忘れ物を預かっているときのメール例文集！失礼なく丁寧に伝える

忘れ物を預かったとき、「どんなメールを送ればいいんだろう」と迷った経験はありませんか。

特にビジネスシーンでは、ただ知らせるだけでなく、相手に失礼のないように配慮することが求められます。

この記事では、「忘れ物を預かっている」ときに使える丁寧なメール例文を、社内・取引先・店舗・学校などのシーン別に紹介します。

すぐに使えるフルテンプレートや、印象を良くする書き方のコツも掲載。

相手に安心感を与えながら、信頼を築くメールが書けるようになります。

初めて対応する方や、文章に自信がない方も、このガイドを読めば安心です。

忘れ物を預かっているときの正しいメール対応とは

忘れ物を預かったときは、相手が不安にならないように、できるだけ早く丁寧に連絡することが大切です。

ここでは、基本となる対応の考え方や、メールで伝える際に意識したいポイントを解説します。

「早く・正確・丁寧」が鉄則になる理由

忘れ物の連絡は、気づいたらすぐに行うのが基本です。

連絡が遅れると、相手は「どこに置いてきたのだろう」と不安になり、不要な混乱を招くこともあります。

スピーディーに、正確な情報を、丁寧な言葉で伝える。これが信頼されるメール対応の第一歩です。

「あとでまとめて連絡しよう」と考えるより、見つけたタイミングで一報を入れるほうが印象も良くなります。

対応の3原則	内容
早く	見つけ次第すぐに連絡する
正確に	品物の特徴・保管場所を簡潔に伝える
丁寧に	相手の立場を思いやった表現を使う

相手に安心感を与える伝え方の基本

メール文面は、短くても「安心できるトーン」が伝わることが大切です。

たとえば、「大切にお預かりしております」「ご安心ください」といった言葉を添えることで、相手は落ち着いて対応できます。

一方的な指示や断定的な表現は避けるのも重要です。

「〜と思われます」「お心当たりがありましたら」といった柔らかい言い回しを使うと、誤解や失礼を防げます。

NG表現	おすすめ表現
○○様のものです	○○様のものと思われます
すぐに取りに来てください	ご都合のよいタイミングでお受け取りください
確認してください	ご確認いただけますと幸いです

状況に合わせてトーンを変える重要性

メールの文体は、相手との関係性によって変える必要があります。

社内の同僚に送る場合はややカジュアルに、取引先やお客様にはより丁寧な敬語で対応するのが基本です。

相手との距離感に合わせてトーンを調整することが、信頼を保つコツです。

どんな相手でも、丁寧さと誠実さが伝わる表現を意識しましょう。

相手の種類	推奨トーン	例文の方向性
社内の同僚	ややフランクだが丁寧	「お疲れさまです」「お手数ですが」など
取引先・顧客	丁寧で控えめ	「平素よりお世話になっております」「ご都合のよい方法をお知らせください」
学校・施設関係	やわらかく温かみのある表現	「ご安心ください」「お預かりしております」など

このように、同じ「忘れ物連絡」でも、相手の立場によって伝え方は変わります。

次章では、実際に使えるテンプレートや文例を交えて、より具体的な書き方を紹介します。

メール作成の前に確認すべき3つのポイント

忘れ物のメールを書く前に、まず確認しておきたい基本事項があります。

これらを整理しておくことで、相手がスムーズに対応でき、誤解や混乱を防ぐことができます。

持ち主を特定できる情報を整理する

まずは、忘れ物が誰のものかをできるだけ正確に把握しましょう。

明らかに持ち主が分かる場合は名前を、分からない場合は特徴を具体的に伝えます。

「どんなものを、どこで、いつ預かったのか」を整理するのがポイントです。

確認項目	内容の例
品物の特徴	黒の折りたたみ傘、青いファイルなど
発見場所	会議室A、受付カウンターなど
発見日時	1月20日 午後3時ごろ
識別情報	名前の記載、会社名のロゴなど

これらを整理しておくと、本文で「○○様のものと思われます」と自信を持って書けます。

逆に、確証がない場合は「お心当たりがありましたら」と添えると柔らかい印象になります。

受け渡し方法と保管場所を明確にする

次に、相手が受け取りやすい方法を考えておくことが大切です。

「どこで受け取れるか」「いつまで保管しているか」を明示することで、相手が行動しやすくなります。

保管場所や期間を曖昧にすると、相手が迷ってしまう原因になります。

伝えるべき情報	例文
保管場所	現在、総務部の窓口にてお預かりしております。
受け取り方法	直接お越しいただくか、郵送も可能です。
期限	○月○日までにお受け取りいただけますと幸いです。

