ビジネスシーンでは、「データを送ってほしい」とお願いする機会が意外と多いですよね。
とはいえ、相手に失礼なく、かつ迅速に対応してもらえるように書くのは意外と難しいものです。
本記事では、「データを送ってほしい メール例文」をテーマに、社外・社内のシーン別に使える文例や件名のコツ、便利なテンプレートまで徹底的に解説します。
フォーマルな取引先への依頼から、同僚への軽めの共有依頼まで、そのままコピペで使えるフルバージョン例文も多数掲載。
この記事を読めば、「丁寧で伝わる依頼メール」が今日からすぐに書けるようになります。
データを送ってほしいメールの基本マナーと構成
ビジネスの場では「データを送ってほしい」とお願いする機会が多くあります。
ここでは、相手に負担をかけず、かつ迅速に対応してもらえる依頼メールの基本構成とマナーを整理しておきましょう。
まず押さえたい「依頼メールの基本構成」
依頼メールは、基本的に「挨拶→理由→具体的な依頼→期限→締め」の順番で構成します。
この流れを守ることで、相手が読みやすく、対応もしやすくなります。
| 構成要素 | ポイント |
|---|---|
| 挨拶 | 相手に合わせた丁寧な一言を入れる（例：「お世話になっております」など） |
| 理由 | なぜデータが必要なのかを簡潔に説明する |
| 依頼内容 | データ名・形式・送付方法などを具体的に書く |
| 期限 | 対応期限を明確に伝える |
| 締め | 感謝と依頼の言葉で締める |
ポイントは、相手がすぐに動けるように「何を・いつまでに・どの形式で」が明確になっていることです。
相手に伝わる件名・本文・締め方のコツ
件名は短く、要件が一目で分かるようにします。
たとえば「データ送付のお願い（プロジェクト名）」のように書くと、受信者がすぐに内容を把握できます。
| 件名の例 | 特徴 |
|---|---|
| データ送付のお願い（〇〇案件） | 目的と対象を明示している |
| 資料共有のお願い（△△プロジェクト） | 共有目的が分かる |
| 進捗データご送付のお願い | 状況報告用の依頼に適している |
「データください」だけの件名は避けましょう。
シンプルすぎて相手が要件を理解できず、後回しにされる原因になります。
丁寧で失礼のない依頼表現リスト
依頼時の言葉選びひとつで、印象は大きく変わります。
以下は、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な依頼表現の例です。
| 目的 | 表現例 |
|---|---|
| データ依頼 | お手数をおかけしますが、データをご送付いただけますでしょうか。 |
| 期限付き依頼 | 〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。 |
| 柔らかい依頼 | ご都合のよいタイミングでお送りいただければ幸いです。 |
| 感謝を添える | いつも迅速なご対応をいただき、誠にありがとうございます。 |
相手を気遣う表現を添えることで、依頼がよりスムーズに受け入れられます。
【社外向け】取引先・顧客にデータを送ってほしいときのメール例文
取引先や顧客にデータをお願いする場合は、社内よりも丁寧な表現が求められます。
ここでは、目的別にそのまま使えるフルバージョン例文を紹介します。
商品カタログをお願いするメール（フォーマル例文＋短縮版）
まずは、最も一般的な「商品カタログデータを依頼するメール」です。
正式な文面と、短くまとめたバージョンの両方を用意しました。
| フルバージョン例文 |
|---|
| 件名：商品カタログデータ送付のお願い（株式会社〇〇様）
株式会社〇〇 営業部 △△様 いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。 この度、新商品のご提案を進めるにあたり、貴社の最新商品カタログデータをいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社□□ ××（内線：1234 / メール：xxx@bbb.co.jp） |
| 短縮版 |
| 件名：カタログデータ送付のお願い
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□の××です。 よろしくお願いいたします。 |
相手の時間を尊重しつつ、期限を伝えるのがポイントです。
見積書・価格表データを依頼するメール（用途別例文）
次に、取引検討や見積依頼の際に使える例文です。
| 例文 |
|---|
| 件名：最新価格表データ送付のお願い
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
「どの商品のデータが必要か」を具体的に書くことで、相手の確認作業がスムーズになります。
アンケート結果や資料共有をお願いするメール（目的明示型）
共同調査やイベント後などで、相手企業にデータ共有をお願いする場面の例文です。
| 例文 |
|---|
| 件名：アンケート結果データ送付のお願い
株式会社〇〇 営業部 △△様 いつも大変お世話になっております。□□株式会社の××でございます。 先日実施いたしました共同アンケートの結果データを、Excel形式でご共有いただけますでしょうか。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
