突然の電話は相手の時間を奪ってしまうことがあります。
そのため、電話をかける前に一通のメールで「これからご連絡します」と伝えておくのが、今や社会人の基本マナーです。
本記事では、「電話の前に送るメール」の正しい書き方と、すぐに使える例文をビジネス・就活・営業の3つのシーンに分けて紹介します。
件名や宛名のつけ方、相手を気遣うフレーズの選び方など、初心者でも迷わず書けるテンプレートを多数掲載。
さらに、短文で済ませたいときや丁寧な文面にしたいときなど、状況に応じた使い分けのコツも解説しています。
この記事を読めば、「電話前メール」を自然に書けるようになり、相手に好印象を与えるコミュニケーションが身につきます。
電話の前にメールを送るのはなぜ必要なのか？
突然の電話が失礼になってしまうことを避けるために、事前にメールで一言伝えておくのが今や一般的なマナーです。
ここでは、その理由と背景をわかりやすく解説します。
突然の電話がNGとされる理由
相手が会議中や移動中などの場合、いきなりの電話は対応できないことがあります。
その結果、伝えたい内容が後回しになったり、相手に負担を感じさせたりしてしまうのです。
「思いやりのない連絡」と捉えられてしまうこともあるため、あらかじめメールで予告しておくと安心です。
電話をかける前に一報を入れる＝相手の時間を尊重しているサインといえます。
| 対応方法 | 相手の印象 |
|---|---|
| 突然電話をかける | 少し急ぎすぎ・準備不足な印象 |
| 事前にメールで知らせる | 丁寧で配慮のある印象 |
メールを先に送る3つのメリット
電話前にメールを送ると、次のようなメリットがあります。
- 話がスムーズに進む：相手が内容を把握して準備できる。
- 時間調整ができる：都合の良い時間帯を確認できる。
- 印象が良くなる：丁寧で誠実な印象を与えられる。
この3点を意識するだけで、日常のやり取りが格段にスムーズになります。
どんな内容でも「一報を入れる」ことの効果
たとえ短い連絡でも、「本日○時頃にお電話差し上げます」といったメールを一通送っておくだけで、相手の安心感がまったく違います。
メールの一報は、「準備しておきますね」というメッセージを自然に伝える手段でもあります。
“相手の立場を考えた一言”が信頼を積み重ねる第一歩になります。
| 連絡スタイル | 相手の受け取り方 |
|---|---|
| 電話のみで連絡 | 唐突・対応しづらい印象 |
| 電話前にメールで予告 | 準備しやすく、安心感がある |
こうした小さな配慮が、円滑なコミュニケーションを支える基本になります。
「一報メール」は、信頼関係をつくる最初のステップです。
電話前メールの基本マナーと書き方テンプレート
電話をかける前に送るメールは、形式を整えることで相手に信頼感を与えることができます。
この章では、誰にでも使える基本構成と、丁寧で自然な書き方のコツを紹介します。
件名・宛名・本文・署名の理想構成
電話前メールには一定の型があります。まずは基本の構成を押さえましょう。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 「○○の件でお電話差し上げます」など、内容が一目でわかるようにする。 |
| 宛名 | 「○○株式会社 △△様」のように、会社名と担当者名を正確に書く。 |
| 本文 | 要件・希望時間・相手への配慮を簡潔にまとめる。 |
| 署名 | 氏名・会社名・連絡先を明記し、返信しやすい形に整える。 |
シンプルで伝わる構成が、最も信頼されるビジネス文の基本です。
使える定番フレーズ集（敬語・依頼・お伺い）
本文では、定番の敬語や依頼表現を組み合わせると自然な印象になります。
- 「お世話になっております。」（冒頭のあいさつ）
- 「本日〇時頃にお電話を差し上げたくご連絡いたしました。」（目的）
- 「ご都合が悪い場合はお知らせいただけますと幸いです。」（配慮）
- 「どうぞよろしくお願いいたします。」（結び）
メールの文面は長くしすぎず、3〜5行を目安にまとめると読みやすくなります。
【テンプレート例文】誰にでも使える基本型メール
以下は、どんな相手にも使える万能なテンプレートです。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名 | ○○の件でお電話差し上げます |
| 本文 | ○○株式会社 △△様
お世話になっております。株式会社□□の○○でございます。 ○○の件につきまして、本日〇時頃にお電話させていただきたくご連絡いたしました。 ご都合が悪い場合はお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
このテンプレートに、目的（例：日程の確認・書類の件など）を加えるだけで、ほとんどの場面に対応できます。
“相手が読みやすい構成と簡潔な表現”こそ、ビジネスメールの最強の武器です。
【ビジネス編】電話前に送るメール例文集（上司・取引先別）
ビジネスの現場では、電話をかける前にメールで連絡を入れておくことが信頼を生む基本マナーです。