期限を設定する場合は、「お願い」や「ご案内」として伝えることで、角が立たず丁寧に感じられます。

メール送信のタイミングと注意点

忘れ物のメールは、基本的に見つけた当日か翌日には送るのが理想です。

連絡が早ければ、相手も「助かった」と感じ、信頼感が高まります。

また、送信時間にも注意が必要です。早朝や夜遅くは避け、業務時間内に送るのが望ましいです。

送信タイミング	理由
見つけた当日〜翌日	相手が安心しやすい
業務時間内（9時〜18時）	読み逃しを防げる
再送時（2〜3日後）	返信がない場合のフォローに最適

メール送信は「相手の状況を思いやること」が最も大切です。

慌てず、落ち着いて事実を確認したうえで送信すれば、誤送信や勘違いも防げます。

忘れ物を預かっているときのメール書き方テンプレート

ここでは、どんな相手にも丁寧で分かりやすく伝わるメールの基本構成を紹介します。

「件名」「本文」「結び」の3ステップで整理すると、迷わず書けるようになります。

件名の付け方｜開封されやすいタイトル例

件名は、メールの内容がひと目で分かるようにシンプルにするのが鉄則です。

「誰の」「どんな忘れ物」なのかが伝わると、相手がすぐに開封してくれます。

件名だけで内容がわかるようにすることが最重要です。

シーン	件名例
社内	【ご連絡】会議室でのお忘れ物をお預かりしています
取引先	【お知らせ】○○様のお忘れ物をお預かりしております
店舗	お忘れ物をお預かりしております（○○店）
学校	お忘れ物のご連絡（○○学校）

本文構成｜「誰が・何を・どこで・どうしたか」を明確に

本文は、以下の流れで構成すると読みやすく、丁寧な印象になります。

構成要素	内容
①挨拶と名乗り	例：「お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。」
②忘れ物発見の経緯	例：「先日、会議室にてお使いになった資料をお預かりしております。」
③忘れ物の詳細	例：「青色のファイルで、表紙に『○○』と記載がございます。」
④返却方法の案内	例：「ご来社または郵送でのお受け取りが可能です。」
⑤締めの言葉	例：「お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

この構成に沿って書くことで、相手が必要な情報をすぐに把握でき、返信もしやすくなります。

結びの言葉で印象を柔らかくするコツ

メールの最後に一言添えるだけで、全体の印象が大きく変わります。

「ご安心ください」「お手数をおかけいたします」といった言葉を使うことで、優しさや誠実さが伝わります。

シーン	おすすめの締め言葉
社内	お時間のあるときにお受け取りください。
取引先	ご都合のよい方法をお知らせいただけますと幸いです。
店舗	ご来店の際にお渡しいたしますので、ご安心ください。
学校	お急ぎの場合は、職員室でお受け取りいただけます。

フルテンプレート例文（汎用）

以下は、どの業種でも使える汎用的な「忘れ物連絡メール」の完全例文です。

件名：【ご連絡】お忘れ物をお預かりしております ○○様 お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。 先日、弊社オフィス内にて、黒い手帳をお忘れのようでしたのでご連絡いたしました。 現在、弊社受付にて大切にお預かりしております。 直接お受け取りにお越しいただくか、郵送でのご返送も可能です。 ご都合のよい方法をお知らせいただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□

このテンプレートを基礎に、次章ではシーン別にさらに具体的なフル例文を紹介します。

シーン別メール例文｜社内・取引先・店舗・学校別ガイド

ここからは、実際の現場でそのまま使えるメール例文を紹介します。

社内・取引先・店舗・学校など、シーンごとにトーンを調整したフルバージョンを掲載します。

社内での忘れ物連絡メール

社内の同僚や上司に送るメールは、ビジネスとしての丁寧さを保ちながらも、硬すぎない文体がポイントです。

件名：会議室にお忘れ物がありました ○○部 ○○様 お疲れさまです。総務部の△△です。 本日、A会議室の片付けをしていたところ、黒のボールペンをお忘れになっていたようです。 お名前の刻印がございましたので、○○様のものと思われます。 現在、私の机にてお預かりしておりますので、お時間のあるときにお受け取りください。 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 △△（署名）

