メール返信で失礼にならない 「承知しました」の使い方！

ビジネスメールのやり取りでよく使う「承知しました」。

シンプルな表現ですが、実は「了解しました」との違いや、使う場面によって印象が大きく変わります。

間違った使い方をすると、相手に失礼な印象を与えてしまうこともあるため、正しく使い分けることが大切です。

この記事では、「承知しました」の正しい意味や敬語としての位置づけ、さらに上司・取引先・同僚など相手別の返信例文を多数紹介します。

今日からすぐに使える丁寧なメール表現を身につけたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

メールで使う「承知しました」の正しい意味と使い方

ビジネスメールで頻繁に登場する「承知しました」。

一見シンプルですが、使い方を誤ると相手に違和感を与えてしまうこともあります。

ここでは、「承知しました」の正しい意味と敬語としての位置づけを整理し、似た表現との違いを確認していきましょう。

「承知しました」はどんな意味？ 敬語としての位置づけ

「承知しました」は、「知る」「理解する」「引き受ける」などの意味を持つ言葉です。

ビジネスシーンでは、相手の言葉や指示をきちんと理解し、行動に移す意志を丁寧に伝える表現として使われます。

敬語としては「謙譲語＋丁寧語」の性質を併せ持ち、相手への敬意と、自分が行動を取る姿勢の両方を示します。

たとえば、上司から「明日の打ち合わせは11時からです」と言われた場合、

「承知しました」と返すことで、「理解し、対応します」という誠実な態度を伝えられます。

表現	使う相手	ニュアンス
承知しました	上司・取引先など目上の相手	丁寧・誠実
了解しました	同僚・部下など同等または目下	フランク・やや軽い

「承知しました」は、目上の相手に対して使うのが基本ルールです。

「了解しました」との違いをわかりやすく解説

「了解しました」は、同僚やチームメンバーとのやり取りなど、カジュアルな場面で使う表現です。

「了解」は本来、対等または目下の相手に使う言葉とされ、フォーマルなメールではやや軽く感じられることがあります。

一方、「承知しました」は相手への敬意を保ったまま意思を伝えられるため、社外メールや上司宛ての返信に最適です。

以下の比較例を見てみましょう。

シーン	NG表現	OK表現
上司への報告	了解しました。	承知しました。
取引先への返信	了解しました。	承知いたしました。
同僚への連絡	承知しました。	了解しました。

相手の立場に合わせて言葉を選ぶことが、信頼につながる第一歩です。

迷ったときは「承知しました」を選べば安全と覚えておくとよいでしょう。

また、社外の顧客や取引先には「承知いたしました」「かしこまりました」といったより丁寧な言い回しがベターです。

相手や場面に応じて適切に使い分けることで、自然で印象の良いメール表現が身につきます。

「承知しました」を使うときの注意点とマナー

「承知しました」は便利な敬語ですが、使い方を誤ると不自然に見えたり、冷たく感じられることもあります。

この章では、「かしこまりました」との違いや、繰り返し使いすぎないためのコツをわかりやすく解説します。

「かしこまりました」との使い分け方

「かしこまりました」は、「承知しました」よりも一段階丁寧な表現です。

主に、顧客や取引先など社外の相手に対して、依頼や指示を受けたときに使います。

一方、社内では「承知しました」で十分です。

使い分けを表で整理してみましょう。

相手の立場	適切な表現	使い方のポイント
上司・先輩	承知しました	丁寧かつ自然
顧客・取引先	かしこまりました	より丁寧・フォーマル
同僚・部下	了解しました	カジュアル・フレンドリー

たとえば、上司から「資料を午後までにまとめて」と言われたら「承知しました」。

顧客から「請求書を明日までに送ってください」と依頼されたら「かしこまりました」。

相手との関係性に応じて、自然な敬語を選ぶことが印象アップの秘訣です。

繰り返し使いすぎないための言い換え表現一覧

メール文の中で「承知しました」を何度も使うと、少し単調で機械的に見えることがあります。

そこで、状況に応じて使える言い換え表現を覚えておくと便利です。

場面	言い換え表現	ニュアンス
フォーマルな場面	承知いたしました	より丁寧な印象
資料を見たあと	拝見いたしました	確認・閲覧を伝える
内容確認の返信	確認いたしました	理解を強調する
社内連絡	了解しました	カジュアルで自然

