営業時間外にかかってきた電話に、どう対応するかで印象は大きく変わります。
何も流れない、あるいは分かりにくい案内では、相手を迷わせてしまいがちです。
時間外アナウンスは、対応できない状況でも、次の行動を分かりやすく伝えるための大切な案内役です。
この記事では、「時間 外 アナウンス 例文」を探している方に向けて、基本の定番例文から、業種別・シーン別の応用例文、さらにそのまま録音できるフルバージョン例文までをまとめて紹介します。
短時間用、フォーマル向け、臨時対応用など、実務で使いやすい形に整理しているのが特長です。
例文を参考にしながら、自社や店舗に合った表現を選ぶだけで、すぐに時間外アナウンスを整えられます。
これから設定する方も、見直しを検討している方も、安心して使える内容になっています。
時間外アナウンスとは何かを分かりやすく解説
この章では、時間外アナウンスの基本的な意味と、なぜ多くの企業や店舗で使われているのかを整理します。
初めて設定する方でも迷わないよう、役割や必要性を噛み砕いて説明していきます。
ビジネスにおける時間外アナウンスの役割
時間外アナウンスとは、営業時間外にかかってきた電話に対して、自動で流れる案内メッセージのことです。
人が直接対応できない時間帯でも、相手に状況を伝えられるのが最大の役割です。
何も流れずに切れてしまう状態と比べると、印象は大きく変わります。
きちんとしたアナウンスがあるだけで、対応する姿勢がある会社や店舗だと感じてもらいやすくなります。
時間外アナウンスは「不在の言い訳」ではなく「次につなぐための案内役」です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 主な役割 | 営業時間外であることを丁寧に伝える |
| 補助的な役割 | 次に連絡すべき時間や方法を案内する |
| 期待される印象 | きちんと管理されている、信頼できる |
時間外アナウンスが必要とされる具体的なシーン
時間外アナウンスが活躍するのは、夜間や休日だけではありません。
日中であっても、人手が足りない時間帯や一時的に対応できない場面で役立ちます。
例えば、お昼休憩中や社内会議中なども該当します。
このような場面で何も案内がないと、相手は「つながらない会社」という印象を持ちやすくなります。
短いアナウンスでも入れておくことで、不要な不安を減らせます。
| シーン | アナウンスが必要な理由 |
|---|---|
| 夜間・早朝 | 営業時間外であることを明確にするため |
| 土日・定休日 | 再開日時を伝えて混乱を防ぐため |
| 短時間の離席 | すぐ戻ることを知らせて安心感を与えるため |
時間外アナウンスに必ず入れるべき3つの要素
時間外アナウンスは、内容を詰め込みすぎる必要はありません。
むしろ、最低限のポイントを押さえることが大切です。
この3つが欠けると、分かりにくいアナウンスになりやすいです。
| 要素 | 説明 |
|---|---|
| 営業時間外であること | 現在対応できない理由を簡潔に伝える |
| 次の対応時間 | いつ連絡すればよいかを具体的に示す |
| 代替手段 | 後日連絡や別の窓口がある場合に案内する |
この3点がそろっていれば、聞き手は迷わず行動できます。
逆に、時間だけ曖昧だったり、次の案内がないと不親切に感じられます。
まずはこの基本形を意識して、次の章の例文を見ていきましょう。
時間外アナウンスの基本例文（まず押さえるべき定番）
この章では、どの業種でも使いやすい基本的な時間外アナウンス例文を紹介します。
まずはこの定番パターンを押さえておくと、応用やカスタマイズがとても楽になります。
平日夜間の営業時間外アナウンスの例文
平日の業務終了後に流すアナウンスは、もっとも使用頻度が高いパターンです。
感謝、状況説明、次回案内をシンプルにまとめるのがコツです。
短縮版（約20秒）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外となっております。平日の営業時間は午前9時から午後6時までです。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しください。」
標準版（約30秒）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま業務時間外のため、担当者が不在となっております。営業時間は平日午前9時から午後6時までです。お手数ですが、営業時間内に再度お電話いただけますと幸いです。」
フルバージョン例文（約45秒）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま業務時間外のため、お電話での対応ができかねます。誠に恐れ入りますが、営業時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。営業時間内に改めておかけ直しいただくか、ホームページのお問い合わせフォームをご利用ください。何卒よろしくお願いいたします。」
