都合がつかないときのメール例文集相手に失礼にならない断り方とマナー

「都合がつかない」と伝えるとき、どんな言葉を選べば角が立たずに済むのか悩む人は多いですよね。

特にビジネスシーンでは、断り方ひとつで印象や信頼関係が大きく変わることもあります。

この記事では、上司・取引先・同僚・友人など、さまざまな相手別に使える「都合がつかない」メール例文をわかりやすく紹介します。

また、使える言い換え表現や文面を丁寧に見せるコツも解説。

この記事を読めば、「断り上手」になり、相手との関係を良好に保ちながら予定を調整できるようになります。

都合がつかないときのメールは「スピード＋気遣い」が基本

「都合がつかない」と伝えるとき、最も重要なのはスピードと相手への配慮です。

返答が遅れたり、素っ気ない文面になると、誠意が伝わりにくくなります。

この章では、相手に好印象を残しながら予定を断るための基本マナーを解説します。

「都合がつかない」ときに気をつける3つの鉄則

まず押さえておきたいのは、断るときの基本姿勢です。

お詫び・タイミング・代替案の3つを意識するだけで、印象が大きく変わります。

ポイント	内容
お詫び	「申し訳ございませんが」「あいにく」など、やわらかいクッション言葉を使う。
タイミング	都合がつかないと分かった時点ですぐ返信する。
代替案	「別日なら」や「改めてご相談を」など前向きな一言を添える。

この3つがそろえば、「断られた」というよりも「丁寧に調整してくれた」と受け取られやすくなります。

返信の早さと一文目の印象が9割を決める理由

都合がつかないときほど、返信のタイミングが信頼を左右します。

即レスが難しい場合でも、まずは「確認のうえ改めてご連絡いたします」と一言入れるだけで印象が変わります。

返信の遅れ＝相手の予定を奪うことを意識し、早めの対応を心がけましょう。

また、一文目でお礼や感謝を伝えると、文全体が穏やかに見えます。

悪印象の文	好印象の文
その日は無理です。	お声がけいただきありがとうございます。あいにくその日は都合がつかず…。
行けません。	ご連絡ありがとうございます。別日に改めて伺えればと思います。

最初の一文で印象を整えることが、断りメール成功の第一歩です。

この基本を押さえることで、どんな相手にも誠実さが伝わるメールを送ることができます。

都合がつかないときのメールは「スピード＋気遣い」が基本

「都合がつかない」と伝えるとき、最も重要なのはスピードと相手への配慮です。

返答が遅れたり、素っ気ない文面になると、誠意が伝わりにくくなります。

この章では、相手に好印象を残しながら予定を断るための基本マナーを解説します。

「都合がつかない」ときに気をつける3つの鉄則

まず押さえておきたいのは、断るときの基本姿勢です。

お詫び・タイミング・代替案の3つを意識するだけで、印象が大きく変わります。

ポイント	内容
お詫び	「申し訳ございませんが」「あいにく」など、やわらかいクッション言葉を使う。
タイミング	都合がつかないと分かった時点ですぐ返信する。
代替案	「別日なら」や「改めてご相談を」など前向きな一言を添える。

この3つがそろえば、「断られた」というよりも「丁寧に調整してくれた」と受け取られやすくなります。

返信の早さと一文目の印象が9割を決める理由

都合がつかないときほど、返信のタイミングが信頼を左右します。

即レスが難しい場合でも、まずは「確認のうえ改めてご連絡いたします」と一言入れるだけで印象が変わります。

返信の遅れ＝相手の予定を奪うことを意識し、早めの対応を心がけましょう。

また、一文目でお礼や感謝を伝えると、文全体が穏やかに見えます。

悪印象の文	好印象の文
その日は無理です。	お声がけいただきありがとうございます。あいにくその日は都合がつかず…。
行けません。	ご連絡ありがとうございます。別日に改めて伺えればと思います。