たとえば、次のような使い分けができます。

例1： 「ご依頼の件、承知いたしました。本日中に対応いたします。」

例2： 「資料の内容、拝見いたしました。修正版を明日共有いたします。」

例3： 「会議日程の件、確認いたしました。予定どおり進めてください。」

「承知しました」を言い換えるだけで、相手に与える印象がやわらかくなります。

シーンに合わせた言葉選びが、ビジネスメールの完成度を高めるポイントです。

状況別「承知しました」メール返信例文集

ここでは、ビジネスメールで実際に使える「承知しました」の返信例文をまとめました。

上司、取引先、同僚など、相手やシーンによって言葉を少し変えるだけで印象が大きく変わります。

一文一文が丁寧で伝わりやすい“フルバージョン例文”も紹介します。

上司への返信メールの例文

上司に対しては、簡潔さと誠実さのバランスが大切です。

必要に応じて、今後の対応や報告予定も添えると好印象です。

状況	返信例文
依頼に対して	○○部長 ご連絡ありがとうございます。 ご指示の件、承知しました。 早急に対応し、完了次第改めてご報告いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。
予定確認に対して	○○課長 会議の日程について、10日（火）14時より承知しました。 当日は資料を準備のうえ、会議室Aに伺います。 どうぞよろしくお願いいたします。

上司への返信では、要点＋対応方針を明確にすることで信頼が生まれます。

取引先・顧客への返信メールの例文

社外の相手には、「承知いたしました」や「かしこまりました」を使って、より丁寧な印象を与えるのが基本です。

状況	返信例文（フルバージョン）
納期調整の連絡に対して	株式会社△△ ○○様 いつもお世話になっております。株式会社□□の佐藤です。 納期変更の件、承知いたしました。 こちらでもスケジュールを調整し、○月○日までに納品できるよう進めてまいります。 ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
資料送付依頼に対して	○○株式会社 △△様 お世話になっております。○○商事の山田です。 資料送付の件、承知いたしました。 本日中にメール添付にてお送りいたしますので、ご確認のほどお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。

社外メールでは、語尾表現（〜いたします／〜いたしました）を統一すると、文章全体が引き締まります。

「かしこまりました」を使うとさらにフォーマルな印象になります。

同僚・後輩への返信メールの例文

社内のやり取りでは、必要以上にかしこまるよりも、自然で柔らかい言葉が好まれます。

ただし、あくまでビジネスメールとしての丁寧さは保ちましょう。

状況	返信例文
進捗報告への返信	了解しました。 このままの方向で進めてください。 何か問題があればすぐに共有をお願いします。
資料確認のやり取り	資料の件、承知しました。 細部を確認後、修正版を共有いたします。
日程調整のやり取り	ミーティングの予定、承知しました。 予定どおり参加いたします。 準備資料は前日までに送付いたします。

社内では「承知しました」＋「一言添える」ことで、協力的で温かい印象になります。

「承知しました」を使わない言い換え表現一覧

毎回「承知しました」ばかり使っていると、どうしても文章が単調になります。

ここでは、同じ意味を自然に伝えられる言い換え表現を目的別に紹介します。

シーンに合わせて表現を変えることで、メール全体の印象がぐっと柔らかくなります。

「受け取りました」を伝える場合の表現

相手から資料やメールを受け取った際に使える表現です。

単に「受け取りました」と言うよりも、丁寧で安心感のある言い回しを選びましょう。

表現	使う場面	例文
受領いたしました	正式な取引・書類受領	ご送付いただいた資料、確かに受領いたしました。
拝受いたしました	丁寧に受け取る場面	ご連絡のメール、拝受いたしました。ありがとうございます。
お受けいたしました	依頼や申込などを受ける場合	お申し出の件、お受けいたしました。手続きを進めさせていただきます。

「受領いたしました」や「拝受いたしました」は、ビジネスメールで信頼感を与える表現です。

「確認しました」を強調したい場合の表現

内容をしっかり読んだ・理解したことを伝えるときに使える言い換えです。

短いながらも、丁寧で具体的な印象を与えます。

表現	使う場面	例文
確認いたしました	一般的な内容確認	ご案内の件、確認いたしました。問題ございません。
内容を把握いたしました	理解を強調したい場合	ご連絡内容、把握いたしました。準備を進めてまいります。
拝見いたしました	資料や添付ファイルを見た場合	お送りいただいた資料、拝見いたしました。ありがとうございます。