平日夜間は「最も無難で丁寧」な表現を使うのが安心です。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| トーン | 落ち着いて丁寧 |
| 長さ | 20〜45秒以内 |
| 必須要素 | 営業時間・再連絡案内 |
土日祝日・定休日の休業アナウンス例文
定休日用のアナウンスは、再開日時を明確にすることが重要です。
曜日や日付を入れるだけで、聞き手の安心感が大きく変わります。
シンプル版
「お電話ありがとうございます。〇〇商会でございます。ただいま定休日のため、お電話での対応ができません。次回の営業は月曜日、午前9時からとなります。恐れ入りますが、改めておかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。〇〇商会でございます。ただいま土日祝日のため、業務をお休みしております。次回の営業は月曜日、午前9時からでございます。お急ぎの場合は、ホームページのお問い合わせフォームをご利用ください。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」
再開日を入れ忘れると、不親切な印象になりやすいので注意が必要です。
| 要素 | 入れる内容 |
|---|---|
| 休業理由 | 定休日・土日祝日など |
| 再開日時 | 曜日＋時間 |
| 代替案内 | 後日連絡・フォーム誘導 |
お昼休憩など短時間不在時のアナウンス例文
短時間の不在時は、戻る時間を具体的に伝えるのがポイントです。
待つか、かけ直すかを相手が判断しやすくなります。
短時間向け例文
「お電話ありがとうございます。△△オフィスでございます。ただいま一時的に席を外しております。午後1時より対応を再開いたします。恐れ入りますが、しばらくお待ちいただくか、後ほどおかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。△△オフィスでございます。ただいま全員席を外しており、お電話に出ることができません。午後1時より通常対応を再開いたします。お手数をおかけしますが、時間をあらためてお電話いただけますと幸いです。」
短時間不在では「すぐ戻る」印象を与えることが大切です。
| シーン | 適した表現 |
|---|---|
| 短時間離席 | 再開時間を明確に伝える |
| 昼休憩 | 待つか再連絡かを選ばせる |
ここで紹介した基本例文は、ほとんどの業種でそのまま使えます。
次の章では、店舗やサービス業に特化した、より実践的な例文を紹介していきます。
店舗・サービス業向け：シーン別の時間外アナウンス例文
この章では、店舗やサービス業で特に使われやすい時間外アナウンスの例文をまとめます。
実際の運営シーンを想定し、そのまま使える形とフルバージョン例文を用意しました。
ショッピングモール閉店前に流すアナウンス例文
閉店前のアナウンスは、急かしすぎず、行動を促す表現が求められます。
館内放送で流れることを想定し、聞き取りやすさを重視します。
標準例文
「お客様、本日もご利用いただきありがとうございます。本日の営業は、まもなく終了のお時間となります。お会計をご予定のお客様は、お早めにレジまでお越しください。」
フルバージョン例文
「お客様、本日もショッピングモール〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。本日の営業は、あと30分ほどで終了となります。お買い上げ予定のお客様は、レジの混雑が予想されますので、お早めにお会計をお済ませください。どうぞ最後までごゆっくりお過ごしください。」
閉店前アナウンスは、丁寧さと分かりやすさのバランスが重要です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 時間表現 | 「まもなく」「あと〇分」など具体的に伝える |
| 言い回し | 指示ではなくお願いの形にする |
飲食系店舗の閉店後・電話対応アナウンス例文
閉店後の電話アナウンスでは、次回の営業開始時間を明確に伝えることが大切です。
予約に関する案内を入れると、再連絡の手間を減らせます。
短縮版
「お電話ありがとうございます。〇〇店でございます。ただいま営業時間外となっております。次回の営業は明日11時からでございます。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。〇〇店でございます。ただいま本日の営業は終了しております。次回の営業は、明日11時からとなっております。ご予約やお問い合わせにつきましては、営業時間内にお電話いただくか、ホームページをご確認ください。よろしくお願いいたします。」
| 入れる内容 | 理由 |
|---|---|
| 営業再開時間 | いつ連絡すればよいか分かりやすくするため |
| 予約案内 | 再度の電話を減らすため |