最初の一文で印象を整えることが、断りメール成功の第一歩です。

この基本を押さえることで、どんな相手にも誠実さが伝わるメールを送ることができます。

「都合がつかない」メールの基本構成と書き方テンプレート

「都合がつかない」という内容を伝えるメールは、構成を理解しておくと誰にでも丁寧に書けます。

特にビジネスメールでは、冒頭から結びまでの流れが自然であるほど、誠実な印象を与えられます。

ここでは、どんなシーンでも使えるテンプレートを紹介します。

ベースとなるメール構成（例文つきテンプレ）

メールは「お礼 → お詫び → 理由 → 代替案 → 結び」の順で構成するとスムーズです。

構成要素	内容と例文
お礼	「お声がけいただきありがとうございます。」
お詫び	「誠に恐縮ですが、当日は都合がつかず…。」
理由	「別件の予定が入っておりまして…。」
代替案	「翌週以降で改めてご相談させていただけますと幸いです。」
結び	「ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」

この流れを意識するだけで、自然で丁寧な印象に仕上がります。

お詫び・理由・代替案を入れる順番と書き方のコツ

一文ごとにリズムを整えると、読みやすいメールになります。

たとえば次のように書くとスムーズです。

件名：打ち合わせ日程のご相談

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
ご連絡いただきました○月○日の件ですが、あいにくその日は都合がつかず、
別件の対応が入っております。

誠に恐縮ですが、翌週○日以降で改めてお時間をいただくことは可能でしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願いいたします。

敬具

このように、「お詫び → 理由 → 代替案」という順番で伝えると、文が自然にまとまります。

また、理由を長く書きすぎないことも大切です。簡潔な一文にとどめましょう。

悪印象を避ける言葉の選び方

同じ意味でも、言い方ひとつで受け取られ方が変わります。

断定的な表現は避け、やわらかい語尾を選ぶのがポイントです。

避けたい表現	おすすめ表現
行けません	あいにくその日は都合がつかず…
無理です	別の予定があり、調整が難しく…
できません	誠に恐縮ですが、今回は見送らせていただければと存じます

メールの印象を決めるのは、細かな言葉の選び方です。

相手にやわらかく届く表現を心がけましょう。

【フル例文集①】ビジネスで使える「都合がつかない」メール例文

ここでは、ビジネスシーンでそのまま使える「都合がつかない」メールの例文を紹介します。

上司や取引先、社内メンバーなど、相手の立場に応じて言葉づかいを変えることで、より自然で丁寧な印象になります。

すぐにコピペして使える実践的な文例を揃えました。

上司・取引先など目上の人への丁寧な断りメール（長文フル例文）

目上の方に対しては、謝意と代替案を明確に伝えることが大切です。

以下は、打ち合わせ日程を変更したい場合のフルバージョンです。

件名：打ち合わせ日程のご相談

○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。

ご提案いただきました○月○日の打ち合わせですが、あいにく別件の予定が入っており、当日は都合がつかない状況でございます。

誠に恐縮ではございますが、翌週○日以降で再度調整させていただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

敬具

「恐縮ですが」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」といった表現で、相手への敬意を示すのがポイントです。

代替日を具体的に挙げると、調整がスムーズになります。

社内の同僚・後輩へのやわらかい断り方（短文＋代替提案あり）

社内メンバーへのメールは、堅すぎず、それでいて丁寧さを保つことが大切です。

件名：明日のミーティングについて

○○さん

お疲れさまです。□□です。

明日予定していたミーティングですが、別案件の対応が入り、どうしても都合がつかなくなってしまいました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

○月○日午後であれば参加可能です。
日程を改めさせていただけると助かります。

よろしくお願いします。

「申し訳ありません」と一言入れるだけで、誠実さが伝わります。

社内では柔らかい言葉＋丁寧な締めを意識しましょう。

外部クライアントへの誠実な調整依頼メール

クライアントに対しては、丁寧さと迅速さの両立が求められます。

こちらの例文は、会議日程の変更依頼に使えます。

件名：会議日程変更のお願い

○○株式会社 ○○様

平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。

ご調整いただいておりました○月○日の会議につきまして、誠に恐縮ですが、社内行事と重なってしまい、当日は都合がつかない状況でございます。

つきましては、翌週○日または○日で再調整させていただくことは可能でしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほどお願い申し上げます。

