承認メールの例文！上司・取引先・社内別に使える丁寧な書き方

ビジネスメールの中でも、意外と差がつくのが「承認メール」です。

「承認しました」と一言だけ送るとそっけない印象になり、逆に長文すぎると読みづらくなってしまいますよね。

この記事では、上司・取引先・社内など、シーン別に使える承認メールの丁寧でわかりやすい例文を多数紹介します。

また、件名から署名まで含めたフルバージョン例文も掲載しているので、すぐに実践できます。

「承認メールってこう書けばいいのか」と自信を持てるようになる一記事です。

読み終えるころには、どんな相手にも失礼なく、信頼されるメールが書けるようになります。

承認メールとは？意味と使う目的

この記事の最初では、そもそも「承認メール」とはどんなメールなのかを整理していきます。

ビジネスの現場では毎日のように使われる言葉ですが、意外と意味を取り違えやすいポイントでもあります。

「承認メール」とはどんなときに送るもの？

「承認メール」とは、相手から届いた依頼・提案・申請などに対して、正式に「了承します」「進めてください」と伝えるメールのことです。

例えば、部下の稟議申請、取引先からの見積書、社内のスケジュール確認など、幅広い場面で使用されます。

目的は、相手に対して明確な意思表示をすることです。

口頭で「いいよ」と伝えた場合よりも、メールで承認を残しておくことで、後から内容を確認できる記録にもなります。

送信者	送信目的	承認の対象
上司	部下の申請を承認	稟議・提案・企画書など
担当者	他部署への確認・承認依頼	社内調整事項
企業担当者	取引先の見積・契約承認	外部取引・契約書など

つまり承認メールは、単なる形式的な連絡ではなく、相手との信頼を築くための重要な意思伝達ツールだといえます。

「了承」や「確認」との違いを整理しよう

似た言葉に「了承しました」や「確認しました」がありますが、これらはニュアンスが少し異なります。

「了承」は相手の提案や要望に同意する意味を持ちますが、必ずしも正式な許可を意味しません。

一方、「承認」は上位の立場から正式に許可を与えるという意味があります。

表現	意味の違い	使用シーン
承認	正式な許可・許諾	上司・取引先などの正式連絡
了承	相手の提案を受け入れる	フラットな立場同士のやり取り
確認	内容をチェックする	作業や手順の確認

このように言葉の違いを理解して使い分けることで、ビジネスメールの信頼性がぐっと高まります。

承認メールを正しく使うことで、社内外のやり取りをスムーズに進めることができるのです。

次章では、承認メールを実際に書くときの基本構成と文面の型を紹介します。

承認メールの基本構成と書き方の型

この章では、承認メールを実際に書くときに迷わないための基本構成と、わかりやすい文面の作り方を解説します。

テンプレート化して覚えておくと、どんな相手にもスムーズに対応できるようになります。

4つの基本要素で構成する（宛名・承認・補足・締め）

承認メールは、以下の4つの要素を順番に並べるだけで整った文面になります。

構成要素	内容	例文
① 宛名・挨拶	相手への敬意と導入	○○様　いつもお世話になっております。
② 承認の意思	明確に「承認します」と伝える	ご提出の内容を確認し、承認いたします。
③ 補足・条件	必要に応じて補足や条件を添える	納期のみ再調整をお願いいたします。
④ 締めの言葉	感謝と今後への一言	引き続きよろしくお願いいたします。

この4つを意識するだけで、どんな承認メールも自然で丁寧な印象になります。

特に「承認しました」だけで終わらせないことが大切です。

次の行動を促すひとことを添えると、仕事がスムーズに進みます。

件名・本文・署名の書き方テンプレート

ここでは、実際に使えるテンプレートを紹介します。

項目	書き方の例
件名	【承認】○○案件の内容について
宛名	○○株式会社 ○○様
本文	お世話になっております。 ご提出いただいた内容を確認いたしました。 問題ございませんので承認いたします。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名	会社名／部署名／氏名／連絡先

このように全体の流れをフォーマット化しておくと、短時間で正確なメールを作成できます。

簡潔でも印象が良くなる表現テクニック

承認メールでは、長文よりも簡潔で明瞭な表現が好まれます。

しかし、短いだけだと素っ気なく見えることもありますよね。

そこでおすすめなのが、以下のような表現です。

NG例	改善例
承認しました。	内容を確認し、承認いたします。実施に向けて準備を進めてください。
了解です。	承認いたしました。次の工程にお進めください。
問題ありません。	確認の結果、問題ございませんでしたので承認いたします。