美容室・サロン向け予約案内付きアナウンス例文
美容室やサロンでは、予約に関する案内を時間外アナウンスに含めると便利です。
外部予約サービスを使っている場合は、その案内を加えます。
標準例文
「お電話ありがとうございます。□□サロンでございます。ただいま営業時間外のため、お電話での対応ができません。明日9時より通常営業いたします。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。□□サロンでございます。ただいま定休日のため、お電話での対応を行っておりません。次回の営業は、明日9時からとなっております。ご予約につきましては、予約サイトより24時間受け付けておりますので、ぜひご利用ください。よろしくお願いいたします。」
予約方法が複数ある場合は、必ず分かりやすく案内しましょう。
| 業種 | アナウンスで伝えたい点 |
|---|---|
| 美容室 | 営業再開時間と予約方法 |
| サロン | 定休日と予約受付手段 |
店舗やサービス業では、少しの言い回しの違いが印象を左右します。
次の章では、よりフォーマルさが求められる企業・オフィス向けの時間外アナウンス例文を紹介します。
会社・オフィス向け：フォーマルな時間外アナウンス例文
この章では、会社やオフィスで使用する、よりフォーマルな時間外アナウンス例文を紹介します。
取引先や関係企業が相手になることを想定し、落ち着いた表現を中心にまとめています。
一般企業の夜間・業務時間外アナウンス例文
企業の代表電話では、信頼感を損なわない言い回しが重要です。
担当者不在であることを丁寧に伝え、次の行動を明確にします。
標準例文
「お電話いただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま業務時間外のため、担当者が不在となっております。営業時間は平日午前9時から午後5時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話いただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社、代表電話でございます。ただいま業務時間外のため、お電話での対応を行っておりません。弊社の営業時間は、平日午前9時から午後5時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しいただくか、ホームページのお問い合わせフォームよりご連絡ください。何卒よろしくお願い申し上げます。」
企業向けアナウンスでは「簡潔さ」と「丁寧さ」の両立が大切です。
| 項目 | 意識する点 |
|---|---|
| 言葉遣い | 丁寧語・謙譲表現を中心にする |
| 構成 | 感謝 → 状況説明 → 次回案内 |
年末年始・長期休業期間のアナウンス例文
長期休業のアナウンスでは、期間と再開日を明確に伝えることが重要です。
取引先が予定を立てやすくなります。
標準例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。誠に勝手ながら、現在長期休業期間中のため、お電話での対応を行っておりません。次回の営業は、〇月〇日午前9時からとなっております。」
フルバージョン例文
「お電話いただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社でございます。誠に勝手ながら、〇月〇日から〇月〇日まで長期休業期間とさせていただいております。営業再開は、〇月〇日午前9時からとなっております。恐れ入りますが、営業再開後に改めてご連絡いただけますと幸いです。」
日付を入れ忘れると、問い合わせが増えやすくなります。
| 伝える内容 | 理由 |
|---|---|
| 休業期間 | 対応できない期間を明確にするため |
| 再開日時 | 次の連絡目安を示すため |
臨時休業・突発的な不在時のアナウンス例文
急な予定変更が発生した場合でも、落ち着いた案内が求められます。
理由は簡潔にし、詳細説明は控えるのが無難です。
標準例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま臨時の都合により、お電話での対応を行っておりません。恐れ入りますが、後ほど改めておかけ直しください。」
フルバージョン例文
「お電話いただき、誠にありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま臨時の都合により、終日お電話での対応ができません。対応再開の際は、ホームページにてご案内いたします。恐れ入りますが、あらためてご確認いただけますと幸いです。」
| ポイント | 考え方 |
|---|---|
| 理由説明 | 詳細に触れすぎない |
| 案内方法 | 再確認手段を用意する |
会社・オフィス向けのアナウンスは、信頼を守るための重要な接点です。
次の章では、印象を下げてしまいがちなNG例と、その改善方法を解説します。
