PTA活動報告書の書き方と例文【完全版テンプレート付き】

PTA活動報告書を書くとき、「どんな構成でまとめれば良いのか」「例文がなくて不安」という声は少なくありません。

実際に、初めて担当になった方にとっては、報告書作成はハードルが高く感じられるものです。

しかし、ポイントを押さえて例文を参考にすれば、誰でもわかりやすい報告書を作成できます。

本記事では、PTA活動報告書の基本的な書き方から、実際の活動を想定したシーン別の例文、さらに完成版フルサンプルとテンプレートまでをまとめました。

この記事を読み終える頃には、「次年度担当者に喜ばれる報告書」がすぐに作れるようになります。

これから報告書を作成する方はもちろん、毎年の見直しをしたい方にも役立つ内容になっていますので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

PTA活動報告書とは？目的と役割を理解しよう

ここでは、PTA活動報告書がそもそもどのような書類なのか、そしてどんな役割を果たすのかを解説します。

初めて作成する方でも全体像をつかみやすくなるように、目的と役割を整理してみましょう。

PTA活動報告書の基本的な役割

PTA活動報告書は、学校や地域で行った活動の内容を記録し、関係者に伝えるための書類です。

単なる記録にとどまらず、活動を共有するツールとして機能します。

「活動の見える化」を実現できるのが大きな役割です。

役割	具体的な意味
記録	活動の日時や参加人数、内容を残す
共有	保護者・教職員・地域に活動を伝える
引き継ぎ	次年度の担当者が参考にできる情報源となる

なぜ正しく書く必要があるのか

活動報告書を正確に残すことで、次年度以降の担当者がスムーズに準備できます。

また、保護者や学校関係者にとっても、活動内容を理解する重要な資料になります。

もし記録が不十分だと、次年度の活動に支障が出たり、活動の意義が十分に伝わらなかったりする恐れがあります。

そのため、誰が読んでもわかりやすく、具体的に記録することが求められるのです。

PTA活動報告書の基本構成と書き方の流れ

ここでは、PTA活動報告書を作成するときに必ず押さえておきたい基本的な項目と、その書き方を解説します。

章ごとに小さなコツと例文を紹介するので、実際に書くときの参考にしてください。

活動名・実施概要の書き方と例文

活動名と実施概要は、報告書の冒頭に書くべき基本情報です。

「いつ」「どこで」「誰が」「何をしたか」が一目でわかるように整理しましょう。

活動の全体像を一文で伝えるのがポイントです。

書き方の要素	例文
活動名	「春の清掃活動」
日時・場所	2025年4月15日、学校敷地内
対象	全学年の児童と保護者

例文：

2025年4月15日、学校敷地内で「春の清掃活動」を実施しました。

全学年の児童と保護者、教職員が参加しました。

目的や背景を説明する文章例

活動を行った理由や背景は、報告書の説得力を高める重要な要素です。

「なぜこの活動をしたのか」を一言でまとめましょう。

例文：

子どもたちに学校環境を大切にする意識を育むため、また保護者同士の交流を深める機会として実施しました。

参加者や体制を記録する方法と例文

参加人数や体制は、運営面の改善や次年度の参考資料として欠かせません。

人数だけでなく、役割分担も書いておくと引き継ぎがスムーズになります。

参加者の内訳	人数
保護者役員	12名
委員	20名
教職員	8名
児童	80名

例文：