ここでは、取引先・社内・緊急時など、実際のシーン別にすぐ使える例文を紹介します。
取引先への丁寧な事前連絡メール【フル文例＋解説】
取引先や顧客に電話をする場合は、相手の予定を尊重した丁寧なトーンが求められます。
| 件名 | 【ご連絡】○○の件につきましてお電話差し上げます |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の○○でございます。 先日ご相談いただきました○○の件につきまして、本日〇時頃にお電話にてご説明させていただきたくご連絡いたしました。 ご都合が悪い場合は、お手数ですがご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
ポイントは、「ご都合が悪い場合は…」という一文で相手への配慮を示すことです。
相手のペースに合わせる姿勢こそ、信頼を得る最大の要素です。
社内連絡・上司宛てに送るカジュアルメール【フル文例＋差し替えパーツ】
社内でのやり取りでは、過度に堅くならず、簡潔で伝わりやすい文面が理想です。
| 件名 | 本日お電話させていただきます（○○の件） |
|---|---|
| 本文（フル例文） | △△部 □□様
お疲れさまです。○○です。 ○○案件の件で、本日お電話にて確認させていただければと思います。 ご都合のよろしい時間帯がございましたらお知らせください。 よろしくお願いいたします。 |
この文面を少しアレンジすることで、同僚や他部署宛てにも使えます。
| 差し替え例 | 使用シーン |
|---|---|
| 「確認させていただければと思います」→「ご相談させていただければと思います」 | 内容がまだ確定していない場合 |
| 「本日」→「明日」「〇月〇日」 | 事前連絡を入れる場合 |
社内メールは、短く・正確に・気持ちを添えて書くことがポイントです。
緊急連絡・謝罪を含む場合の例文【ケース別】
トラブル対応や謝罪の場面では、丁寧な言葉遣いと落ち着いたトーンが求められます。
| 件名 | 【ご連絡】○○の件につきましてお電話いたします |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の○○でございます。 先ほどの○○の件につきまして、状況のご説明とお詫びのため本日お電話差し上げたく存じます。 ご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。 |
感情的にならず、事実と対応内容を簡潔に伝えるのがコツです。
誠実な対応メールは、どんな場面でも信頼を取り戻す第一歩です。
【就活編】採用担当者へ電話前に送るメール例文集
就職活動では、担当者に電話をかける前にメールで一言添えることで、丁寧な印象を与えることができます。
この章では、面接日程の確認や応募後のフォローなど、代表的な3つのシーンに分けて例文を紹介します。
面接日程の確認をする場合【フル例文＋注意点】
面接日程の確認は、多くの学生が送る定番の連絡です。
相手のスケジュールを尊重する表現を取り入れることが大切です。
| 件名 | 面接日程の件につきましてお電話のご連絡 |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 採用担当 △△様
お世話になっております。○○大学の□□と申します。 面接日程の件につきましてご相談したく、本日〇時頃にお電話させていただきたいと思っております。 ご都合が悪い場合は、お手数ですがご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
大学名・氏名は必ず名乗り、要件を簡潔に伝えるのが就活メールの基本です。
“社会人としての礼儀を示す一言”が信頼を高めます。
応募書類送付後の確認連絡【定型＋応用パターン】
書類を送ったあと、確認の電話をする際にもメールを送っておくと安心です。
| 件名 | 応募書類送付の件でお電話のご連絡 |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。□□と申します。 先日応募書類をお送りいたしました件につきまして、確認のため本日〇時頃にお電話させていただきたく思っております。 お手すきの際にお時間をいただけましたら幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
もし複数の企業に応募している場合は、件名に会社名を入れると親切です。
例：「【株式会社〇〇】応募書類送付の件でお電話のご連絡」
| アレンジ例 | 内容 |
|---|---|
| 「本日〇時頃に」→「明日午前中に」 | 事前連絡を前日に送る場合 |
| 「ご都合が悪い場合は…」 | 相手のスケジュールに配慮を示す文として活用 |
採用担当者へお礼とフォローを兼ねる例文
面接後や説明会後に、感謝と連絡を兼ねてメールを送るのも丁寧です。
| 件名 | 先日の面接のお礼とご連絡 |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 採用担当 △△様