間違いやすいNGアナウンスと改善例
この章では、実際によく見かけるNGな時間外アナウンス例と、その改善ポイントを紹介します。
少しの言い回しの違いで、相手に与える印象は大きく変わります。
曖昧な時間案内になっているNG例と改善例
まず多いのが、対応時間がはっきりしないアナウンスです。
聞いた側が「いつ連絡すればいいのか分からない」状態になってしまいます。
NG例文
「ただいま営業時間外です。後ほどおかけ直しください。」
改善例文（標準）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外となっております。営業時間は平日午前9時から午後6時までです。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しください。」
改善例文（フルバージョン）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外のため、お電話での対応ができません。次回の対応は、平日午前9時から午後6時までとなっております。お手数ですが、営業時間内に改めてご連絡いただけますと幸いです。」
時間は必ず「具体的な数字」で伝えることが重要です。
| 項目 | NG | 改善 |
|---|---|---|
| 時間表現 | 後ほど | 午前9時〜午後6時 |
謝罪が多すぎて印象が重くなるNG例と改善例
丁寧にしようとして、謝罪を繰り返してしまうケースもよくあります。
過度な謝罪は、かえって弱い印象につながりやすくなります。
NG例文
「申し訳ありません。ただいまお休みです。申し訳ありませんが、またお電話ください。」
改善例文（標準）
「お電話ありがとうございます。〇〇オフィスでございます。ただいま営業時間外となっております。明日午前9時より対応を再開いたします。」
改善例文（フルバージョン）
「お電話ありがとうございます。〇〇オフィスでございます。ただいま営業時間外のため、お電話での対応ができません。次回の対応は、明日午前9時からとなっております。恐れ入りますが、あらためてご連絡いただけますと幸いです。」
謝罪は1回で十分です。
| ポイント | 考え方 |
|---|---|
| 謝罪回数 | 必要最小限にする |
| 主軸 | 次の案内を明確にする |
説明が長すぎて聞き取りづらいNG例と改善例
情報を詰め込みすぎると、最後まで聞いてもらえないことがあります。
時間外アナウンスは、30〜45秒以内が目安です。
NG例文
「本日は社内都合により対応ができず、担当者も不在で、現在すべての電話対応を停止しており…」
改善例文（標準）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外となっております。営業時間内に改めておかけ直しください。」
改善例文（フルバージョン）
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外のため、お電話での対応ができません。営業時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内に再度お電話いただけますと幸いです。」
伝える情報は「必要最低限」で問題ありません。
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 長さ | 30〜45秒以内 |
| 内容 | 状況・時間・次の行動 |
これらのNG例を避けるだけでも、時間外アナウンスの印象は大きく改善されます。
次の章では、時間外アナウンスを作成・運用するための具体的な手順とコツを解説します。
時間外アナウンスを作成・運用する手順とコツ
この章では、時間外アナウンスを実際に作成し、無理なく運用していくための手順とコツを整理します。
難しい機材や専門知識がなくても対応できる内容に絞って解説します。
録音に使うツールと環境の整え方
時間外アナウンスの録音は、特別な設備がなくても問題ありません。
まずは身近なツールで、聞き取りやすさを優先しましょう。
よく使われる録音手段
- スマートフォンのボイスメモ機能
- パソコン標準の録音アプリ
- 電話機やビジネスフォンの内蔵録音機能
録音する際は、周囲が静かな場所を選びます。
空調音や雑音が入ると、聞き取りづらくなりやすいため注意が必要です。
高価な機材よりも「はっきりした声」と「落ち着いた環境」が重要です。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 場所 | 反響や雑音が少ない室内 |
| 声の出し方 | 少しゆっくり、はっきり |
自社用にカスタマイズする際の考え方
例文をそのまま使うだけでも問題ありませんが、自社に合わせて調整すると、より自然な印象になります。
特に調整したいのは、営業時間と案内方法です。
カスタマイズ時のチェックポイント
- 営業時間や曜日が正確か
- 社名や店舗名の読みやすさ