社内メールでは「柔らかく」「簡潔に」がキーワードです。

取引先やお客様への忘れ物連絡メール

社外の相手に送る場合は、より丁寧で礼儀正しい表現を使うのが基本です。

特に、返却方法を選べるように案内すると親切な印象になります。

件名：【ご連絡】お忘れ物をお預かりしております 株式会社○○ ○○様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。 先日、弊社にお越しいただいた際、会議室にてご使用になられた黒の手帳をお忘れのようでした。 現在、弊社事務所にて大切にお預かりしております。 直接お受け取りにお越しいただくか、ご希望がございましたら郵送でのご返送も可能です。 ご都合のよい方法をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□

相手の立場を尊重する言葉づかいが最重要です。
「お預かりしております」「ご希望があれば」など、柔らかい表現を意識しましょう。

店舗・サービス業でのお客様対応メール

店舗では、お客様に安心してもらうことが最優先です。

過度に事務的な言葉ではなく、温かみのある表現を使うと好印象になります。

件名：お忘れ物をお預かりしております（○○店） ○○様 このたびは○○店をご利用いただき、誠にありがとうございます。 お客様がお座りになったお席に、白いハンカチのお忘れ物がございました。 お名前の刺繍がございましたため、○○様のものと判断し、ご連絡を差し上げております。 現在、店舗にてお預かりしておりますので、ご都合のよい際にお受け取りください。 郵送をご希望の場合は、配送先住所をお知らせいただければ対応いたします。 ご連絡をお待ちしております。 ○○店 担当：△△

店舗対応では「親切さ」と「安心感」がカギです。

学校・教育施設での保護者対応メール

保護者への連絡では、状況を簡潔に伝えつつ、子どもへの配慮を感じさせる表現が好まれます。

件名：お忘れ物のご連絡（○○学校） ○○様（保護者様） いつもお世話になっております。○○学校の△△です。 本日、教室内で○○くん（ちゃん）の筆箱をお預かりしております。 次回登校時にお渡しいたしますが、お急ぎの場合は職員室でもお受け取り可能です。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ○○学校 △△

「安心」「信頼」「やさしさ」を意識して書くと、保護者にも好印象を与えます。

ここまでの例文をもとに、次章では「表現の工夫」と「失礼に見えない書き方」を解説します。

メール文で失礼に見えない表現テクニック

忘れ物のメールは、事務的になりすぎると冷たく感じられ、逆に砕けすぎると軽く見られてしまいます。

この章では、ビジネスでもプライベートでも失礼にならない自然な言い回しを紹介します。

「○○様のものと思われます」でやわらかく伝える

まだ持ち主が確定していないときに「○○様のものです」と書くのは避けたほうが無難です。

相手を尊重するために、断定ではなく推測の形で伝えるのが基本です。

NG表現	おすすめ表現
○○様のものです。	○○様のものと思われます。
お忘れになりました。	お心当たりがございましたらご確認ください。
こちらのもので間違いありません。	お持ち物かどうかご確認いただけますと幸いです。

「思われます」「お心当たりがあれば」などのクッション言葉を入れるだけで印象が柔らかくなります。

返却方法の選択肢を添えると親切

「受け取りに来てください」と一方的に伝えるよりも、複数の選択肢を提示するほうが丁寧です。

相手の都合に配慮し、行動を選べるようにすることで、信頼感が生まれます。

状況	例文
来社・来店対応	直接お越しいただくか、次回ご来店時にお渡しいたします。
郵送対応	ご希望がございましたら、郵送でのご返送も可能です。
その他	ご希望の方法をお知らせいただけますと幸いです。

こうした選択肢を添えることで、受け取る側のストレスを減らし、スムーズなやりとりができます。

保管期限を伝えるときの自然な言い回し

忘れ物は無期限で保管できない場合が多いため、保管期限を伝える必要があります。

ただし、期限を「強制」するように伝えると角が立つため、「ご案内」や「お願い」の形で柔らかく伝えるのがポイントです。

NG表現	おすすめ表現
○日までに取りに来てください。	○日までにお受け取りいただけますと幸いです。
期限を過ぎたものは処分します。	保管期限を過ぎた場合は、こちらで対応させていただく場合がございます。
至急取りに来てください。	お急ぎの場合はお知らせくださいませ。