お世話になっております。○○大学の□□と申します。 先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。 本日、今後の選考に関してご確認させていただきたく、お電話を差し上げたく存じます。 ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 |
お礼を伝えつつ、要件を明確にすることで誠実な印象を残せます。
採用担当者にとっても、整理された文面は対応しやすく好印象です。
【営業編】電話前メールで印象を上げる例文大全
営業の仕事では、電話の前に一通のメールを送るだけで、相手への印象が大きく変わります。
この章では、新規顧客・既存顧客・提案連絡など、営業でよくあるシーンごとのメール例文を紹介します。
新規営業で初めて連絡する場合【営業特化フル例文】
初めての相手に連絡する際は、「突然のご連絡失礼いたします」という一言を添えるのが基本です。
| 件名 | 【ご提案のご連絡】お電話を差し上げます |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 △△様
突然のご連絡失礼いたします。株式会社□□の○○と申します。 弊社のサービス「〇〇」についてご紹介させていただきたく、本日または明日お電話を差し上げたく存じます。 ご都合のよろしいお時間帯をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
新規営業では、相手が内容を知らない前提で、目的を明確に書くことが重要です。
誠実で控えめな文面が、相手に安心感を与えます。
既存顧客へのフォロー連絡【信頼維持の書き方】
すでに取引がある相手に対しては、これまでの関係性を意識した柔らかいトーンにすると良いでしょう。
| 件名 | ○○の件でお電話させていただきます |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の○○でございます。 ご利用中の○○について確認事項があり、明日お電話にてご連絡差し上げたく存じます。 お差し支えなければ、〇時頃にお電話させていただければと思います。 ご都合が悪い場合はご一報いただけますと幸いです。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
このように、既存顧客へのメールは「いつもお世話になっております」で始め、落ち着いたトーンを保つのがポイントです。
“継続的な信頼をつくる一文”を入れることで、関係がよりスムーズになります。
提案・契約確認を伝える場合【テンプレート＋差し替え例】
提案や契約に関する電話をかける際には、具体的な内容を簡潔に添えることでスムーズに話を進められます。
| 件名 | ○○のご提案に関するご連絡（お電話予定） |
|---|---|
| 本文（フル例文） | ○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の○○でございます。 先日ご案内いたしました○○の件について、詳細のご説明を差し上げたく、本日〇時頃にお電話させていただく予定です。 もしお時間の都合がつかない場合は、改めて日程を調整させていただければと思います。 何卒よろしくお願いいたします。 |
| 差し替え例 | 使用シーン |
|---|---|
| 「詳細のご説明を差し上げたく」→「ご確認事項についてご相談させていただきたく」 | 内容が確認中心の場合 |
| 「お電話させていただく予定です」→「お時間をいただければと存じます」 | 柔らかく伝えたい場合 |
営業メールでは「押しすぎず、伝わる」が黄金バランスです。
相手が快く応じやすい言葉を選ぶことが、結果的に成果につながります。
【完全テンプレート集】状況別でそのまま使える電話前メール文例
ここでは、実際にそのまま使える「電話の前に送るメール」のテンプレートを紹介します。
短文タイプ・丁寧タイプ・カジュアルタイプを揃えているので、目的や相手に合わせて使い分けてください。
すぐ送れる短文タイプ（100字以内）
短時間で済ませたい場合や、社内連絡・軽い確認に適しています。
| 用途 | 文例 |
|---|---|
| 社内・同僚向け | お疲れさまです。○○です。
○○の件で本日お電話させていただきたく思います。 ご都合のよい時間帯をお知らせください。 |
| 外部・取引先向け | いつもお世話になっております。○○株式会社の□□でございます。
○○の件につきまして、本日〇時頃にお電話差し上げたくご連絡いたしました。 |
簡潔でも、目的と配慮を入れるだけで印象は大きく変わります。
丁寧な長文タイプ（200字前後）
取引先や採用担当者など、フォーマルな場面で使用する場合の例です。
| 件名 | 【ご連絡】○○の件につきましてお電話差し上げます |
|---|---|