敬具

外部向けメールでは、「恐縮ですが」「お願い申し上げます」など、ややフォーマルな言い回しを使うのが適しています。

相手の時間を尊重する姿勢が伝わるよう、文全体を整えましょう。

このように、相手ごとにトーンを調整することで、同じ「断りメール」でも印象が大きく変わります。

ビジネスメールでは「謝意＋代替案＋丁寧な結び」が鉄則です。

【フル例文集②】プライベート・日常で使える「都合がつかない」メール・LINE例文

ビジネスだけでなく、プライベートのやり取りでも「都合がつかない」と伝える場面は多いですよね。

友人・知人への返信やフォーマルな行事の断りなど、状況に合わせて言葉を選ぶのが大切です。

ここでは、使いやすくて印象を損ねない実例を紹介します。

友人や知人の誘いを角が立たないように断る言い方（LINE風も）

親しい間柄ほど、断り方ひとつで空気が変わります。

カジュアルでも、感謝と前向きな一言を添えるのがポイントです。

場面	文例
メール風	ごめんね、誘ってくれてありがとう。 その日はちょっと都合がつかなくて参加できなそうです。 別の日ならぜひ行きたいな。来週の平日とか空いてる日ある？
LINE風	誘ってくれてありがと〜！ その日予定入ってて難しいかも💦 代わりに○日とかどう？そっち空いてる？

絵文字や語尾のトーンを少しやわらげるだけで、断っても相手の気持ちを傷つけません。

「また別の機会に」という前向きな一言を添えるのがコツです。

冠婚葬祭・親戚行事などフォーマルな断り方（丁寧語フル例文）

フォーマルな場では、感謝とお詫びをしっかり伝えることが重要です。

文面はできるだけ簡潔にまとめ、気持ちのこもった表現を使いましょう。

件名：ご招待のお礼と欠席のご連絡

○○様

このたびはご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、当日は別の予定が入っており、どうしても都合がつかない状況でございます。
心よりお祝い申し上げるとともに、皆様のご健勝とご多幸をお祈りいたします。

今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。

敬具

「申し訳ありません」「恐縮ですが」といったクッション言葉を入れると、やわらかい印象になります。

また、理由を細かく書きすぎないのも大切なマナーです。

相手に配慮を示しつつ、丁寧にまとめることで誠実さが伝わります。

プライベートなやり取りでも、「感謝 → お詫び → 前向きな一言」を守ることで、良好な関係を保てます。

断る＝終わりではなく、次の機会へつなげることが大切です。

「都合がつかない」の上品な言い換え表現集

「都合がつかない」という表現は便利ですが、何度も使うと単調になりがちです。

同じ意味でも、少し言い回しを変えるだけで柔らかく、より丁寧に聞こえます。

ここでは、ビジネスや日常で使いやすい上品な言い換え表現を紹介します。

やわらかい印象に変わるビジネス言い回し10選

ビジネスシーンでは、断りの言葉に「敬意」と「前向きさ」を感じさせることがポイントです。

言い換えフレーズ	使い方例
あいにくその日は予定がございます	あいにくその日は予定があり、参加が難しい状況です。
別件の対応が入っております	その日は別件の対応が入っており、出席が難しくなっております。
スケジュールの都合で難しいです	スケジュールの都合で、今回は難しい状況です。
申し訳ありませんが調整が難しい状況です	申し訳ありませんが、現時点では調整が難しい状況です。
当日は予定が重なっております	当日は予定が重なっており、都合がつかない状況です。
すでに予定が入っております	すでに予定が入っておりまして、別日でお願いできれば幸いです。
別の予定と重なっております	恐縮ですが、別の予定と重なっております。
その日は難しい状況です	ご連絡ありがとうございます。あいにくその日は難しい状況です。
日程の調整がつかず	日程の調整がつかず、今回は見送らせていただければと思います。
他の案件と重なっております	他の案件と重なっており、別日でお願いできますと幸いです。

どれも「行けません」「無理です」といった直接的な表現を避け、やわらかい印象を与えるフレーズです。

“断る”よりも“調整できない”と伝えるのが上品さのコツです。

理由を濁したいときに便利なフレーズ10選（例文付き）

どうしても具体的な理由を言いたくない場合や、詳細を伝える必要がないときは「ぼかす言い方」を選びましょう。

以下の表現なら、相手に不快感を与えずに自然に断れます。

フレーズ	使用例
所用がございまして	申し訳ございませんが、所用がございまして当日は参加が難しいです。
少々立て込んでおりまして	大変恐縮ですが、少々立て込んでおりましてご一緒できそうにありません。
私用のため	恐縮ですが、私用のため今回は見送らせていただければと存じます。
都合が重なっておりまして	誠に申し訳ございませんが、都合が重なっておりまして難しい状況です。
諸事情により	恐縮ですが、諸事情により当日は難しい状況でございます。
別件対応のため	別件対応のため、今回は参加を見合わせます。
調整が難しく	現在調整が難しく、今回は見送らせていただければと思います。
状況的に難しく	ご連絡ありがとうございます。状況的に難しく、別の機会に改めてお願いいたします。
スケジュールが立て込んでおり	スケジュールが立て込んでおり、別日にご相談できれば幸いです。
今回は見送らせていただきます	今回は見送らせていただきますが、次の機会にはぜひ参加させてください。