保護者役員12名、委員20名、教職員8名、児童80名が参加しました。

活動は役員を中心に進行し、各学年の委員が補助を行いました。

PTA活動報告書の注意点と工夫

ここでは、PTA活動報告書を書くときに意識したい注意点と、読みやすくするための工夫を紹介します。

ちょっとした工夫を加えるだけで、報告書の印象や使いやすさが大きく変わります。

誰にでも伝わるシンプルな書き方

報告書は、保護者や教職員など幅広い人が読む可能性があります。

専門用語や略語はできるだけ避け、シンプルな言葉でまとめましょう。

「小学生にも伝わる文章」を意識すると、自然とわかりやすくなります。

事実に基づいたデータの書き方例

活動の成果を伝える際は、数字や具体的なデータを添えると説得力が増します。

「参加者が多かった」ではなく、「参加者120名」と記録するようにしましょう。

悪い例	良い例
多くの児童が参加した。	全学年の児童80名と保護者40名が参加した。
活動は盛況だった。	参加者アンケートの満足度は92％だった。

写真・資料を添付する際のポイント

活動の様子を写真で示すと、文字だけでは伝わらない雰囲気を共有できます。

ただし、顔が特定できる画像を扱うときは、事前に了承を得ることが大切です。

写真や資料は「活動の証拠」としてだけでなく、「雰囲気を伝える手段」としても効果的です。

文章量の目安とまとめ方

報告書は短すぎても、長すぎても読みにくくなります。

目安としては、1つの活動につきA4用紙1〜2枚程度にまとめるとちょうど良い分量です。

必要に応じて別紙に詳細を添付する方法も有効です。

PTA活動報告書の例文集【シーン別】

ここでは、実際の活動を想定したシーン別の例文を紹介します。

自分の学校での活動に合わせてアレンジしながら使えるように、複数の事例を用意しました。

春の清掃活動の例文

2025年4月15日、学校敷地内で「春の清掃活動」を実施しました。

全学年の児童と保護者、教職員合わせて約120名が参加しました。

環境美化を目的とし、区域ごとに分かれて落ち葉やごみを回収しました。

参加者からは「子どもが楽しそうに活動していた」「地域への意識が高まった」という声が寄せられました。

運動会サポートの例文

2025年6月1日、運動会の運営サポートを行いました。

保護者役員15名が中心となり、児童の誘導や安全確認、用具の準備を担当しました。

特に昼食時間の誘導が円滑に行えた点が成果でした。

一方で、閉会後の片付けに時間がかかったため、次年度は役割分担を明確化する必要があります。

講演会・セミナー開催の例文

2025年9月20日、地域センターにて「親子コミュニケーション講演会」を開催しました。

保護者70名、教職員10名が参加し、外部講師を招いて講演を行いました。

参加者からは「すぐに家庭で実践できる内容だった」と好評でした。

一方で、申込受付に時間がかかったため、次回はオンラインフォームの導入を検討します。

文化祭・バザーの例文

2025年11月3日、学校の文化祭でPTAバザーを実施しました。

出品数は約300点で、売上はすべて学校備品の購入費に充てられました。

児童や保護者の交流が深まる機会となり、盛況のうちに終了しました。

ただし、人気商品が早い段階で売り切れたため、次年度は品数を調整する必要があります。

シーン	ポイント
清掃活動	成果や子どもの反応を書くと良い
運動会	サポート内容と改善点を明記
講演会	参加者の感想や次回改善案を添える
バザー	数字（出品数・売上）を入れるとわかりやすい

