休暇中でもTeamsで適切にメッセージを設定することは、業務の円滑な進行と周囲への配慮に欠かせません。
この記事では、社内向け・社外向け・英語版まで、すぐ使える休暇メッセージ例文を豊富に紹介します。さらに、ステータスメッセージやOutlook連携での設定手順、スマートな印象を残すためのポイントも解説しています。
フルバージョンのテンプレートはコピーしてそのまま利用可能。これを活用すれば、休暇中でも周囲に安心感を与え、プロフェッショナルな印象を保つことができます。
Teamsで休暇メッセージを設定する目的とは
休暇中にTeamsでメッセージを設定することは、単に不在を伝えるだけでなく、職場でのコミュニケーションをスムーズに保つために重要です。
この記事では、休暇メッセージの設定目的や、社内外で伝えるべき内容の違いをわかりやすく解説します。
なぜ休暇メッセージが必要なのか
休暇中でも、同僚や取引先からの連絡は届きます。メッセージを事前に設定しておくことで、受信者はあなたが対応できないことを理解し、無用な催促や混乱を防ぐことができます。
また、休暇メッセージがあることで、受信者に安心感を与え、信頼関係を保つことにもつながります。
社内と社外で伝えるべき内容の違い
社内向けメッセージでは、具体的な対応予定や代理担当者の情報を伝えると効果的です。
一方、社外向け（取引先向け）メッセージでは、簡潔かつ丁寧な表現で不在を伝え、必要に応じて問い合わせ窓口を案内すると良いでしょう。
| 対象 | 記載内容 | ポイント |
|---|---|---|
| 社内 | 休暇期間、対応不可、代理担当者の連絡先 | 具体的に伝えることで業務の混乱を防ぐ |
| 社外 | 休暇期間、簡単な不在連絡、問い合わせ先 | 簡潔で丁寧な表現にする |
Teamsで休暇メッセージを設定する方法
ここでは、Teamsで休暇メッセージを設定する具体的な手順を解説します。パソコンでもスマホでも簡単に設定できる方法を順に紹介します。
ステータスメッセージとして設定する手順
Teamsのステータスメッセージ機能を使うと、短時間で休暇情報を共有できます。
手順は以下の通りです：
- Teamsアプリを開き、右上の自分のアイコンをクリック
- 「ステータスメッセージを設定」を選択
- 休暇中である旨のメッセージを入力（例：「〇月〇日まで休暇のため不在です」）
- 「自分の連絡先に表示」を選択し、必要に応じて期間を設定
- 「完了」をクリックして設定完了
Outlook連携で自動返信を設定する方法
TeamsはOutlookと連携しているため、Outlookの自動返信機能を使えば、メールでも不在を通知できます。
手順は以下の通りです：
- Outlookを開き、「ファイル」>「自動返信（不在通知）」を選択
- 「自動返信を送信する」をオンにし、期間を設定
- 社内用・社外用のメッセージを入力
- 設定を保存して完了
スマホアプリから設定する方法
外出先や出張中でもスマホで簡単に休暇メッセージを設定できます。
手順は以下の通りです：
- Teamsアプリを開き、右上の自分のアイコンをタップ
- 「ステータスメッセージを設定」を選択
- メッセージ内容と表示期間を入力
- 「表示」をタップして設定完了
| 方法 | 特徴 | 利用シーン |
|---|---|---|
| ステータスメッセージ | 短文で簡単に設定可能 | 社内の同僚に休暇を通知したいとき |
| Outlook自動返信 | メールでも不在を通知可能 | 社外との連絡もカバーしたいとき |
| スマホアプリ | 外出先でも設定可能 | 急な休暇や出張時に便利 |
すぐ使える！Teams休暇メッセージ例文集
ここでは、社内・社外向けにすぐ使える休暇メッセージ例文を豊富に紹介します。コピー＆ペーストしてそのまま利用できるフルバージョンも用意しています。
【社内向け】シンプルな例文
簡潔に休暇情報を伝える場合に便利です。
- 「〇月〇日まで休暇のため不在です。急ぎの用件は〇〇さんまでお願いします。」
- 「本日より〇月〇日まで休暇をいただきます。ご連絡は休暇明けに対応いたします。」
- 「休暇中はTeamsの確認ができません。お急ぎの場合は〇〇さんまでお願いします。」
【社内向け】丁寧でフォーマルな例文
上司や重要な同僚向けに、少しフォーマルに伝える場合に適しています。
- 「〇月〇日から〇月〇日まで休暇を取得いたします。期間中のご連絡は〇〇さんまでお願いいたします。」
- 「誠に勝手ながら、〇月〇日より休暇をいただきます。ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「休暇期間中は対応が遅れる場合がございます。お急ぎの際は〇〇さんまでご連絡ください。」
【社外向け】取引先に使える例文
取引先向けには、簡潔かつ丁寧な表現が重要です。
- 「〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただきます。期間中のご連絡は〇〇（担当者名）までお願いいたします。」
- 「休暇中は返信が遅れる場合がございます。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「休暇期間中の緊急のご連絡は〇〇までお願いいたします。」
【英語版】グローバル環境向け例文
- “I will be on leave from [start date] to [end date]. For urgent matters, please contact [colleague’s name].”