- 再連絡の方法が分かりやすいか
言い回しは、丁寧すぎる必要はありません。
聞いた人が迷わず次の行動を選べることを優先しましょう。
社内用の言葉や略称は使わない方が安心です。
| 調整項目 | 理由 |
|---|---|
| 営業時間 | 誤案内を防ぐため |
| 表現 | 誰でも理解できる言葉にするため |
定期的な見直しと更新の進め方
時間外アナウンスは、一度作って終わりではありません。
営業時間の変更や運用ルールの見直しに合わせて更新する必要があります。
おすすめなのは、月に一度の簡単なチェックです。
実際に電話をかけてみて、内容に違和感がないかを確認します。
見直し時の確認ポイント
- 案内している時間や曜日が最新か
- 聞き取りづらい部分がないか
- 不要な表現が残っていないか
定期的な見直しが、信頼感を保つ近道です。
| タイミング | やること |
|---|---|
| 月1回 | 内容の確認と微調整 |
| 変更時 | 営業時間や案内内容の更新 |
ここまで整えておけば、時間外アナウンスで困ることはほとんどありません。
次の章では、さらに実務で使いやすい応用例文をまとめて紹介します。
シーン別の追加応用例文集（すぐ使える実践編）
この章では、少し特殊な状況でも使いやすい時間外アナウンスの応用例文をまとめます。
定番ではカバーしきれない場面を想定し、実務でそのまま使える形にしています。
イベント終了後・事務局不在時のアナウンス例文
イベントや期間限定対応の終了後は、対応不可であることを明確に伝える必要があります。
問い合わせ先を整理し、混乱を防ぐ表現が適しています。
標準例文
「お電話ありがとうございます。〇〇事務局でございます。本日の対応は終了しております。恐れ入りますが、後日あらためてご連絡ください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。〇〇事務局でございます。本日の受付はすべて終了しております。お問い合わせにつきましては、公式サイトのご案内をご確認いただき、必要に応じて後日ご連絡ください。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」
| ポイント | 理由 |
|---|---|
| 終了の明示 | 当日対応ができないことを伝えるため |
| 確認先案内 | 不要な再連絡を減らすため |
夜間自動応答・番号選択式アナウンス例文
夜間の代表電話などでは、番号選択式の案内が使われることがあります。
案内は短く、選択肢を明確にするのがポイントです。
標準例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。現在、夜間対応時間となっております。ご用件に応じて番号をお選びください。」
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。現在、通常対応時間外となっております。担当窓口へのご案内は行っておりません。音声案内に従い、必要な番号を選択してください。選択後、メッセージをお残しいただくことが可能です。」
| 構成要素 | 意図 |
|---|---|
| 状況説明 | 現在の対応状態を伝える |
| 操作案内 | 次の行動を分かりやすく示す |
海外からの問い合わせを想定した日本語＋英語併記アナウンス例文
海外からの電話が想定される場合は、簡単な英語案内を加えると親切です。
内容は最小限にとどめ、聞き取りやすさを優先します。
標準例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外となっております。」
“Thank you for calling. This is 〇〇 Corporation. Our office is currently closed.”
フルバージョン例文
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。ただいま営業時間外のため、お電話での対応ができません。営業時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。」
“Thank you for calling 〇〇 Corporation. Our office is currently closed. Business hours are from 9:00 AM to 6:00 PM on weekdays. Please call us back during business hours.”
英語案内は短くても十分に役割を果たします。
| 項目 | 考え方 |
|---|---|
| 日本語 | 通常どおり丁寧に案内 |
| 英語 | 要点のみ簡潔に伝える |
これらの応用例文を用意しておくと、想定外の状況にも落ち着いて対応できます。
次の章では、記事全体のまとめと、時間外アナウンスを最適化するポイントを整理します。