活用目的を明示することで、相手に安心感と信頼を与えられます。
緊急時に送る依頼メール（スピード重視の表現）
納期や会議が迫っている場合は、簡潔でわかりやすい依頼を心がけましょう。
| 例文 |
|---|
| 件名：【急】データ送付のお願い（〇〇案件）
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 |
「【急】」の表記は多用せず、本当に必要な場面だけで使うようにしましょう。
【社内向け】上司・同僚・チームメンバーへの依頼メール例文
社内でデータをお願いするときは、社外ほど堅くする必要はありません。
ただし、立場や関係性によって言葉遣いを変えることで、印象がぐっと良くなります。
上司に資料をお願いする例文（改まった文とカジュアル文）
上司への依頼は、敬意を保ちながらも簡潔にまとめるのがポイントです。
ここでは、フォーマルな文面と少し柔らかいトーンの例を並べて紹介します。
| フォーマル例文 |
|---|
| 件名：〇〇資料送付のお願い
〇〇部 △△部長 お疲れ様です。□□課の××です。 先日のプロジェクト打ち合わせで共有いただいた〇〇資料を、改めてお送りいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| カジュアル例文 |
| 件名：〇〇資料のデータ送付をお願いできますか
△△部長 お疲れ様です。□□課の××です。 よろしくお願いいたします。 |
上司には、依頼の前後に感謝の一言を添えることで、印象がぐっと柔らかくなります。
同僚にデータを共有してもらう依頼文（短文・チャット風）
同僚や同じチーム内でのやり取りは、シンプルにまとめてもOKです。
ただし、敬意を欠かない表現を心がけましょう。
| 例文（メール・チャット共通） |
|---|
| 件名：○○案件データ共有のお願い
○○さん お疲れ様です。△△です。 いつもありがとうございます。 |
社内の同僚でも、軽すぎる言葉づかい（「送って」だけなど）は避けましょう。
チーム全員に複数データを依頼するメール（リスト付き）
チーム全体に依頼を出す場合は、必要なデータを箇条書きにして明確に伝えます。
誰がどのデータを出すのかが一目で分かるようにしましょう。
| 例文 |
|---|
| 件名：プロジェクト進捗データ送付のお願い
チームの皆さん お疲れ様です。プロジェクトリーダーの××です。 今週末の進捗報告会に向けて、以下のデータをお送りください。
期限：〇月〇日（金）まで ご不明点があればお知らせください。 |
複数人への依頼は「誰が・何を・いつまでに」が見えるように書くと、混乱を防げます。
別部署への依頼メール（ていねい＋具体的な説明例）
社内でも他部署への依頼は、社外メールに近いトーンを意識しましょう。
| 例文 |
|---|
| 件名：データ共有のお願い（〇〇部 ××様）
〇〇部 ××様 お疲れ様です。△△部の□□です。 ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。 |
他部署への依頼は、社外メールと同じく「丁寧な依頼＋期限＋目的説明」が基本です。
【件名大全】相手が開きたくなる件名の付け方と例文集
メールの件名は、相手が最初に目にする大事な要素です。
内容がすぐに伝わる件名にすることで、開封率も対応スピードも格段に上がります。
社外向けの件名例（目的別）
取引先や顧客に送る場合は、「何を依頼しているのか」「どの案件か」が明確になる件名を意識しましょう。
| 目的 | 件名例 |
|---|---|
| データ共有依頼 | データ送付のお願い（〇〇案件） |
| カタログ請求 | 商品カタログデータ送付のお願い（株式会社〇〇様） |
| 価格表依頼 | 最新価格表データ送付のお願い |
| アンケート結果共有 | アンケート結果データご共有のお願い |
| 緊急依頼 | 【急】〇〇データ送付のお願い（本日中） |
社外メールの件名は「目的＋依頼内容＋案件名」が基本です。
社内向けの件名例（緊急・通常・共有）
社内向けはもう少しシンプルでOKですが、受け取る相手が「何のデータなのか」「いつ必要か」をすぐに分かるようにしましょう。
| 用途 | 件名例 |
|---|---|
| 通常の依頼 | 〇〇資料送付のお願い |
| 共有依頼 | 〇〇案件データ共有のお願い |
| 進捗報告用 | プロジェクト進捗データ送付のお願い |
| 緊急対応 | 【至急】本日中のデータ送付のお願い |
| 複数データ | 今週分データ提出のお願い（売上・顧客・報告） |
社内だからといって件名を省略しすぎるのはNGです。
「データ」「資料」だけでは検索しにくく、後から見返すときに不便になります。
件名作成の3つの基本ルール
件名を作る際は、以下の3つのポイントを意識するとわかりやすく整理できます。
| ルール | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| ①目的を明確に | 依頼・確認・共有など、メールの目的を最初に入れる | データ共有のお願い |
| ②対象を特定 | 案件名や資料名など、相手がすぐ思い出せる情報を加える | 〇〇案件の資料送付のお願い |