| 本文（テンプレート） | ○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の○○でございます。 ○○の件につきまして、本日〇時頃にお電話にてご連絡差し上げたく存じます。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合が悪い場合はお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
このテンプレートは、ビジネス・就活・営業のすべての場面で共通して使用可能です。
件名・宛名・本文の順序を変えずに使うことで、フォーマルな印象を崩さずに済みます。
フォーマル／カジュアル両対応の文例比較表
状況に応じて、トーンを調整することで使いやすくなります。
| シーン | フォーマル表現 | カジュアル表現 |
|---|---|---|
| 依頼 | 「ご都合のよろしいお時間をお知らせください。」 | 「お時間あるときにご連絡ください。」 |
| 目的 | 「○○の件につきましてお電話差し上げたく存じます。」 | 「○○の件でお電話します。」 |
| 締め | 「何卒よろしくお願いいたします。」 | 「よろしくお願いします。」 |
相手との関係性に合わせて文体を調整することで、より自然な印象を与えられます。
テンプレートを基に、相手の立場や状況に合わせて柔軟に書き換えるのがポイントです。
電話前メールを送るときの5つの注意点
電話をかける前のメールは、文章そのものだけでなく「送るタイミング」や「相手への気遣い」も大切です。
この章では、送信前に確認しておきたい5つの注意点を紹介します。
件名で「電話予定」を明確にする
件名はメールの第一印象です。
「○○の件につきましてお電話差し上げます」「【ご連絡】お電話予定の件」など、電話をかける目的がすぐに分かるように書きましょう。
件名で要件が伝わるメールは、相手に安心感を与えます。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| 【ご連絡】○○の件につきましてお電話差し上げます | ご連絡です |
| ○○の確認についてお電話予定です | ○○の件 |
送信時間と相手の都合を意識する
メールはいつでも送れますが、相手が業務に集中している時間帯を避けるのがマナーです。
午前中なら9〜10時台、午後なら13〜16時台に送るのが一般的です。
早朝・深夜の送信は控えましょう。
相手の勤務時間を意識することが、ビジネスの信頼につながります。
本文は短く、目的と時間を明確に書く
電話前メールの目的は「連絡の予告」であり、長文説明は不要です。
3〜5行で、いつ・なぜ・どの件について電話するのかを簡潔に伝えましょう。
| 構成 | 例文 |
|---|---|
| 目的 | 「○○の件についてご連絡させていただきたくメールいたしました。」 |
| 時間 | 「本日〇時頃にお電話させていただきます。」 |
| 配慮 | 「ご都合が悪い場合はお知らせください。」 |
送信前に誤字・宛名・会社名を確認する
ビジネスメールでは、誤字脱字や宛先ミスが信頼を損なう原因になります。
送信前に、宛名・会社名・時間表記の3点を必ずチェックしましょう。
特に相手の名前の漢字を間違えるのは大きなマイナス印象です。
返信がない場合のフォロー対応
メールを送っても返信がない場合は、焦らず予定通りの時間に電話をかけましょう。
相手が不在だった場合は、留守番メッセージを残すか、再度メールで「改めてご連絡いたします」と伝えます。
落ち着いた対応が、信頼を築く最も確実な方法です。
| フォロー例 | 文面 |
|---|---|
| 再連絡メール | お世話になっております。先ほどお電話いたしましたが、お時間が合わなかったようです。
改めてご都合のよいお時間にご連絡させていただければ幸いです。 よろしくお願いいたします。 |
誠実な対応を積み重ねることで、相手との信頼関係は自然と深まります。
まとめ！電話の前にメールを送るだけで信頼と印象は変わる
電話の前にメールを送るという一手間は、小さな行動のようでいて、大きな信頼を生みます。
相手の時間を尊重し、円滑なやり取りをするための大切なビジネスマナーです。
この記事で紹介したように、メールを先に送るだけで次のような効果が得られます。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 印象アップ | 「配慮できる人」として信頼を得やすくなる。 |
| 会話がスムーズ | 相手が事前に内容を把握できるため、話が早い。 |
| ミス防止 | 時間や要件の行き違いを防げる。 |
そして、どのような立場や場面でも共通して大切なのは、
「相手にとって分かりやすく、丁寧であること」です。
メールを通じて一言伝えるだけで、あなたの印象はぐっと好印象になります。
今日から、電話をかける前に一通のメールを送る習慣を取り入れてみましょう。
それが、信頼を積み重ねるシンプルで確実な方法です。
丁寧な一報が、あなたのビジネスコミュニケーションを変える第一歩になります。