このように、少し言葉を加えるだけで柔らかく、誠実な印象に変わります。

次章では、上司・部下・社内向けの承認メール例文を実際に紹介します。

上司・部下・社内向けの承認メール例文集

この章では、社内での承認メールを中心に、上司・部下・同僚など、関係性に応じた丁寧で伝わりやすい文例を紹介します。

それぞれの立場に合った言葉遣いを押さえることで、信頼と円滑なやり取りが生まれます。

上司が部下の申請を承認するメール（基本文＋フルバージョン）

上司が部下からの申請や提案を承認する場合は、短くても前向きで明確な表現が理想です。

状況	文例
基本例	内容を確認しました。問題ありませんので、承認いたします。実施に向けて準備を進めてください。
指示付き例	ご提案内容を承認します。進行にあたっては、○○課とも情報共有をお願いします。

次に、件名・署名まで含めたフルバージョンの例文です。

項目	内容
件名	【承認】新プロジェクト提案について
本文	○○さん ご提出のプロジェクト提案書を確認しました。 内容に問題ありませんので、承認いたします。 実施準備に進めてください。 進捗の報告を週次で共有してください。 よろしくお願いします。

部下が上司に承認を依頼するメール（依頼型フル文例）

依頼する立場では、丁寧さとわかりやすさが鍵です。

「承認ください」よりも「ご確認のうえ、承認いただけますと幸いです」と書くと柔らかくなります。

項目	内容
件名	【承認依頼】出張報告書の提出について
本文	○○部長 お疲れさまです。 先日出張いたしました件について、報告書を添付いたします。 ご確認のうえ、内容に問題なければ承認いただけますと幸いです。 ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

他部署・同僚に承認を求めるメール（共有・確認付き）

社内の他部署に承認をお願いする場合は、ビジネス的な敬語を保ちつつも、簡潔にまとめます。

項目	内容
件名	【承認依頼】○○案件の資料確認について
本文	○○部 ○○様 いつもお世話になっております。 ○○案件について、依頼書を添付いたします。 内容をご確認のうえ、承認をお願いいたします。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

どのケースでも、「確認」「承認」「次の行動」の3点を明確に書くと、相手に負担をかけずスムーズに進められます。

社内メールは特に、形式よりもスピードとわかりやすさを意識すると良いでしょう。

次章では、取引先や顧客向けの外部宛て承認メール例文を紹介します。

取引先・顧客向けの承認メール例文集

この章では、社外の取引先や顧客に対して送る承認メールの書き方と文例を紹介します。

外部宛てのメールでは、社内メールよりも一段丁寧な表現を使うことが大切です。

見積書・提案書を承認するメール（フル文例）

取引先からの見積書や提案書を承認する場合は、内容確認の明記と今後の流れを伝えることがポイントです。

項目	内容
件名	【承認】○○案件 見積書の内容について
本文	○○株式会社 ○○様 いつもお世話になっております。 ご提出いただいた見積書を確認し、内容に問題ございませんでしたので承認いたします。 今後は、本見積内容に基づき手続きを進めていただければ幸いです。 引き続きよろしくお願いいたします。 ○○株式会社　営業部　△△（自社名・担当名）

特に「承認いたします」のあとに「次に行う行動」を書くことで、相手が迷わず進められます。

契約・スケジュール承認の例文（条件付き含む）

契約やスケジュールに関する承認は、誤解が生じやすいため明確に記載します。

基本文例	条件付き文例
契約書の内容を確認いたしました。 問題ございませんので、承認させていただきます。 手続きの準備を進めていただけますようお願いいたします。	契約内容を承認いたしますが、納期のみ再調整をお願いいたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

条件付き承認を伝える際は、条件を明確に一文で書くことが重要です。

曖昧な表現を避けることで、後のトラブルを防げます。

納期・金額など一部条件付きで承認する場合の例文

特定の条件を提示して承認するケースでは、「承認」と「お願い」を分けて記載します。

件名	【一部条件付き承認】○○案件の件
本文	○○株式会社 ○○様 ご提案内容を確認いたしました。 内容については承認いたしますが、金額については再調整をお願い申し上げます。 お手数をおかけしますが、修正版をお送りいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 ○○株式会社　△△部　□□（署名）

このように、承認メールでは「承認部分」と「条件部分」を分けると誤解が起きません。

また、強い言い回しを避け、あくまで丁寧に伝えることが信頼維持のポイントです。

次章では、承認を受け取った後の返信メール例文を紹介します。

承認をもらった後の返信メール例文

この章では、相手から承認をもらったときに送る「返信メール」の書き方を紹介します。

承認を受け取ったあとの対応で、あなたの印象は大きく変わります。

返信をしないと「連絡が遅い」「報告が抜けている」と思われることもあるため、丁寧にお礼を伝えることが大切です。

承認を受けた側の丁寧な返信例

基本は「承認いただいたことへのお礼」と「次の行動」を簡潔に伝えることです。

項目	内容
件名	【御礼】承認いただきありがとうございます
本文	○○部長 ご承認いただきありがとうございます。 ご指示の内容に沿って、早速準備を進めてまいります。 進捗につきましては、改めてご報告いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。