| ③期限や優先度を補足 | 必要に応じて「〇月〇日まで」「本日中」などを添える | 【急】本日中のデータ送付のお願い |
「目的＋対象＋期限」の3要素を意識するだけで、件名の完成度が一気に上がります。
避けたい件名のNG例
せっかく内容が丁寧でも、件名が曖昧だと伝わりにくくなります。
以下のような件名は避けましょう。
| NG件名 | 改善例 |
|---|---|
| データ | 〇〇データ送付のお願い |
| 資料 | 〇〇資料共有のお願い（△△プロジェクト） |
| 確認お願いします | 〇〇データ内容確認のお願い |
| お願いします | 【至急】〇〇データ送付のお願い |
件名が曖昧だと、相手が内容を開くまでに時間がかかり、返信も遅れがちになります。
短くても明確な件名を心がけましょう。
【テンプレート集】データ依頼メールの書き方完全ガイド
「どんな流れで書けばいいか分からない…」という方のために、すぐ使えるテンプレートをまとめました。
基本形を押さえておけば、どんなシーンでも応用が効きます。
基本テンプレート（挨拶→理由→内容→期限→締め）
まずは、最も汎用的な構成のテンプレートです。
どの業種・相手にも使えるスタンダードな形となっています。
| テンプレート例 |
|---|
| 件名：〇〇データ送付のお願い（〇〇案件）
株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の××です。 現在進行中の〇〇案件に関し、下記データをご送付いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
このテンプレートを基礎にすれば、誰に対してもわかりやすく誠実な印象を与えられます。
形式別テンプレート（PDF／Excel／共有リンク）
データの形式を指定することで、受け取った後の作業がスムーズになります。
用途別に3パターンを紹介します。
| PDF形式の依頼 |
|---|
| 件名：PDFデータ送付のお願い（〇〇資料）
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 ご対応のほど、よろしくお願いいたします。 |
| Excel形式の依頼 |
| 件名：Excelデータ送付のお願い（〇〇案件）
〇〇部 △△様 お疲れ様です。□□課の××です。 よろしくお願いいたします。 |
| 共有リンクの依頼 |
| 件名：共有リンクでのデータ送付のお願い（〇〇資料）
〇〇様 お世話になっております。□□の××です。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
形式を明示すると、相手の手間が減り、やり取りがスムーズになります。
期限付き・リマインド付きテンプレート
納期や提出期限がある場合は、明確な期日を添えて伝えましょう。
また、リマインドを送る場合の文例も紹介します。
| 期限付き依頼テンプレート |
|---|
| 件名：〇〇データ送付のお願い（〇月〇日まで）
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 現在進行中の案件資料を作成するため、以下のデータをご送付いただけますでしょうか。
〇月〇日（金）までにご対応いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| リマインドテンプレート |
| 件名：先日お願いした〇〇データ送付の件について
株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の××です。 |
リマインドは「確認」という言葉を使うと、柔らかく伝わります。
依頼後のフォローアップ＆お礼メール例文集
データをお願いしたあとも、適切なフォローとお礼を忘れずに行うことが大切です。
ここでは、返信がない場合のフォローアップと、データ受領後のお礼メールを紹介します。
返信がない場合の丁寧な催促メール例文
依頼したデータの返信がない場合でも、催促は慎重に行いましょう。
「確認」「ご都合の良いときに」など、柔らかい表現を使うのがポイントです。
| 社外向け（取引先） |
|---|
| 件名：先日お願いした〇〇データ送付の件について
株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の××です。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
| 社内向け（上司・同僚） |
| 件名：〇〇データ送付の件、ご確認お願いします
お疲れ様です。□□課の××です。 よろしくお願いいたします。 |
催促メールは「まだですか？」ではなく「ご確認いただけましたでしょうか」で始めるのがマナーです。
データ受領後に送るお礼メール例文（短文・丁寧文）
依頼したデータを受け取ったら、できるだけ早くお礼メールを送りましょう。
短文でも構いませんが、誠実な印象を与える一言を添えるのがポイントです。
| 短文お礼メール |
|---|
| 件名：〇〇データ受領のお礼
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 迅速なご対応に感謝申し上げます。 |
| 丁寧なお礼メール |
| 件名：〇〇データご送付のお礼