- “Out of office from [start date] to [end date]. I will respond to messages upon my return.”
- “I am currently on vacation and will not be checking Teams regularly. Please reach out to [colleague’s name] if needed.”
【フルバージョン】状況別テンプレート一覧（コピペOK）
状況別に整理したテンプレートです。コピーしてそのまま使用できます。
| 用途 | 例文 |
|---|---|
| 社内・簡単 | 〇月〇日まで休暇です。急ぎの場合は〇〇さんまで。 |
| 社内・フォーマル | 〇月〇日から〇月〇日まで休暇を取得いたします。期間中のご連絡は〇〇さんまでお願いいたします。 |
| 社外・取引先 | 〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただきます。緊急のご連絡は〇〇までお願いいたします。 |
| 英語・簡単 | I will be on leave from [start date] to [end date]. For urgent matters, please contact [colleague’s name]. |
| 英語・フォーマル | I am currently on vacation and will respond to messages after [end date]. For urgent matters, please reach out to [colleague’s name]. |
休暇メッセージをより好印象にするポイント
休暇メッセージはただ不在を伝えるだけでなく、相手に良い印象を与える工夫をすることが大切です。ここでは、好印象を残すための具体的なポイントを解説します。
伝えるべき情報の順番
休暇メッセージでは、伝える情報の順序が重要です。基本的には以下の順番で整理するとわかりやすくなります：
- 休暇の期間
- 対応不可の旨
- 代理担当者や問い合わせ先（必要な場合）
- その他の注意事項や補足
この順番で情報を並べることで、相手はすぐに必要な情報を把握できます。
語尾・トーンで印象が変わる
メッセージの語尾や言い回しで印象は大きく変わります。シンプルで丁寧な表現を心がけましょう。
例：
- 「ご連絡は〇〇さんまでお願いいたします。」（丁寧・ビジネス向け）
- 「急ぎの場合は〇〇までお願いします。」（カジュアル・社内向け）
フォーマルすぎず、しかし軽すぎないトーンが理想です。
NG例とその改善ポイント
避けたほうがよい表現も押さえておきましょう。
- NG例：長文で細かすぎる説明 → 改善：必要な情報だけ簡潔にまとめる
- NG例：雑な言い回しや絵文字過多 → 改善：ビジネス文として適切な言葉遣いを使う
- NG例：期間や担当者が不明瞭 → 改善：具体的に日付や連絡先を明示する
これらのポイントを押さえるだけで、休暇中でもスマートで信頼感のある印象を残すことができます。
| 改善前 | 改善後 | ポイント |
|---|---|---|
| 休みます。何かあればよろしく。 | 〇月〇日まで休暇をいただきます。急ぎのご連絡は〇〇さんまでお願いいたします。 | 期間と代理担当者を明示して簡潔に |
| 不在です。連絡は各自で。 | 本日より〇月〇日まで休暇中です。ご連絡は〇〇までお願いいたします。 | 雑な表現を避け、丁寧に伝える |
まとめ！Teams休暇メッセージでスマートな印象を残そう
Teamsの休暇メッセージは、ただ不在を伝えるだけでなく、社内外に対してスマートで信頼感のある印象を残す重要なツールです。
本記事では、休暇メッセージを設定する目的、具体的な設定方法、豊富な例文、そして好印象にするためのポイントを紹介しました。
ポイントを押さえて設定することで、受信者が必要な情報をすぐに把握でき、業務の混乱を防ぎながらも、丁寧で安心感のある対応を示すことができます。
ぜひ紹介した例文やフルバージョンテンプレートを参考に、あなたのTeams休暇メッセージを整えてみてください。スマートな休暇メッセージは、周囲への配慮とプロフェッショナルな印象を両立させることができます。