「見送らせていただく」という言葉は、断りの場面で非常に便利です。

理由を明かさずとも誠実さを保てる、万能な表現です。

文面をより丁寧に見せるための書き方ポイント

同じ内容でも、書き方次第で印象は大きく変わります。

特にビジネスメールでは、「言葉づかい」「構成」「改行の入れ方」など、細部の工夫が信頼感を左右します。

ここでは、メールをより丁寧で読みやすく見せるための実践ポイントを紹介します。

冒頭のあいさつと締めくくりの型（例文あり）

最初と最後の文面を整えるだけで、全体の印象が格段に良くなります。

まずは冒頭のあいさつ文の基本形を押さえましょう。

状況	冒頭の定型文
一般的なビジネス	いつもお世話になっております。
初めての相手	突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社の□□と申します。
依頼・確認メール	ご連絡ありがとうございます。早速内容を確認いたしました。

次に、結びの言葉を丁寧に仕上げましょう。

状況	結びの定型文
丁寧に締めたいとき	ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
カジュアルな相手へ	お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
依頼を断る場合	誠に恐縮ですが、今回は見送らせていただければと存じます。

冒頭と結びを整えることで、文全体に統一感と信頼感が生まれます。

トーン・句読点・改行・敬語のバランスを整える

文の丁寧さは、言葉づかいだけでなく「見た目の整い方」でも決まります。

以下のような細部を意識してみましょう。

項目	改善ポイント
トーン	全体を「です・ます」で統一。語尾を揃えると落ち着いた印象になる。
句読点	1文を短く区切り、読点「、」を適度に使う。文が長くなりすぎないよう注意。
改行	2〜3文ごとに空行を入れ、読みやすくする。
敬語	「ご確認」「お伺い」「お手数」など、相手を立てる言葉を意識的に入れる。

例えば次の2つの文を比べてみましょう。

悪い例	良い例
その日は無理です、また今度お願いします。	あいにくその日は都合がつかず、別日に改めてご相談できれば幸いです。

文の切り方と語尾の整え方だけで、印象がぐっとやわらかくなります。

さらに、箇条書きや表を適度に使うと、長文メールでも読みやすくなります。

見た目の美しさも「丁寧さ」の一部と考え、レイアウトを意識して書くとよいでしょう。

まとめ！断り上手こそ信頼されるビジネスパーソン

「都合がつかない」と伝えるのは、誰にとっても気を使う場面です。

しかし、正しい伝え方を知っていれば、断ることは決してマイナスにはなりません。

むしろ、誠実な対応として信頼を得るチャンスにもなります。

「断る＝印象が悪い」ではなく「誠実さを伝えるチャンス」

断ることをためらう人は多いですが、実際には誠実に理由を伝えた方が信頼関係は深まります。

大切なのは、相手に配慮しながらも、自分の立場をきちんと説明することです。

悪印象を与える断り方	信頼される断り方
その日は行けません。	お声がけありがとうございます。あいにくその日は都合がつかず、別日に改めて伺えればと思います。
無理です。	申し訳ございませんが、当日は予定が重なっており難しい状況です。

丁寧に断ることは、誠実さの表現です。

一言添えるだけで、断る側も気持ちが軽くなります。

「またの機会に」が関係をつなぐ最強フレーズ

メールを締める際に「またの機会に」や「別の機会にぜひ」という一言を加えると、印象がやわらぎます。

この言葉には、「関係を続けたい」という前向きなメッセージが込められています。

締めくくりの言い回し	使用例
またの機会に	今回は難しいのですが、またの機会にぜひお願いいたします。
別の機会に	別の機会にお会いできることを楽しみにしております。
今後とも	今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

最後の一文は、相手への印象を決める大事なポイントです。

どんなに忙しいときでも、「相手を思いやる姿勢」を忘れずに添えましょう。

それこそが、信頼されるビジネスパーソンのメール術です。