株式会社〇〇 △△様 いつも大変お世話になっております。□□株式会社の××でございます。 この度はお忙しい中、〇〇データをご送付いただき誠にありがとうございました。 |
「受け取りました」「ありがとうございます」をセットで伝えるのが、最も感じの良いお礼の形です。
お礼＋今後の依頼を見据えたフォローメール
良好な関係を保つために、次回の依頼を見据えたフォローメールを送るのも効果的です。
| 例文 |
|---|
| 件名：データご送付のお礼と今後のお願い
株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。□□株式会社の××です。 今後も同様の資料を定期的に共有いただければ幸いです。 |
お礼メールは信頼関係を築く絶好のチャンスです。
「またお願いしたい」と思ってもらえる一文を加えると、次のやり取りがスムーズになります。
NG例とその改善フレーズ集
せっかく丁寧にメールを書いても、言葉選びを間違えると相手に失礼な印象を与えてしまうことがあります。
ここでは、やりがちなNG例と、そのまま使える改善フレーズをセットで紹介します。
「データください」では失礼になる理由
ビジネスの場では、フランクすぎる表現は避けるべきです。
「データください」は命令形に近い印象を与えるため、社会人としては不適切とされます。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| 〇〇のデータください。 | お手数をおかけしますが、〇〇のデータをご送付いただけますでしょうか。 |
| データ送ってください。 | ご都合のよいタイミングで、データをご送付いただけますと幸いです。 |
| データお願いします。 | 〇〇データの送付をお願いできますでしょうか。 |
丁寧にお願いするだけで、印象が大きく変わります。
曖昧な依頼表現を具体的に変える
「資料お願いします」「先日の件」など、内容が曖昧だと相手が何をすればいいか分からず、対応が遅れます。
具体的に書くことで、ミスや認識違いを防げます。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| 資料お願いします。 | 〇〇プロジェクトの見積資料を、Excel形式でお送りいただけますでしょうか。 |
| 先日の件ですが。 | 先日お打ち合わせした〇〇商品の販売データについて、共有をお願いできますか。 |
| あのデータの件で。 | 〇月分の売上データについて、ご送付をお願いしたくご連絡いたしました。 |
「どのデータを」「何のために」が分かるように書くことが信頼される依頼の基本です。
強すぎる依頼を柔らかくする表現テクニック
「至急」「早めに」などの言葉を使うと、相手にプレッシャーを与えがちです。
代わりに、柔らかく伝える言い回しを活用しましょう。
| NG表現 | 改善フレーズ |
|---|---|
| 至急送ってください。 | お急ぎのところ恐縮ですが、本日中にご対応いただけますと幸いです。 |
| なるべく早く。 | 〇月〇日までにご対応いただけますでしょうか。 |
| できるだけ早めにお願いします。 | ご多忙のところ恐縮ですが、〇日までにご送付いただけますと助かります。 |
急ぎの場合でも「恐縮ですが」「助かります」といったクッション言葉を添えるだけで印象が和らぎます。
相手の手間を減らす書き換え例
相手にとって負担が少ない依頼メールは、対応してもらいやすいメールです。
ファイル形式や送付方法を指定してあげると、相手も安心して対応できます。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| データを送ってください。 | 〇〇データを、ExcelまたはPDF形式でお送りいただけますでしょうか。 |
| データを共有してください。 | 共有フォルダ（〇〇フォルダ）にアップしていただけますと助かります。 |
| 資料をください。 | 〇〇資料を、メール添付または共有リンクでいただけますでしょうか。 |
依頼メールは「相手がすぐ動ける設計」にすることが最大のポイントです。
丁寧さと具体性を両立することで、信頼とスピードを両方得られます。
まとめ！データ依頼メールは「丁寧さ＋明確さ」で信頼を築く
ここまで、ビジネスで使える「データを送ってほしいメール例文」をさまざまなシーン別に紹介してきました。
最後に、要点を整理しておきましょう。
| チェックポイント | 内容 |
|---|---|
| ① 件名 | 「目的＋対象＋期限」を短く明示する |
| ② 本文構成 | 挨拶→理由→依頼内容→期限→締め の順番を守る |
| ③ 表現 | 「ください」ではなく「ご送付いただけますでしょうか」を使用 |
| ④ 期限設定 | 「〇月〇日までに」と具体的に伝える |
| ⑤ 感謝 | 依頼時もお礼時も「ご対応ありがとうございます」を忘れない |
データ依頼メールで最も大切なのは、相手への敬意とわかりやすさです。
短い文章でも、相手が「この人のメールは読みやすい」「すぐ返信しよう」と思えるような構成を意識しましょう。
また、依頼後のフォローやお礼も忘れずに行うことで、信頼関係が深まります。
メールのやり取りひとつで、仕事の進行スピードや印象は大きく変わるものです。
「丁寧さ」と「明確さ」を両立すること。
それが、ビジネスメールを制する最大のコツです。