PTA活動報告書のフルバージョン例文

ここでは、活動名から次年度への申し送りまでをひとつにまとめた完成版の例文を紹介します。

そのまま参考にできる形式になっているので、自分の学校の活動に合わせて書き換えて活用してください。

活動名から申し送りまでを1つにまとめた完成形サンプル

活動名・実施概要

2025年4月15日、学校敷地内で「春の清掃活動」を実施しました。

全学年の児童と保護者、教職員合わせて約120名が参加しました。

実施目的・背景

子どもたちに学校環境を大切にする意識を持ってもらうこと、また保護者同士の交流を深めることを目的として開催しました。

参加者・体制

保護者役員12名、委員20名、教職員8名、児童80名が参加しました。

活動は役員が中心となり、各学年の委員がサポートを行いました。

実施内容・進行

午前9時に集合し、リーダーから注意事項の説明を受けた後、区域ごとに分かれて清掃を開始しました。

約1時間の作業で落ち葉やごみを回収し、敷地全体をきれいにしました。

終了後は軽食を配布し、児童や保護者同士が交流できる時間を設けました。

成果・参加者の反応

参加者からは「子どもが楽しそうに取り組んでいた」「保護者同士のつながりが深まった」という声が寄せられました。

回収したごみの量は昨年より30％減少しており、継続的な美化活動の成果が見られました。

課題・改善点

開始時間が早かったため、一部の参加者が集合に間に合わないケースがありました。

次年度は開始時間の調整や、事前の周知を強化する必要があります。

次年度への申し送り

集合時間を見直し、全員が参加しやすいよう工夫してください。

清掃用具は本部倉庫に保管されていますので、事前に確認しておくと準備がスムーズです。

項目	フル例文での書き方のポイント
概要	日時・場所・対象を明記する
目的	なぜ実施したかを簡潔に書く
体制	人数だけでなく役割分担も入れる
成果	具体的な数値や感想を加える
課題	改善点を1つ以上書く
申し送り	次年度が助かる情報を残す

そのままコピペして使えるテンプレート

以下は、必要事項を埋め込むだけで完成するシンプルなテンプレートです。

【活動名・実施概要】  
（　年　月　日、場所、対象、参加人数　）  

【実施目的・背景】  
（　目的や背景を1〜2文で記載　）  

【参加者・体制】  
（　役員〇名、委員〇名、教職員〇名、児童〇名　）  

【実施内容・進行】  
（　当日の流れや具体的な作業内容　）  

【成果・参加者の反応】  
（　成果や感想、数値データなど　）  

【課題・改善点】  
（　次回に向けた改善点　）  

【次年度への申し送り】  
（　準備の注意点や保管物の場所など　）

PTA活動報告書をもっと良くする最新の工夫

ここでは、報告書をさらにわかりやすく、次年度以降にも役立つ形にするための工夫を紹介します。

少しの改善で、読む人の負担を減らし、保存価値の高い資料に仕上げることができます。

表やチェックリストで見やすくする方法

文章だけでなく、表やチェックリストを取り入れると、情報が整理されて理解しやすくなります。

特に改善点や申し送り事項は表形式にすると、次年度担当者がすぐ確認できます。

項目	チェック内容
集合時間	次年度に合う時間帯かを確認
用具の準備	倉庫のどこに保管されているか記録
参加呼びかけ	どの媒体で告知したかを明記

Googleドキュメントや共有フォルダの活用例

報告書を紙だけでなくデジタルで残すと、複数人での編集や閲覧が容易になります。

Googleドキュメントやクラウドフォルダを利用すれば、歴代の資料を一元管理できて便利です。

ただし、アクセス権限の管理を適切に行い、関係者以外が閲覧できないように設定しましょう。

次年度担当者が喜ぶ工夫のアイデア

「自分が後任だったら何があると助かるか」を考えると、より実用的な報告書になります。

例えば、当日の流れを時系列で書いたり、配布物のサンプルを添付するのも有効です。

次年度の担当者は、細かい情報ほどありがたく感じるものです。

まとめ｜PTA活動報告書は「例文＋工夫」で誰でも簡単に書ける

ここまで、PTA活動報告書の基本構成や書き方の流れ、具体的な例文、そしてフルバージョンのサンプルまで紹介してきました。

初めて書く方にとっても、ひとつの見本があるだけで大きな助けになります。

特に大切なのは次の3点です。

• 基本構成を押さえて抜け漏れなく書く
• 例文やテンプレートを活用して効率的にまとめる
• 次年度担当者が使いやすいよう工夫する

PTA活動報告書は「記録」と「共有」の両方を担う大切な資料です。

少しの工夫で、読む人にも、次の担当者にも役立つ価値ある報告書に仕上げることができます。

ぜひ今回の例文やテンプレートを参考に、負担を減らしながらもわかりやすい報告書作成に取り組んでみてください。