期限の伝え方ひとつで印象は大きく変わります。

「期限」よりも「目安」や「お願い」という言葉を使うのが、より丁寧な印象を与えるコツです。

次章では、メールをより印象よく見せるための細かな工夫や言葉づかいのコツを紹介します。

より印象を良くする＋αの工夫

忘れ物のメールは、単に事実を伝えるだけでなく、相手が「感じよく」受け取れるかどうかが重要です。

ここでは、印象をぐっと良くするちょっとした工夫や言葉づかいのポイントを紹介します。

具体的な描写で信頼感を高める

忘れ物の特徴を曖昧にせず、できるだけ具体的に書くと、相手がすぐに確認できます。

数語の具体的な描写があるだけで、受け取る側の安心感がまったく違います。

「黒い折りたたみ傘」「青いノート」「白いハンカチ」など、色・形・特徴を入れるのがコツです。

悪い例	良い例
傘をお預かりしています。	黒い折りたたみ傘をお預かりしています。
資料を見つけました。	青いファイルに入った会議資料を見つけました。
お荷物がありました。	白い紙袋（取っ手付き）をお預かりしています。

描写を少し加えるだけで、丁寧さと誠実さが伝わるメールに変わります。

「お手数をおかけします」で誠実さを演出

忘れ物をした相手にとっても、連絡を受けるのは少し気まずいものです。

そんなときこそ、「お手数をおかけします」「ご確認のほどお願いいたします」といったひとことが、やわらかな印象を与えます。

この表現は、ビジネス・接客・学校など、どんなシーンでも使える万能フレーズです。

場面	使える一言
ビジネス	お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
店舗	ご足労をおかけいたしますが、ご都合のよいときにお越しください。
学校	ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

一言添えるだけで「気遣いがある人」という印象に変わります。

返信がない場合のフォローメール例

忘れ物の連絡を送ったあと、数日たっても返信がない場合は、軽くフォローを入れるのが丁寧です。

ただし、催促のように感じさせないことが大切です。

件名：【再送】お忘れ物のご確認（○○店／株式会社△△） ○○様 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 先日ご連絡いたしましたお忘れ物につきまして、念のため再度ご案内申し上げます。 現在も弊社にて保管しておりますが、ご確認がまだのようでしたのでご連絡差し上げました。 ご都合のよい受け取り方法をお知らせいただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△ □□

「確認のお願い」「念のためのご案内」といった柔らかい表現を使うことで、催促の印象を避けられます。

フォローも丁寧さを忘れずに行えば、むしろ誠実な対応として評価されます。

次章では、記事全体のまとめとして「対応の原則」と「信頼を保つための心構え」を解説します。

まとめ！忘れ物メールで信頼を築くための心得

忘れ物を預かったときのメール対応は、単なる連絡業務ではありません。

その一通が、あなたや職場、店舗の印象を左右することもあります。

ここでは、これまで紹介したポイントを振り返りながら、信頼を得るための基本を整理します。

対応の基本3原則を再確認

忘れ物連絡の基本は、どんな場面でも変わりません。

以下の3つの原則を意識するだけで、対応品質は大きく向上します。

原則	内容
①早めの連絡	見つけた時点で迅速にメールを送ることで、相手に安心感を与える。
②正確な情報	品物の特徴や保管場所を具体的に書くことで、誤解を防ぐ。
③丁寧な言葉遣い	柔らかい表現を心がけ、相手への配慮を伝える。

この3つを徹底することで、「感じのよい対応」「信頼できる人」という印象を自然に与えられます。

トラブルを防ぐ「一歩先の気づかい」

忘れ物対応は、単に返却するだけでは終わりません。

メールの内容次第で、相手が気持ちよくやりとりを進められるかが決まります。

「ご都合のよいときに」「ご確認いただけますと幸いです」など、やさしい言葉を選ぶことが信頼を積み重ねる第一歩です。

一歩先の気づかい	実践例
確認のしやすさ	写真を添付して特徴を伝える
選択肢の提示	来社・郵送どちらも可能と案内する
フォロー	数日後に軽く再連絡する

小さな工夫でも、相手の負担を減らすことにつながります。

「相手が次に動きやすいように書く」――それが理想のメールです。

忘れ物対応メールは、単なる連絡文を超えた「思いやりのコミュニケーション」です。

丁寧に、そして温かみのある言葉で、信頼を築く一通を届けましょう。