「確認いたしました」は万能表現ですが、使いすぎると硬くなるため、場面に応じて「拝見いたしました」などを混ぜるのがコツです。

柔らかい印象を出したい場合の表現

ビジネスメールでも、関係が長い取引先や社内メンバーには、少し柔らかい表現が適しています。

丁寧さを保ちながら、親しみを感じさせるフレーズを使いましょう。

表現	使う場面	例文
かしこまりました	顧客・取引先への返信	ご依頼の件、かしこまりました。対応を進めてまいります。
承りました	注文や申込内容の確認	ご注文の件、承りました。詳細を追ってご連絡いたします。
了解しました	社内のやり取り	了解しました。この内容で進めてください。

相手との関係性や場のトーンに合わせて言葉を選ぶことで、堅苦しくない自然なメールが書けます。

メール返信で好印象を与える3つのマナー

どんなに言葉遣いが正しくても、メール全体の印象を決めるのは「マナーの質」です。

ここでは、返信のスピード・文の構成・敬語のバランスという3つの観点から、相手に信頼されるメール術を解説します。

返信はできるだけ早く

ビジネスメールでは、返信のスピードが信頼に直結します。

内容をすぐに確認できない場合でも、まずは一次返信で「受け取りました」と伝えることが大切です。

状況	対応例
すぐに内容を確認できないとき	承知しました。後ほど詳細を確認し、改めてご連絡いたします。
返信が遅れそうなとき	ご連絡ありがとうございます。確認に少々お時間をいただきますが、○日中にご返答いたします。

「すぐ返す＝仕事が早い人」という印象を与えられます。

返信スピードを意識するだけで、相手からの信頼度は確実に上がります。

クッション言葉を添える

いきなり「承知しました」だけ書くと、やや事務的に感じられます。

前置きとしてクッション言葉を一言添えると、やわらかく丁寧な印象を与えられます。

クッション言葉	使い方	例文
ご連絡ありがとうございます	一般的な返信の冒頭	ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。引き続きよろしくお願いいたします。
お知らせいただきありがとうございます	情報共有への返信	お知らせいただきありがとうございます。内容を確認いたしました。
ご指示ありがとうございます	依頼・指示メールの返信	ご指示ありがとうございます。承知しました。早急に対応いたします。

「ご連絡ありがとうございます」＋「承知しました」の組み合わせは、どんな相手にも使える万能型です。

ワンクッション入れるだけで、文章全体の印象が大きく変わります。

敬語を重ねすぎない

丁寧に書こうとするあまり、敬語を重ねすぎて不自然になるケースがあります。

特に「承知いたしましたでございます」などは誤りです。

NG表現	正しい表現
承知いたしましたでございます	承知いたしました
かしこまりましたになります	かしこまりました
了解いたしましたです	了解いたしました

敬語は「1文に1つ」が基本ルールです。

自然で聞き取りやすい文章を意識すると、読み手の負担が減り、印象も良くなります。

「伝わること」が最優先。丁寧すぎるより、誠実に簡潔がベストです。

まとめ：「承知しました」を上手に使いこなして信頼されるメールに

ここまで、「承知しました」の正しい意味や使い方、そして状況別のメール例文を紹介してきました。

「承知しました」はシンプルな一言ですが、使う場面や相手に合わせて言葉を少し変えるだけで、あなたの印象は大きく変わります。

シーン	最適な表現
上司への返信	承知しました
取引先・顧客への返信	承知いたしました／かしこまりました
同僚・後輩への返信	了解しました／承知しました

また、「承知しました」を繰り返しすぎず、「確認いたしました」「拝見いたしました」「承りました」などの言い換えを使うことで、メールの印象がより自然で洗練されます。

ポイントは、相手との関係と場のフォーマルさに合わせて選ぶこと。

そして、本文全体のマナーも意識しましょう。

• 返信はなるべく早く
• クッション言葉を添える
• 敬語を重ねすぎない

これらの基本を押さえておくだけで、相手に「丁寧で信頼できる人だ」と思ってもらえるメールが書けます。

「承知しました」は、あなたの誠実さを伝える“言葉のマナー”。

一つひとつの返信に心を込めて、信頼されるビジネスコミュニケーションを築いていきましょう。