このように、短くても「感謝＋行動＋報告予告」をセットにするのがポイントです。

社内・社外別の返信テンプレート

返信の文面は、社内向けと社外向けでトーンを変えるとより自然になります。

宛先	文例
社内（上司・同僚）	承認ありがとうございます。 ご指示のとおり、次の工程に進めます。 進捗については追ってご報告いたします。
社外（取引先・顧客）	このたびは承認をいただき、誠にありがとうございます。 ご指示に基づき、対応を進めてまいります。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

社外メールでは、クッション言葉や丁寧語を多めに使い、柔らかい印象を意識しましょう。

一方で社内では、スピード感を重視して簡潔にまとめるのが基本です。

次章では、承認メールでよくある間違いと改善文例を紹介します。

承認メールのよくある間違いと改善例

この章では、承認メールを書くときに多くの人がついやってしまうNG表現と、それをより自然で丁寧に直す改善例を紹介します。

少しの言葉遣いの違いで、受け取る印象は大きく変わります。

「了解しました」はNG？正しい言い換え方

ビジネスの場で「了解しました」と送ってしまう人は多いですが、これは上下関係によっては失礼と受け取られることがあります。

特に目上の人や取引先に対しては、「承知いたしました」や「承認いたします」といった表現が適しています。

NG表現	改善例	使う場面
了解しました。	承知いたしました。	上司・取引先への返信
OKです。	問題ございませんので承認いたします。	正式な依頼への承認
わかりました。	確認いたしました。承認させていただきます。	提案書などの正式確認

カジュアルすぎる表現は「軽く見られる」リスクがあります。

どんな相手でも、少し丁寧に言い換えるだけで印象がぐっと良くなります。

誤り例と改善例を対比表でチェック

以下は、実際にありがちな誤りをまとめた一覧です。

表現をほんの少し変えるだけで、信頼感が伝わる文面に変わります。

誤った文例	改善文例
内容を確認しました。問題なさそうです。	内容を確認し、承認いたします。
了解しました。よろしくお願いします。	承認いたしました。次の手続きを進めてください。
問題ありません。進めてください。	確認の結果、問題ございませんでしたので承認いたします。進行をお願いいたします。
はい、OKです。	内容を確認し、承認いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

改善のポイントは、次の3つです。

• 主語を明確にする：「弊社として承認いたします」など主体を明示
• 丁寧語を整える：「〜いたします」「〜ください」を正しく使う
• 次の行動を添える：「進めてください」「ご対応をお願いします」など

これらを意識するだけで、同じ内容でも信頼されるメールに変わります。

次章では、この記事全体のまとめとして、承認メールを通じて信頼を伝えるポイントを整理します。

まとめ：承認メールは「信頼を形にするビジネス文章」

最後に、この記事全体のポイントを整理します。

承認メールは、単に「了承しました」と伝えるだけのメールではありません。

それは、相手の仕事や提案を正式に受け入れるという信頼のサインです。

短くても伝わる承認メールのコツ

承認メールで最も大切なのは、「明確さ」「丁寧さ」「一貫性」の3つです。

どんなに短くても、以下の3ステップを意識すれば、誤解のない信頼あるメールになります。

ステップ	ポイント	例文
① 承認を明示	あいまいにせず明確に「承認いたします」と書く	内容を確認し、承認いたします。
② 次の行動を指示	相手が次にすべきことを一文添える	準備を進めてください。
③ 感謝を添える	柔らかく締めることで印象アップ	ご対応ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

この流れを意識すれば、誰が読んでも気持ちの良い承認メールになります。

例文を自分の状況に合わせてアレンジしよう

この記事で紹介した例文は、あくまで基本形です。

実際の業務や社内ルールに合わせて、言葉を少し変えるだけでより自然になります。

たとえば、上司へのメールなら「承認いただけますでしょうか」、部下や後輩には「承認しますので進めてください」といった具合です。

重要なのは、「自分の立場と相手の立場を意識すること」です。

承認メールは、上下関係やビジネス上の信頼関係を丁寧に築くツールでもあります。

送る一通一通に誠意を込めれば、メールを通じて「この人となら安心して仕事ができる」と感じてもらえるでしょう。

承認メールを整えることは、あなたのビジネススキルを一段引き上げる最短ルートです。