同席の理由を明記すると、唐突な印象を避けられます。
例えば、「進行状況をご説明するため」「最終確認のため」などを添えると自然です。
最後に、上司同席のメールでは「伺います」「参ります」などの敬語も正しく使い分けましょう。
上司が相手先に行く場合は「同行いたします」、自分自身を含める場合は「伺います」を使うのが基本です。
一語の違いが信頼を左右することを意識して、丁寧な表現を選びましょう。
まとめ！上司同席のメールは「丁寧さ＋一言の配慮」で差がつく
ここまで、上司同席のメールマナーや文例を紹介してきました。
最後に、好印象を与えるために押さえておきたいポイントを整理しましょう。
好印象を与える3つの要点
上司が同席する旨を伝えるメールでは、以下の3点を意識するだけで印象が格段に良くなります。
| 要点 | ポイント |
|---|---|
| ① 伝えるタイミング | できるだけ早めに知らせることで、相手に準備の余裕を与える。 |
| ② 表現の丁寧さ | 「弊社の〇〇が同席いたします」といった自然な敬語で誠実さを伝える。 |
| ③ 一言の配慮 | 「ご理解賜れますと幸いです」など、相手を気遣う表現を添える。 |
この3つを意識するだけで、同じ内容でも相手の受け取り方が変わります。
誠実で穏やかなトーンこそが、上司同席メールで最も大切なマナーです。
上司同席メールで信頼を築くための心構え
上司同席の連絡は、単なる業務連絡ではありません。
それは「会社としての姿勢」や「相手への敬意」を伝える機会でもあります。
たとえ短いメールでも、次のような心構えを持つことが大切です。
- 上司同席の意図を簡潔に添える
- 相手の立場を考えた表現を使う
- 文末は柔らかくまとめる
たとえば次のような文面は、どんな相手にも丁寧で安心感を与えます。
| 件名：打ち合わせのご連絡（上司同席のご案内）
〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 〇月〇日（〇）の打ち合わせにつきまして、弊社部長の佐藤も同席させていただきます。 今後の進行について直接ご説明させていただければ幸いです。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 |
このように、シンプルで礼儀正しい表現を使うだけで、相手に安心感と信頼を与えられます。
「丁寧さ」と「一言の配慮」が、上司同席メールを成功に導く最大の鍵です。
